El momento acción del Compliance Officer

A medida que aumentan las regulaciones dentro del ámbito estatal, el Compliance se ha vuelto un punto importante para los directores, consejeros, administradores y otros oficiales de la industria por igual. De hecho, no solo el cumplimiento de la ley se verá afectado por los cambios reguladores, políticas nacionales, leyes laborales y situaciones relacionadas con el derecho a la privacidad, sino los Códigos de Ética y Conducta cambian constantemente de acuerdo a la vida cotidiana de la entidad. 

El ámbito del mundo de los negocios es extremadamente vasto y la responsabilidad de la gestión compliance es particularmente difícil. La misión principal es reducir el riesgo legal, lo que se ve reflejado en actividades tan importantes como los procedimientos de diligencia debida con socios de negocios, la relación con organismos públicos y autoridades, o la gestión de la reputación corporativa. Es por lo que el Compliance Officer (CO) interviene internamente como el nexo de comunicación entre el consejo de administración, la junta directiva y los miembros de una organización. Igualmente, interviene desde la implementación de los Compliance Programs, así como el ajuste en las políticas y procesos para enfrentar situaciones novedosas que pueden representar un riesgo compliance. 

Uno de los principales problemas es que muchas veces existen normas, internas y externas, que no pueden abarcar todos los escenarios o situaciones. Esto conlleva un enorme volumen de documentación y la necesidad de contar con un experto, ocasionalmente varios expertos, capaz de identificar los riesgos existentes y velar por el cumplimiento. Sin embargo, su papel es mucho más que la simple lectura de documentos, debe asesorar a la empresa con todos sus integrantes y evitar cualquier tipo de problema legal. 

Un segundo problema relacionado con el cumplimiento de la ley es que, muchas veces, se tiene una interpretación errónea de la ley por parte de los empleados de una entidad. Esto puede ocasionar una interpretación equivocada, de los códigos de ética y conducta, de la ley o el incumplimiento de sus términos. Esto, a su vez, puede causar graves problemas tanto de índole legal como reputacional para un negocio. Es por ello que el CO debe ser capaz de identificar estos problemas y proporcionar asesoramiento profesional sobre cómo los resolver, ante los agentes externos e internos de las organizaciones.

Una tercera problemática que puede enfrentar el CO se relaciona con el conocimiento y aplicación de los sistemas y procedimientos de cumplimiento, especialmente en empresas de gran tamaño, debido a la gran cantidad de temas y órdenes que deben ser monitoreados para garantizar el cumplimiento de los estándares de regulación. 

Para lograr disminuir la exposición al riesgo al menor porcentaje estas son algunas recomendaciones:

1. Establecer una estructura o manual para el cargo. Esto permitirá establecer los requisitos formales y específicos acerca de las responsabilidades y procedimientos a seguir para el diseño e implementación de planes de cumplimiento.

2. Realizar una evaluación de los procesos de cumplimiento actuales. Esto permitirá identificar los componentes relacionados con la gestión y establecerá una comparación entre los estándares establecidos con aquellos establecidos por la regulación.

3. Establecer una política de cumplimiento armonizada. Esto permitirá la verificación continúa de los estándares y prácticas de gestión del cumplimiento establecidos para mantener la legalidad de la empresa, y cuidar su reputación.

4. Establecer la figura del CO dentro de la estructura interna de la organización. Esto permitirá que trabaje en armonía con los directivos y demás miembros de la organización.

5. Implementar herramientas tecnológicas para el monitoreo de la gestión del cumplimiento. Esto permitirá asegurar la verificación efectiva y continúa de los procedimientos establecidos para el cumplimiento de la regulación.

La figura del CO sigue siendo una de las áreas más importantes dentro de una organización, y sus momentos de intervención deben ser oportunos y certeros. La necesidad de un profesional que se encargue de la implementación de los programas de cumplimiento, la relación con el entorno interno y externo, así como la vigilancia efectiva de la gestión de la reputación corporativa, hacen de la función del CO una vital en el ejercicio de la gestión de negocios, día a día.