Multas de hasta 5,000 UMA por no registrar la jornada laboral

Una nueva obligación para los empleadores  

La reducción gradual de la jornada laboral no solamente modificará el número máximo de horas que pueden trabajar las personas. También incorporará nuevas obligaciones de documentación y control que tendrán consecuencias administrativas, económicas y probatorias para los empleadores.

El decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de mayo de 2026 adicionó la fracción XXXIV al artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), estableciendo la obligación de registrar electrónicamente la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluidos los horarios de inicio y finalización, así como proporcionar esa información a la autoridad cuando sea requerida.

Paralelamente, se incorporó la fracción IV Bis al artículo 994, que contempla multas de 250 a 5,000 unidades de medida y actualización (UMA) para los empleadores obligados que incumplan dicha disposición. Esta modificación exige que las empresas revisen anticipadamente sus controles de asistencia, políticas internas, sistemas de nómina y procedimientos para documentar el tiempo extraordinario.

Fundamento legal del registro electrónico

El artículo 132, fracción XXXIV, de la LFT establece expresamente la obligación patronal de registrar electrónicamente la jornada laboral, incluyendo los horarios de inicio y finalización, y de proporcionar esa información cuando la autoridad competente la requiera. La disposición también faculta a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) para expedir reglas de carácter general que determinen el ámbito de aplicación de esta obligación y las excepciones correspondientes.

Este último aspecto resulta fundamental. Aunque la obligación se encuentra incorporada a la legislación, sus condiciones particulares de aplicación dependerán de las disposiciones administrativas que emita la STPS. El artículo quinto transitorio del decreto establece que dichas disposiciones generales entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2027. Por tanto, no sería jurídicamente adecuado afirmar que todas las empresas deberán utilizar necesariamente un mismo sistema tecnológico o cumplir requisitos técnicos que todavía deban determinarse mediante la normativa correspondiente.

Multas de 250 a 5,000 UMA: alcance de la sanción

El artículo 994, fracción IV Bis, de la LFT contempla una sanción económica para la persona empleadora obligada que incumpla lo previsto en el artículo 132, fracción XXXIV. La multa puede oscilar entre 250 y 5,000 UMA, por lo que su cuantificación en pesos dependerá del valor vigente de esta unidad al momento jurídicamente aplicable.

Sin embargo, la existencia de una multa máxima de 5,000 UMA no significa que toda infracción deba sancionarse automáticamente con esa cantidad. Para determinar la sanción deben considerarse las disposiciones relativas al procedimiento administrativo y los criterios de individualización previstos en la legislación laboral, particularmente el artículo 992.

Asimismo, debe acreditarse que el empleador se encuentra comprendido dentro del ámbito de aplicación de la obligación y que efectivamente incurrió en el incumplimiento correspondiente. Las posibles infracciones por exceso de jornada, falta de pago de horas extraordinarias o incumplimiento de descansos deberán examinarse separadamente, conforme a sus respectivos fundamentos legales.

El registro electrónico de la jornada laboral dejará de ser únicamente una herramienta administrativa para convertirse en una obligación cuyo incumplimiento puede generar sanciones de hasta 5,000 UMA

La relación entre el registro y la reducción de jornada

La incorporación del registro electrónico está estrechamente relacionada con la disminución progresiva del tiempo ordinario de trabajo. El artículo 59 de la LFT establece una jornada máxima de 40 horas semanales, cuya implementación se realizará gradualmente conforme al artículo segundo transitorio del decreto.

Durante 2026, el máximo ordinario permanece en 48 horas; en 2027 disminuirá a 46; en 2028 será de 44; en 2029, de 42, y en 2030 alcanzará las 40 horas.

Este calendario obliga a distinguir entre el horario formalmente pactado y las horas que efectivamente presta sus servicios cada trabajador. Una empresa podría modificar sus contratos para establecer jornadas de 46 horas y, sin embargo, continuar exigiendo una prestación efectiva superior. En ese supuesto, los registros electrónicos podrían revelar diferencias relevantes para determinar la existencia de tiempo extraordinario. La finalidad del control no debe limitarse a documentar el cumplimiento aparente, sino a reflejar razonablemente la realidad de la prestación laboral.

El registro electrónico como medio de prueba

Una de las novedades más importantes de la reforma aparece en el último párrafo de la fracción XXXIV del artículo 132 de la LFT. La disposición establece que el contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora. Esta previsión incrementa la importancia de documentar adecuadamente los mecanismos utilizados para registrar la jornada.

No obstante, debe evitarse interpretar que cualquier reporte generado unilateralmente por un sistema empresarial tendrá automáticamente ese valor probatorio. La ley exige acreditar el acuerdo correspondiente, circunstancia que deberá analizarse atendiendo al contenido de la documentación y a las condiciones en que se implementó el registro.

Por ello, resulta conveniente establecer procedimientos claros sobre la identificación de usuarios, validación de horarios, corrección de incidencias y conservación de información. La confiabilidad del sistema será particularmente importante cuando existan controversias sobre entradas anticipadas, salidas posteriores o prestación de servicios fuera de las instalaciones empresariales.

Consecuencias en los juicios por horas extraordinarias

La ausencia de controles confiables puede producir consecuencias que trasciendan las sanciones administrativas. El artículo 784 de la LFT establece reglas sobre la distribución de la carga probatoria en las controversias laborales, incluyendo determinados aspectos relacionados con la jornada de trabajo y el tiempo extraordinario.

Por su parte, el artículo 804 regula la obligación patronal de conservar y exhibir diversos documentos vinculados con la relación de trabajo. Estas disposiciones deben examinarse conjuntamente con el régimen probatorio aplicable a los documentos y registros electrónicos. Sin embargo, no es correcto afirmar que la falta de un registro electrónico implica automáticamente perder cualquier juicio por horas extraordinarias. La distribución de la carga de la prueba depende de las circunstancias del litigio y del supuesto legal correspondiente.

Lo que sí puede afirmarse es que una documentación insuficiente, contradictoria o carente de trazabilidad puede dificultar la defensa patronal y debilitar la acreditación de los horarios efectivamente trabajados.

¿Qué información conviene conservar?

Aunque las especificaciones técnicas deberán atender las reglas administrativas aplicables, las empresas pueden comenzar a revisar la calidad de sus controles internos. Resulta recomendable que los registros permitan identificar al trabajador, la fecha de prestación de servicios, el horario asignado, la hora efectiva de inicio y finalización y las incidencias ocurridas durante la jornada.

También conviene documentar cambios de turno, autorizaciones de tiempo extraordinario, omisiones de marcación y correcciones efectuadas por circunstancias justificadas. Un sistema confiable debería permitir reconstruir el historial de modificaciones, identificar a las personas autorizadas para realizarlas y conservar evidencia de los motivos que originaron los ajustes.

Estas medidas son particularmente relevantes cuando existen trabajadores con horarios variables, esquemas híbridos, actividades fuera del establecimiento o turnos que comprenden dos días naturales. El objetivo consiste en evitar que la información registrada resulte incompatible con los contratos, recibos de nómina y demás documentos laborales.

Horas extraordinarias y congruencia con la nómina

La reforma también modifica progresivamente el régimen del trabajo extraordinario. El artículo cuarto transitorio establece que durante 2027 el límite semanal de horas extraordinarias permanecerá en nueve, mientras que los incrementos posteriores se aplicarán conforme al calendario legislativo.

Por ello, los empleadores deberán revisar que sus sistemas permitan distinguir entre jornada ordinaria, tiempo extraordinario y periodos de descanso. Una diferencia entre los registros de asistencia y los conceptos pagados en nómina puede originar cuestionamientos sobre la correcta remuneración de las horas trabajadas.

La empresa debe evitar que los sistemas de control reflejen únicamente los horarios programados cuando, en la práctica, existan prolongaciones habituales de la jornada. El registro electrónico y la nómina deben responder a una misma realidad laboral, aunque cada instrumento cumpla funciones jurídicas diferentes.

Protección de datos personales de los trabajadores

El registro electrónico también exige considerar las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales. La información sobre horarios, asistencia e incidencias puede identificar directamente a cada trabajador y revelar aspectos de su actividad laboral.

Por ello, los empleadores deben observar la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y establecer medidas de seguridad proporcionales al tratamiento realizado. Cuando se utilicen mecanismos biométricos, como huellas dactilares o reconocimiento facial, será indispensable analizar su necesidad, proporcionalidad y fundamento jurídico.

La obligación de registrar electrónicamente la jornada no debe interpretarse como una autorización general para implementar cualquier mecanismo de vigilancia. El cumplimiento laboral debe armonizarse con los principios de protección de datos y respeto a la privacidad.

No basta con registrar horarios de entrada y salida: las empresas deberán procurar que la información corresponda con el tiempo efectivamente trabajado y pueda respaldarse ante las autoridades laborales

Preparación empresarial antes del 1 de enero de 2027

El artículo tercero transitorio del decreto reconoce el periodo comprendido entre el 1 de mayo y el 31 de diciembre de 2026 para que empleadores y trabajadores ajusten sus procesos. Durante este periodo, las empresas deberían realizar un diagnóstico de las jornadas efectivamente trabajadas, revisar sus contratos y verificar si los sistemas actuales permiten conservar información confiable.

También resulta conveniente evaluar los procedimientos para autorizar horas extraordinarias, corregir registros y atender requerimientos de la autoridad. Las áreas jurídicas, recursos humanos, tecnologías de la información y nómina deberán coordinarse para evitar soluciones fragmentadas.

Finalmente, será indispensable dar seguimiento a las disposiciones generales que emita la STPS, pues de ellas dependerán aspectos específicos del ámbito de aplicación, las excepciones y las condiciones administrativas de cumplimiento.

Consideración final: registrar correctamente también es prevenir litigios

La obligación de registrar electrónicamente la jornada laboral constituye uno de los cambios más relevantes que acompañan la reducción gradual del tiempo de trabajo. Su incumplimiento puede generar multas de hasta 5,000 UMA para los empleadores obligados, pero el riesgo empresarial no termina en la sanción administrativa.

Los registros también pueden adquirir relevancia decisiva en controversias relacionadas con jornadas, descansos y horas extraordinarias. La preparación requiere identificar las horas realmente trabajadas, revisar los sistemas de asistencia, conservar documentación confiable y armonizar los registros con las condiciones contractuales y la nómina.

La mejor estrategia de cumplimiento no consiste simplemente en adquirir un sistema electrónico, sino en construir un procedimiento verificable que documente la jornada real, proteja los datos personales y permita acreditar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

La falta de un control adecuado de la jornada laboral puede traducirse en multas calculadas en Unidades de Medida y Actualización (UMA), además de importantes contingencias laborales para la empresa. No espere a enfrentar una inspección o una reclamación para fortalecer su cumplimiento. Conozca nuestra aplicación en www.coem.mx y descubra cómo llevar un registro ordenado, confiable y verificable de las jornadas laborales, protegiendo a su empresa y fortaleciendo su seguridad jurídica.