Reflexiones desde el Compliance Officer para el enfoque preventivo

En un mundo cambiante y sumamente globalizado, en gran medida gracias al avance de las nuevas tecnologías, los negocios y las organizaciones están enfrentando una creciente perplejidad articulada por un sinfín de formas de riesgos y amenazas. En el contexto, los Oficiales de Cumplimiento desempeñan un papel preponderante a fin de minimizar el impacto de los distintos riesgos que afectan la estabilidad de los negocios al protegerlos a través de transparencias y prácticas continuas que promuevan el cumplimiento normativo.

Es en este entorno en el que deben identificar los diferentes riesgos que ponen en peligro el cumplimiento de las organizaciones y desarrollar estrategias para abordarlos. En este contexto, se hace una breve reflexión desde el punto de vista del Compliance Officer para motivar un enfoque preventivo del cumplimiento.

En primer lugar, es importante que conozca el contexto de la empresa en que se encuentre, es decir, su actividad, sus productos, sus clientes y otros stakeholders, su localización, su tamaño, etc. A partir de este conocimiento, estará en mejores condiciones de determinar qué normas son aplicables a las actividades de la entidad y para, en base a ellas, establecer las obligaciones de cumplimiento, armonizando el tema ético de acuerdo a su perfil empresarial. A partir de este conocimiento también se podrán establecer los procesos y procedimientos para el control apropiado de los riesgos y el cumplimiento de las distintas regulaciones exigidas. En segundo lugar, el Compliance Officer debe desarrollar un programa de cumplimiento y un marco normativo para el seguimiento, lo que requiere la revisión de los riesgos, el diseño de procesos de control, el seguimiento de incidentes y el reporte de los mismos. Asimismo, tiene que implementar mecanismos para hacer seguimiento a las auditorías realizadas, para evaluar los resultados y para establecer medidas correctivas para erradicar deficiencias identificadas.

Siguiendo con esta función, es importante que establezca una línea de comunicación con los miembros de la organización, proporcionar capacitación y concientización para los trabajadores, para que conozcan y acaten los reglamentos y procedimientos de cumplimiento. Esto permitirá a la organización estar al tanto de los cambios en las regulaciones y adoptar las medidas adecuadas para dar cumplimiento. Finalmente, el Compliance Officer debe asegurarse de que se implementan controles preventivos, así como monitorear los controles existentes y evaluar su eficacia. El monitoreo de estos controles permitirá a la empresa identificar áreas donde pueden existir riesgos para el cumplimiento de la normativa, así como evaluar acciones correctivas.

Con base en lo anterior, es clara la necesidad de siempre tener un enfoque preventivo del cumplimiento y en la gestión de riesgos, es decir, que desarrollen un programa de cumplimiento con procesos de control, seguimiento de incidentes, reportes, comunicación con los miembros de la organización, capacitación, implementación de mecanismos de vigilancia, y controles preventivos. Esto permitirá a las organizaciones asegurar que las regulaciones y los riesgos sean tratados adecuadamente, de modo de evitar sanciones y/o multas por incumplimiento, lo que se traduce en un daño en la reputación corporativa.

En resumen, para minimizar los riesgos en el cumplimiento es necesario que el Compliance Officer siempre establezca quien es el propietario de cada riesgo dentro de la entidad, y enfatizar, en qué casos podrá participar del tratamiento de determinados riesgos, principalmente aquellos que son categoría grave. Dicha contribución se logra a través de la implementación de un enfoque preventivo que contemple la revisión de los riesgos, el diseño de procesos de control, el monitoreo de incidentes, el reporte de los mismos, programas de capacitación, vigilancia para detectar posibles incumplimientos y controles preventivos. Si se cumplen estas recomendaciones las organizaciones se encontrarán en mejores condiciones para evitar sanciones y/o multas por incumplimiento.