El acta administrativa no prueba por sí sola
Una tesis aislada redefine la utilidad probatoria del acta administrativa laboral: su eficacia plena exige ratificación de intervinientes clave y recuerda que documentar internamente no equivale necesariamente a probar judicialmente.
El acta administrativa frente al tribunal laboral
En la administración cotidiana de las relaciones de trabajo existe una práctica ampliamente extendida: ante una conducta que pudiera justificar una medida disciplinaria o incluso la terminación de la relación laboral, Recursos Humanos levanta un acta administrativa, obtiene algunas firmas y conserva el documento dentro del expediente del trabajador.
El problema aparece cuando se atribuye a ese instrumento una fuerza probatoria que jurídicamente no necesariamente posee. La tesis aislada (V Región)4o.5 L (12a.), registro digital 2032358, publicada el 3 de julio de 2026 en el Semanario Judicial de la Federación, aborda precisamente esta cuestión bajo el rubro: “ACTA ADMINISTRATIVA DE INVESTIGACIÓN. PERSONAS INTERVINIENTES QUE DEBEN RATIFICARLA PARA QUE ALCANCE PLENO VALOR PROBATORIO.”
El criterio merece particular atención de abogados de empresa, responsables de relaciones laborales y directores de Recursos Humanos porque pone de relieve una diferencia elemental, pero frecuentemente ignorada: la existencia documental de una investigación interna no garantiza su eficacia probatoria en juicio.
El origen del criterio
El asunto surgió de un juicio por despido injustificado en el que una entidad pública, actuando como patrona, había levantado un acta administrativa de investigación relacionada con la rescisión de una relación de trabajo.
La autoridad laboral restó valor probatorio al documento porque no había sido ratificado por todas las personas cuya intervención resultaba relevante. La entidad patronal promovió amparo directo argumentando que únicamente debían ratificar quienes hubieran tenido conocimiento directo de los hechos y no la totalidad de quienes participaron en el acta.
El Cuarto Tribunal Colegiado de Circuito del Centro Auxiliar de la Quinta Región resolvió que, para que el acta alcanzara pleno valor probatorio, debía ser ratificada, al menos, por determinados sujetos cuya participación era esencial para sustentar el contenido del documento. No se trataba, por tanto, de considerar suficiente la sola incorporación del acta al expediente. Era necesario perfeccionarla probatoriamente.
¿Quiénes deben comparecer?
El criterio identifica tres grupos fundamentales. En primer término, deben comparecer la persona titular de la dependencia o los funcionarios que participaron en el inicio y elaboración del acta, pues son quienes intervinieron en la formulación de la imputación, yen segundo lugar, debe hacerlo la persona trabajadora que se diga afectada por la conducta investigada, cuando el hecho documentado la involucre.
Finalmente, deben comparecer los testigos de cargo, es decir, quienes presenciaron los acontecimientos de los cuales derivó la conducta que pretende sancionarse.
La lógica probatoria resulta particularmente importante: quienes aportaron la información sobre la cual se construyó el documento deben poder comparecer ante el órgano jurisdiccional, ratificar su intervención y quedar sujetos a contradicción.
El propio criterio destaca que esa comparecencia permite a la persona trabajadora repreguntar a quienes intervinieron o presenciaron los hechos. De esta manera, la prueba deja de descansar exclusivamente en una narración documental unilateral y se somete a las exigencias propias del debate jurisdiccional.
El acta como documento privado
La tesis parte de una consideración determinante: en las relaciones laborales con servidores públicos, el Estado no actúa como autoridad, sino como ente patronal.
Por esa razón, cuando la entidad patronal ordena el levantamiento de un acta administrativa para investigar si una persona trabajadora incurrió en una conducta susceptible de rescisión, el documento debe considerarse de naturaleza privada, no como una actuación investida de autoridad pública.
Esta clasificación explica el resto del razonamiento. Al ser un documento privado, el acta no posee intrínsecamente prueba plena respecto de su contenido. Si en ella se encuentra plasmada precisamente la conducta que después servirá como fundamento para pretender la terminación del vínculo laboral, será necesario perfeccionarla.
El documento demuestra que fue elaborado; otra cuestión distinta es si demuestra, con la intensidad requerida en juicio, la verdad de los hechos narrados en él.
La falta de objeción tampoco convierte el acta en prueba plena
Uno de los pronunciamientos más relevantes de la tesis consiste en señalar que esta necesidad de perfeccionamiento subsiste aunque la persona trabajadora no haya objetado el acta.
El razonamiento del Tribunal es especialmente significativo. Si se admitiera que la falta de objeción bastara para conferir plena eficacia al documento elaborado por la patronal, podría llegarse al extremo de permitir que ésta generara por sí misma pruebas prácticamente indubitables, sin soportar posteriormente carga alguna para perfeccionarlas.
Ese planteamiento tiene consecuencias directas para la estrategia procesal. No debería diseñarse un expediente laboral bajo la premisa de que un acta firmada internamente quedará automáticamente fortalecida si la contraparte omite objetarla. El problema probatorio no se encuentra exclusivamente en la autenticidad formal del papel, sino en la posibilidad de acreditar judicialmente los hechos que contiene.
Una precisión necesaria para las empresas privadas
Debe advertirse un aspecto fundamental para evitar extrapolar indebidamente el criterio. La tesis deriva de un caso en el que una entidad pública actuaba en calidad de patrona. El pronunciamiento analiza específicamente esa situación y sostiene que, al no actuar el Estado como autoridad, el acta elaborada tiene carácter de documento privado.
Por tanto, no sería técnicamente correcto afirmar que esta tesis resolvió directamente un conflicto originado en una empresa privada.
Sin embargo, su razonamiento ofrece una referencia argumentativa de evidente utilidad para el sector empresarial: si incluso un documento levantado por una entidad pública cuando actúa como patrona carece de eficacia plena por su sola existencia, resulta prudente que cualquier empleador evite confiar exclusivamente en documentos creados unilateralmente dentro de su organización.
Debe recordarse, además, que estamos frente a una tesis aislada, no frente a jurisprudencia obligatoria. El documento consultado expresamente la clasifica de esa manera. Su valor radica, entonces, en la solidez persuasiva de su razonamiento y en su utilidad para orientar la construcción de una estrategia probatoria, sin atribuirle una obligatoriedad que jurídicamente no posee.
De la administración documental a la arquitectura probatoria
La enseñanza empresarial puede sintetizarse en una modificación de enfoque. Recursos Humanos no debería preguntarse exclusivamente: “¿levantamos el acta?”. La interrogante correcta tendría que ser: “¿podremos probar ante el tribunal cada hecho relevante documentado en ella?”
Ello implica construir el expediente desde el momento mismo en que surge la incidencia laboral. La secuencia recomendable puede expresarse de manera sencilla:
HECHO → INVESTIGACIÓN → DOCUMENTACIÓN → TESTIGOS → RATIFICACIÓN → CORROBORACIÓN
El acta constituye sólo uno de esos componentes. Una investigación laboral robusta debería identificar quién conoció directamente los hechos, quién recibió la denuncia, quién participó en la investigación, qué documentación objetiva existe, qué comunicaciones pueden corroborar la conducta, qué registros fueron preservados y qué personas podrían eventualmente comparecer ante un tribunal.
Debe además evitarse que el documento contenga conclusiones cuya fuente no pueda identificarse posteriormente. Cada imputación relevante tendría que encontrar respaldo en personas, documentos o elementos objetivos capaces de ser incorporados y defendidos procesalmente.
El expediente voluminoso no necesariamente es un expediente sólido
La tesis 2032358 ofrece así una advertencia de gran utilidad práctica: cantidad documental y suficiencia probatoria no son sinónimos.
Una empresa puede conservar correos electrónicos, memorandos, reportes, actas administrativas y formatos internos y, pese a ello, enfrentar dificultades probatorias si no puede explicar quién generó esa información, cómo fue obtenida y qué personas están en condiciones de sostenerla frente al órgano jurisdiccional.
El acta administrativa conserva indudablemente una función relevante: ordena los hechos, identifica participantes, documenta actuaciones y preserva una primera versión de lo ocurrido. Lo que el criterio rechaza es convertir esa utilidad documental en una presunción automática de veracidad plena.
La conclusión para las áreas jurídicas y de Recursos Humanos resulta contundente: el objetivo no debe ser producir actas, sino construir evidencia susceptible de resistir contradicción judicial.
En materia laboral, un expediente verdaderamente sólido no es aquel que contiene más documentos, sino aquel en el que cada afirmación relevante puede ser explicada, ratificada y, en la medida de lo posible, corroborada mediante fuentes independientes. Esa diferencia transforma un simple archivo administrativo en una auténtica estrategia de defensa.
Se transcribe la tesis para consulta del lector:
Registro digital: 2032358
Instancia: Tribunales Colegiados de Circuito
Duodécima Época
Materia(s): Laboral
Tesis: (V Región)4o.5 L (12a.)
Fuente: Semanario Judicial de la Federación
Tipo: Aislada
Publicación: viernes 03 de julio de 2026 10:10 h
Hechos: En un juicio por despido injustificado la autoridad laboral determinó restarle valor probatorio al acta administrativa de investigación levantada por la entidad pública patronal derivado de la rescisión de la relación de trabajo, ello en consideración a que no fue ratificada por todas las personas participantes. Inconforme, el ente accionado promovió amparo directo alegando que dicho documento únicamente debía ser ratificado por quienes tuvieron conocimiento directo de los hechos y no por la totalidad de los intervinientes.
Criterio jurídico: Para la validez del acta de investigación administrativa es indispensable que dicho documento se ratifique, al menos: a) por la persona titular de la dependencia o por los funcionarios que participaron en su inicio y elaboración; b) por la o el trabajador que se diga afectado por la conducta atribuida a la investigada; y c) por quienes actuaron como testigos de cargo.
Justificación: Lo anterior, tomando en consideración que en las relaciones laborales con las personas servidoras públicas el Estado no actúa como autoridad, sino como ente patronal, por tanto, cuando dicha parte patronal ordena el levantamiento de un acta administrativa con miras a verificar si una persona trabajadora incurrió en alguna de las causales rescisorias de la relación laboral, aquella debe considerarse como un documento privado.
En ese contexto, si en el acta administrativa se contiene la razón por la cual se demanda la terminación de los efectos del vínculo de trabajo, y siendo un documento privado que no conlleva intrínsecamente la prueba plena de su contenido, para alcanzar tal fuerza se requiere de su perfeccionamiento.
Lo anterior se logra a través de la comparecencia ante el órgano jurisdiccional, al menos de: a) las personas titulares o funcionarias de la entidad pública que participaron en la elaboración, al ser quienes imputan la falta; b) la parte trabajadora posiblemente afectada por la conducta materia de la investigación, ya que el hecho la involucra; y, c) las o los testigos de cargo, por ser quienes presenciaron el desarrollo de los hechos de los que derivó la conducta que se pretende sancionar, dando así oportunidad a la persona trabajadora de repreguntarles.
Tal circunstancia opera independientemente de que el acta no haya sido objetada por la parte operaria, pues de no ser así, y concluir que su ratificación sólo procede cuando se objeta, implicaría a su vez la grave consecuencia de otorgar a la patronal, aun en forma eventual, el poder de formular pruebas indubitables ante sí o por su orden, sin carga alguna de perfeccionamiento.
Por tanto, cuando un acta de investigación no es ratificada por las personas que se indican, al tratarse de un documento privado, carece de valor probatorio pleno.
CUARTO TRIBUNAL COLEGIADO DE CIRCUITO DEL CENTRO AUXILIAR DE LA QUINTA REGIÓN, CON RESIDENCIA EN LOS MOCHIS, SINALOA.
Amparo directo 1341/2025 (cuaderno auxiliar 155/2026), del índice del Tribunal Colegiado en Materia de Trabajo del Vigésimo Circuito, con apoyo del Cuarto Tribunal Colegiado de Circuito del Centro Auxiliar de la Quinta Región, con residencia en Los Mochis, Sinaloa. 20 de marzo de 2026. Unanimidad de votos de los Magistrados Alejandro Apodaca Borboa, Juan Carlos Esper Félix y Víctor Manuel Soto Montenegro. Ponente: Juan Carlos Esper Félix. Secretario: Marco Antonio Ostos García.
Esta tesis se publicó el viernes 03 de julio de 2026 a las 10:10 horas en el Semanario Judicial de la Federación.
Sobre el autor
Mtro. Arturo Accio Paredes Santana
Licenciado en contaduría por la Universidad de Guadalajara, Doctorado en Derecho por la Universidad de Guadalajara
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