Un nuevo obstáculo para inscribir trabajadores en el RFC

La contratación de trabajadores por personas físicas con actividad empresarial, profesionistas y otros empleadores individuales enfrenta, a partir de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, una dificultad que trasciende el ámbito meramente registral. La Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) dio a conocer que contribuyentes personas físicas se encuentran imposibilitados para solicitar la inscripción de sus trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes mediante la ficha de trámite 4/CFF, “Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores”, contenida en el Anexo 2 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

La razón es concreta: dicha ficha quedó disponible únicamente para personas morales. Esto no significa que el trabajador de una persona física haya perdido la posibilidad de obtener su RFC, sino que el empleador individual ya no puede gestionar centralizadamente esa inscripción mediante el procedimiento diseñado para registrar trabajadores. La distinción es importante porque modifica la forma en que deberán organizarse los procesos de reclutamiento, contratación y alta en nómina.

Ante esta problemática, PRODECON requirió al Servicio de Administración Tributaria que explicara las razones por las cuales se había restringido a las personas físicas la utilización de la ficha 4/CFF. Asimismo, solicitó conocer si la autoridad contemplaba modificar nuevamente el trámite para permitir que estos contribuyentes pudieran inscribir a sus trabajadores, como ocurría anteriormente.

El SAT respondió que la medida obedeció, entre otras razones, a la identificación de un uso indebido de la facilidad administrativa otorgada a determinados empleadores para formalizar fiscalmente a sus trabajadores. Sin embargo, la autoridad también vinculó su decisión con la interpretación del artículo 27 del Código Fiscal de la Federación (CFF), particularmente respecto de las disposiciones que regulan la inscripción en el RFC de las personas que perciben ingresos por salarios y por la prestación de servicios personales subordinados.

De acuerdo con la información difundida por PRODECON, los apartados A, fracción IV, y B, fracción VII, del artículo 27 del CFF contienen obligaciones relacionadas con la inscripción en el RFC de quienes reciben pagos por salarios, sin establecer en esos apartados una distinción general entre empleadores personas físicas y personas morales. No obstante, el SAT consideró también el contenido del apartado D, fracción IV, del propio artículo 27, para sostener que la posibilidad de efectuar la inscripción de trabajadores mediante esa facilidad debía limitarse a las personas morales.

La autoridad fiscal concluyó, por ello, que la actual configuración de la ficha 4/CFF resulta congruente con el marco normativo vigente. Desde esta perspectiva, la restricción no impediría materialmente que los trabajadores obtengan su RFC, puesto que éstos conservan otros procedimientos para solicitarlo personalmente. Sin embargo, desde la óptica operativa del empleador, la consecuencia es distinta: la carga administrativa deja de resolverse internamente y se traslada al trabajador.

El trabajador conserva la posibilidad de inscribirse en el RFC; lo que desaparece para el empleador persona física es la facultad de realizar ese trámite mediante la ficha 4/CFF

El propio SAT indicó que las personas físicas que necesiten inscribirse pueden utilizar los procedimientos establecidos en las fichas 1/CFF, “Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas”, o 3/CFF, “Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas a través de oficina virtual”. En consecuencia, un trabajador que no cuente previamente con RFC deberá efectuar directamente el trámite correspondiente, ya sea mediante las opciones presenciales o remotas que se encuentren disponibles.

Esta situación adquiere especial relevancia cuando el candidato seleccionado nunca ha estado inscrito en el RFC. Es frecuente que jóvenes que ingresan por primera ocasión al mercado laboral, personas provenientes de actividades informales o trabajadores que nunca habían tenido necesidad de realizar trámites fiscales carezcan de dicho registro. En esos casos, la persona física empleadora ya no tendrá la posibilidad de resolver la inscripción mediante la ficha 4/CFF y deberá esperar a que el propio trabajador regularice su situación.

El impacto se traslada directamente al proceso de onboarding laboral. Para una persona física empleadora, el reclutamiento ya no debería concluir únicamente con la aceptación de la oferta, la firma de la documentación laboral o la determinación de la fecha de ingreso. También será indispensable verificar oportunamente que el trabajador cuente con RFC y con los datos necesarios para incorporarlo correctamente a los sistemas de nómina y cumplimiento fiscal.

No sería exacto afirmar que una persona que carece inicialmente de RFC se encuentra jurídicamente impedida de ser contratada. El verdadero problema consiste en que el empleador persona física pierde una herramienta que anteriormente le permitía solucionar directamente esa carencia. El riesgo, por tanto, es fundamentalmente operativo: que el trabajador comience a prestar servicios mientras su inscripción fiscal permanece pendiente o mientras no se cuenta con la información necesaria para procesar adecuadamente sus obligaciones de nómina.

Las consecuencias pueden proyectarse sobre distintas áreas de la organización. El pago de salarios se encuentra estrechamente relacionado con obligaciones de retención, expedición y timbrado de comprobantes fiscales, integración de expedientes laborales y documentación de los gastos vinculados con la nómina. Un trabajador que todavía no cuenta con los datos fiscales necesarios puede generar retrasos, correcciones posteriores y contingencias administrativas que, en ciertos casos, repercutan también en la adecuada acreditación y deducibilidad de los pagos efectuados.

Por ello, el asunto no debe considerarse exclusivamente como una problemática del área de recursos humanos. Las áreas contable, fiscal, laboral y de nómina deberán coordinarse para determinar en qué momento del proceso de contratación deberá verificarse la situación fiscal del candidato y qué procedimiento deberá seguirse cuando éste todavía no cuente con RFC. La prevención resulta particularmente importante para pequeños negocios que operan bajo el régimen de persona física y que suelen disponer de estructuras administrativas más reducidas.

La medida también plantea una discusión jurídica relevante respecto de la diferencia de tratamiento entre personas físicas y personas morales empleadoras. Si diversas disposiciones del artículo 27 del CFF regulan la inscripción de personas que perciben salarios, la interpretación empleada por el SAT para restringir una facilidad administrativa exclusivamente a las personas morales merece analizarse de manera integral y no únicamente desde la perspectiva de una disposición aislada.

No obstante, el pronunciamiento difundido por PRODECON no permite concluir que la autoridad haya sido obligada a modificar inmediatamente la ficha 4/CFF. Por el contrario, el SAT sostuvo que la restricción es compatible con el marco normativo vigente y recordó que los propios trabajadores conservan mecanismos para realizar su inscripción. Mientras no exista una modificación posterior, ésta será la realidad administrativa que deberán considerar las personas físicas empleadoras.

Una modificación aparentemente administrativa puede convertirse en un verdadero cuello de botella para la contratación, el timbrado de nómina y la adecuada documentación fiscal de los salarios

En términos prácticos, resulta aconsejable revisar desde ahora los procedimientos internos de incorporación de personal. Durante las etapas de reclutamiento deberá identificarse si el candidato ya cuenta con RFC y, cuando no sea así, informarle oportunamente que deberá realizar su inscripción mediante los procedimientos habilitados por el SAT. También será conveniente prever márgenes de tiempo suficientes entre la selección definitiva y la incorporación operativa del trabajador.

Esto no significa que la Constancia de Situación Fiscal o el RFC deban convertirse arbitrariamente en barreras de acceso al empleo. Significa, más bien, que el empleador tendrá que anticipar una contingencia administrativa que anteriormente podía resolver de forma centralizada. La diferencia es relevante: la contratación continúa siendo posible, pero la coordinación fiscal previa adquiere una importancia mucho mayor.

La modificación de la ficha 4/CFF demuestra cómo una decisión administrativa puede tener consecuencias que rebasan ampliamente el procedimiento tributario. Para las personas físicas empleadoras, la imposibilidad de solicitar directamente la inscripción de trabajadores implica trasladar al candidato una gestión que puede incidir en la velocidad y eficiencia del proceso de contratación.

El verdadero reto, por tanto, no consiste únicamente en verificar si el trabajador tiene RFC. Consiste en rediseñar los procesos internos para que su situación fiscal sea revisada antes de que se convierta en un problema de nómina. En adelante, para las personas físicas empleadoras, la prevención será indispensable: contratar sin verificar previamente la inscripción fiscal del trabajador puede transformar un trámite registral en una contingencia operativa, contable y tributaria.

Se transcribe el comunicado en su integridad para consulta del lector:

A continuación se reproduce íntegramente el comunicado de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) que da origen al análisis precedente, con la finalidad de que el lector pueda consultar directamente la posición expresada por la Procuraduría y la respuesta atribuida al Servicio de Administración Tributaria.

¿ERES PERSONA FÍSICA Y REQUIERES INSCRIBIR TRABAJADORES EN EL RFC? PRODECON TE INFORMA LO QUE DEBES HACER, TODA VEZ QUE LA FICHA DE TRÁMITE 4/CFF “SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL RFC DE TRABAJADORES” SOLO PUEDE SER UTILIZADA POR PERSONAS MORALES.

Esta Procuraduría de la Defensa del Contribuyente en el ejercicio de sus atribuciones, tuvo conocimiento de la problemática sistémica consistente en la afectación que enfrentan los contribuyentes personas físicas que se encuentran impedidas para solicitar la inscripción en el RFC de sus trabajadores, toda vez que de las disposiciones normativas de carácter general contenidas en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para el 2026, en específico de la ficha de trámite 4/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores”, contenida en el Anexo 2 de dicho ordenamiento, se advierte que la autoridad fiscal dispuso que únicamente las personas morales podrían solicitar la inscripción de sus trabajadores, excluyendo a las personas físicas.

Derivado de lo anterior, esta Procuraduría requirió al SAT para que indicara cuáles son las razones por las que se restringió a los contribuyentes personas físicas la posibilidad de solicitar la inscripción en el RFC de sus trabajadores a través de la ficha de trámite 4/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores” contenida en el Anexo 2 de la RMF. Asimismo, se le solicitó que indicara si tiene previsto modificar la referida ficha de trámite, a efecto de incluir nuevamente que las personas físicas puedan solicitar, mediante dicha facilidad administrativa, la inscripción de sus trabajadores en el RFC, y de esta manera la ficha sea congruente con lo establecido en el artículo 27, apartado B, fracción VII del CFF. En caso de que fuera negativa la respuesta, se le solicitó indicara de qué manera las personas físicas empleadoras podrán cumplir con la obligación prevista en el artículo 27, apartado B, fracción VII, del CFF, para efectuar la inscripción de sus trabajadores en el RFC.

En respuesta, la autoridad fiscal señaló que la restricción de los contribuyentes personas físicas para solicitar la inscripción en el RFC de sus trabajadores mediante la ficha de trámite 4/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores” contenida en el Anexo 2 de la RMF, obedeció a que se identificó un uso indebido de la facilidad administrativa otorgada a las personas físicas empleadoras para la formalización fiscal de sus trabajadores. Por tal motivo, se determinó limitar dicha facilidad a las personas morales, en congruencia con lo previsto en el artículo 27 del CFF.

Al respecto, precisó que si bien los apartados A, fracción IV y B, fracción VII del artículo 27 del CFF, establecen la obligación de inscribir en el RFC a los contribuyentes que perciban pagos por concepto de salarios y, en general, por la prestación de un servicio personal subordinado, a que se refiere el Capítulo I del Título IV de la Ley del ISR, sin distinguir entre personas físicas y morales, también es cierto que el apartado D, fracción IV del mismo artículo, dispone que los contribuyentes a los que se hagan los pagos referidos, deberán proporcionar a las personas morales en las que recaiga la obligación de inscribirlos en el RFC, los datos necesarios para el cumplimiento de esa obligación. Con base en ello, la autoridad sostuvo que la obligación de inscribir en el RFC a los trabajadores reside en las personas morales; por lo que la ficha de trámite 4/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de trabajadores”, contenida en el Anexo 2 de la RMF para 2026, es acorde a lo señalado por el CFF.

No obstante lo anterior, la autoridad señaló que los propios trabajadores cuentan con la posibilidad de solicitar su inscripción en el RFC, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 27 apartados A, fracción I y B, fracción I del CFF, conforme a los procedimientos establecidos en las fichas de trámite 1/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas” o 3/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas a través de oficina virtual”. En ese sentido, la autoridad consideró que mantiene mecanismos permanentes, accesibles y suficientes para que las personas físicas puedan obtener su inscripción en el RFC, por lo que estimó que la modificación de la ficha de trámite 4/CFF resulta acorde con el marco normativo vigente.