Recomendaciones para sesiones de un Consejo de Administración

Todos los directores generales saben que el cargo conlleva muchos retos, entre ellos el de navegar por las sesiones del Consejo de Administración. Para los directores generales primerizos que no han sido promovidos desde la empresa, estas reuniones pueden ser especialmente intimidantes. Dicho esto, la preparación es clave para que la sesión sea un éxito y para asegurarse de que se aprovecha al máximo el apoyo que ofrece un consejo de administración con talento. Estos ocho consejos ayudarán a cualquier director general a optimizar su primera reunión del Consejo de Administración. 

• Consejo nº 1 - Ten un orden del día. Asegúrate de venir preparado con un orden del día que describa claramente los temas que se van a tratar y el tiempo que se debe asignar a cada uno. De este modo, todos los implicados sabrán exactamente qué temas deben tratarse y ayudarán a mantener el rumbo de la conversación 

• Consejo nº 2 - Ten una actitud abierta. El hecho de que hayas tomado algún tipo de acción o decisión no significa que no pueda cambiar con nueva información o consejos de los miembros de tu junta. Asegúrate de mantener la mente abierta durante la reunión para sacar el máximo partido posible.  

• Consejo nº 3 - Escucha atentamente. Mantén el oído abierto durante toda la sesión para poder absorber toda la información presentada por los miembros de tu junta y utilizarla para tomar decisiones más informadas en el futuro. Haz preguntas para aclarar detalles y asegúrate de agradecerles su aportación al final de cada tema de debate.   

• Consejo nº 4 - No rehúyas el conflicto cuando sea necesario. Es normal que surjan desacuerdos en este tipo de reuniones, pero no rehúyas tener conversaciones difíciles cuando sea necesario para que las cosas avancen de forma productiva. Tener diferentes puntos de vista puede llevar a menudo a soluciones innovadoras que no se habrían encontrado de otro modo si todo el mundo estuviera siempre de acuerdo en todo.   

• Consejo nº 5 - Respeta el tiempo de todos ciñéndote al orden del día. En cuanto alguien empiece a hablar de algo que no está en el orden del día, regrésalo amablemente a lo que se había previsto previamente, para asegurarte de que todo el mundo utiliza su tiempo de forma eficiente y eficaz durante esta reunión (¡y las futuras!).

• Consejo nº 6 - Utiliza informes y gráficos para apoyar tus argumentos. Si hay datos o pruebas que respalden tu posición o argumento sobre algún tema concreto, asegúrate de llevar copias impresas (o tenerlas preparadas en formato digital) para que todos puedan seguir más fácilmente y entender lo que se está debatiendo con mayor claridad 

• Consejo nº 7 - Toma notas y haz un seguimiento posterior. A lo largo de la sesión de la junta directiva, toma notas de los puntos importantes que hayan hecho los distintos miembros, así como de las tareas asignadas, para que no se escape nada importante una vez terminada la reunión Y después, asegúrate de hacer un seguimiento de todo lo que se haya discutido y acordado: así todos serán responsables y demostrarás que te tomas en serio sus aportaciones, consejos, entre otros.

• Consejo 8 - Fomenta el diálogo entre los miembros del Consejero. Es importante que todos los miembros se sientan lo suficientemente cómodos como para hablar durante las reuniones sin miedo a ser juzgados o criticados por los demás participantes, así que fomenta el diálogo entre las distintas personas para que la voz de todos se escuche por igual. 

No olvides la regla principal, como Director nunca debes sorprender con puntos extraordinarios o de último momento al Consejo, se trata de otorgar el tiempo necesario para que cada integrante tome sus consideraciones, reflexiones y estrategias a presentar el día de la reunión. Así como, jamás debe esconder ni minimizar información, hasta las malas noticias debe ser las primeras en ser compartidas. 

La preparación de una sesión del Consejo de Administración puede parecer desalentadora al principio, pero seguir estos ocho consejos te ayudará a garantizar el éxito y a fomentar la productividad del equipo directivo de tu empresa. Tomando medidas como venir preparado con un orden del día, mantener la mente abierta, escuchar con atención, no rehuir los conflictos cuando sea necesario, respetar el tiempo de todos ciñéndose estrictamente al orden del día, utilizar informes y gráficos cuando sea necesario, tomar notas minuciosas durante y hacer un seguimiento posterior; los directores generales pueden maximizar sus reuniones al tiempo que fomentan el diálogo entre los miembros del consejo, ¡fomentando en última instancia la colaboración entre todos los participantes implicados! Teniendo en cuenta estos pasos, los directores generales noveles están ahora mejor equipados que nunca para enfrentarse a sus consejos de administración