Acta administrativa ¿qué es y cómo utilizarlo?

El acta administrativa es un recurso que los empleadores pueden utilizar para documentar y establecer responsabilidades cuando se presentan actos u omisiones en el ejercicio de sus actividades con el fin de dejar constancia de los mismos. Esto resulta fundamental en el caso de hacer efectiva la rescisión del contrato individual de trabajo, ante una demanda laboral interpuesta por parte del trabajador.

Así, cuando se presente alguna de las causales del artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), es recomendable que el patrón levante inmediatamente un acta administrativa; no obstante, cabe señalar que no es obligatorio, ya que basta con el solo hecho de que entregue al trabajador el aviso de rescisión, donde se mencione la fecha y la causa o las causas de la rescisión para acreditar la misma, reflexión confirmado en la tesis aislada I.6o.T172 L, emitida por el Sexto Tribunal colegiado en materia de trabajo del Primer Circuito:

ACTA ADMINISTRATIVA. CONFORME A LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO, ES INNECESARIA SU ELABORACIÓN PARA RESCINDIR DE FORMA JUSTIFICADA LA RELACIÓN LABORAL. Del contenido del artículo 47 de la Ley Federal del Trabajo, se desprende que el único requisito formal para la conclusión justificada de labores es que el patrón entregue al trabajador el aviso en el que se mencione la fecha y causa o causas de la rescisión, pero no le impone la obligación a aquél de elaborar un acta administrativa en la que se especifiquen los hechos que motivaron el despido por lo que, en todo caso, si el patrón realiza una investigación para acreditar el motivo justificado de rescisión, la misma no tiene que reunir necesariamente determinados formulismos, sino sólo cumplir con lo ordenado en el citado numeral 47.

Amparo directo 1366/2003. 6 de marzo de 2003. Unanimidad de votos.

Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, novena época, tomo XVII, junio de 2003, página 909.

Si bien es cierto, no es una prueba irrefutable, pero elaborada de manera correcta puede servir mucho adminiculada con otras. Las actas administrativas, son un medio que utilizan las empresas para hacer constar diversas conductas irregulares que se presentan en el centro de empleo, por lo que se recomienda que se precisen los datos y circunstancias siguientes: 

1. ​Fecha.

2. Hora de inicio.

3. Domicilio del centro de trabajo, o en su caso, donde haya ocurrido el incidente. 

4. Lugar dónde se llevó a cabo de forma detallada, no sólo el domicilio del centro de trabajo, sino el área específica dentro en donde se encuentren levantándola. 

5. Nombres completos y puestos de las personas que la elaboran por parte del patrón, de quién es el imputado de la falta o conducta irregular; y de las personas que actuarán como testigos.

6. Circunstanciación de conducta que se ha cometido, modo tiempo y lugar.

7. Elementos de evidencia como puede ser reportes, registros, videos, audios o mensajes, por ejemplo. 

8. Manifestaciones del colaborador-imputado.

9. Declaraciones específicas de las personas que actúan como testigos, modo tiempo y lugar.

10. Manifestaciones de la persona que instrumenta el acta, firma de las personas que intervienen y hora de su cierre.

Si se cumplen estos requisitos y existe el reconocimiento expreso de la conducta por parte del trabajador, su valor probatorio aumenta en favor de la empresa. Por el contrario, si no existe, el patrón en caso de alguna acción laboral deberá aportar diversos medios de prueba para demostrar la conducta irregular.

Por lo tanto, ante situaciones en las cuales se presenten causas señaladas en el artículo 47 de la LFT es recomendable levantar inmediatamente un acta administrativa. No obstante, esto no es obligatorio, ya que basta con el solo hecho de entregar al trabajador el aviso de rescisión, donde se mencione la fecha y la causa o las causas de la rescisión para acreditar la misma.