Conoce a tu proveedor

El riesgo que comienza en el departamento de compras

En muchas empresas, el alta de proveedores se reduce a recibir una constancia de situación fiscal, registrar una cuenta bancaria y verificar que pueda emitirse una factura. Aunque estos procedimientos son necesarios, resultan insuficientes para prevenir contingencias derivadas de operaciones inexistentes, incumplimientos laborales o conductas ilícitas de terceros.

La contratación de proveedores debe entenderse como una decisión con consecuencias jurídicas. Una empresa puede pagar servicios que nunca recibió, contratar personal mediante esquemas prohibidos o involucrarse en operaciones cuya documentación no corresponde con su realidad económica. El riesgo no desaparece porque exista un contrato firmado o un comprobante fiscal válido.

De ahí la importancia de adoptar una política de debida diligencia de terceros, conocida internacionalmente como third-party due diligence. Su finalidad consiste en conocer razonablemente al proveedor, evaluar su capacidad de cumplimiento y conservar evidencia de las verificaciones efectuadas antes y durante la relación comercial.

El artículo 69-B del CFF y las operaciones inexistentes

El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF) permite a la autoridad presumir la inexistencia de operaciones cuando detecta que un contribuyente emite comprobantes sin contar con activos, personal, infraestructura o capacidad material para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes amparados, o cuando se encuentra no localizado.

La disposición establece un procedimiento para que el emisor desvirtúe la presunción. Cuando ésta no se desvirtúa y se publica la resolución definitiva correspondiente, los comprobantes comprendidos en el supuesto legal carecen de efectos fiscales en los términos del propio artículo.

Para quienes dieron efectos fiscales a esos comprobantes, la legislación contempla la posibilidad de acreditar que efectivamente adquirieron los bienes o recibieron los servicios, o de corregir su situación fiscal dentro del plazo legal. Por ello, la aparición del proveedor en el listado definitivo no debe confundirse con una imposibilidad absoluta de demostrar la operación.

La defensa del adquirente exige pruebas de la realidad económica. La factura, el contrato y la transferencia bancaria son elementos relevantes, pero pueden resultar insuficientes cuando no permiten identificar qué se entregó, quién ejecutó el servicio y cómo se relaciona la operación con las actividades de la empresa.

La constancia de situación fiscal identifica al proveedor, pero no demuestra que tenga capacidad para cumplir ni que los bienes o servicios contratados hayan sido efectivamente entregados

Materialidad y razón de negocios

La materialidad de una operación exige demostrar que los hechos económicos documentados realmente ocurrieron. En la adquisición de mercancías, pueden resultar relevantes los pedidos, inventarios, documentos de transporte, controles de recepción y registros de almacenamiento.

Tratándose de servicios, la prueba suele ser más compleja. Conviene conservar propuestas técnicas, reportes de avance, entregables, comunicaciones, evidencia de ejecución y constancias de aceptación por el área contratante. La documentación debe corresponder con el objeto del contrato y el importe facturado.

Debe distinguirse este análisis del artículo 5-A del CFF, relativo a actos jurídicos que carecen de razón de negocios y generan determinados beneficios fiscales. La inexistencia material de una operación y la ausencia de razón de negocios son cuestiones diferentes, con presupuestos y consecuencias que no deben confundirse.

Subcontratación especializada: un riesgo particular

La reforma laboral de 2021 modificó sustancialmente la contratación de servicios empresariales. El artículo 12 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) prohíbe la subcontratación de personal, mientras que el artículo 13 permite contratar servicios u obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria, bajo las condiciones legales.

El artículo 14 de la LFT exige formalizar estos servicios mediante contrato escrito, identificando su objeto y el número aproximado de trabajadores involucrados. También establece responsabilidad solidaria de quien contrata servicios especializados respecto de los trabajadores utilizados, cuando el contratista incumple las obligaciones derivadas de sus relaciones laborales.

Por su parte, el artículo 15 regula la inscripción del contratista ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social mediante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE). Verificar su vigencia constituye una condición esencial, pero no sustituye el análisis de la naturaleza real del servicio contratado.

Deducción del ISR y acreditamiento del IVA

La contratación de servicios especializados también exige revisar el artículo 15-D del CFF, que establece restricciones fiscales relacionadas con la subcontratación de personal y reconoce el tratamiento aplicable a los servicios especializados que cumplen los requisitos legales.

El artículo 27 de la Ley del Impuesto sobre la Renta contempla requisitos documentales específicos para deducir pagos por servicios especializados. Entre ellos se encuentra obtener del contratista la información relativa a su registro y determinados comprobantes vinculados con salarios, retenciones y seguridad social.

En materia de impuesto al valor agregado, el artículo 5 de la Ley del IVA establece requisitos adicionales de acreditamiento para estas operaciones. La empresa contratante debe obtener la documentación fiscal correspondiente en los términos y plazos previstos legalmente.

Estas obligaciones no se satisfacen exclusivamente con una consulta inicial al REPSE. Exigen controles periódicos y coordinación entre compras, recursos humanos, contabilidad y el área fiscal.

Responsabilidad penal: una distinción indispensable

El artículo 113 Bis del CFF sanciona determinadas conductas relacionadas con comprobantes fiscales que amparan operaciones inexistentes, falsas o actos jurídicos simulados. Su aplicación requiere acreditar los elementos de la conducta penalmente prevista y la responsabilidad individual correspondiente.

La reforma constitucional publicada el 31 de diciembre de 2024 modificó el artículo 19 constitucional en materia de prisión preventiva oficiosa e incluyó la referencia a comprobantes fiscales falsos, en los términos de la disposición. No obstante, la aplicación de medidas cautelares debe analizarse conforme al marco constitucional y procesal vigente.

Es jurídicamente incorrecto sostener que todo directivo que autoriza un pago a un proveedor posteriormente cuestionado incurre automáticamente en un delito. La falta de diligencia comercial, la improcedencia de una deducción y la responsabilidad penal son categorías distintas, que exigen presupuestos propios.

Asimismo, el artículo 421 del Código Nacional de Procedimientos Penales contempla condiciones específicas para la responsabilidad penal autónoma de personas jurídicas. La existencia de controles organizacionales puede resultar relevante, pero su ausencia no convierte cualquier incumplimiento del proveedor en responsabilidad penal de la empresa contratante.

Primer control: identificación y capacidad del proveedor

Antes de autorizar el alta, la empresa debe verificar la identidad jurídica y fiscal del proveedor. Es recomendable obtener documentación constitutiva, facultades de representación, constancia de situación fiscal, domicilio, datos bancarios y referencias comerciales acordes con el riesgo de la contratación.

También conviene consultar los listados fiscales correspondientes, especialmente los previstos en los artículos 69 y 69-B del CFF, distinguiendo cuidadosamente el significado jurídico de cada publicación. La opinión de cumplimiento del artículo 32-D puede aportar información adicional, sin constituir una garantía absoluta de regularidad.

En proveedores relevantes, la revisión debe extenderse a instalaciones, personal, experiencia, equipo, infraestructura y capacidad financiera. El objetivo es comprobar que existe una correspondencia razonable entre los recursos disponibles y los compromisos que pretende asumir.

Segundo control: contratación y trazabilidad

El contrato debe describir con precisión los bienes o servicios, entregables, precios, condiciones de pago, responsabilidades y mecanismos de aceptación. Las descripciones genéricas dificultan demostrar qué recibió la empresa y por qué el desembolso era necesario.

Resulta conveniente incluir obligaciones de cumplimiento fiscal, laboral y anticorrupción, así como mecanismos de información, auditoría y terminación anticipada ante incumplimientos relevantes. Estas cláusulas deben ser proporcionales a la operación y respetar los derechos de las partes.

La trazabilidad requiere que cada pago pueda relacionarse con una orden de compra, un contrato, un comprobante fiscal y evidencia de recepción. Un sistema documental coherente permite explicar la operación sin depender exclusivamente de reconstrucciones posteriores.

La debida diligencia adquiere valor jurídico cuando permite demostrar qué verificó la empresa, qué riesgos identificó y por qué decidió contratar

Tercer control: seguimiento durante la relación

La debida diligencia no concluye cuando el proveedor queda registrado. Su situación puede modificarse por incumplimientos fiscales, cancelación de permisos, cambios de propietarios o pérdida de capacidad operativa.

Por ello, conviene establecer revisiones periódicas basadas en el riesgo. Los proveedores estratégicos, los prestadores de servicios especializados y quienes interactúan con autoridades en representación de la empresa justifican una supervisión más intensa.

También deben existir alertas por cambios injustificados de cuentas bancarias, pagos solicitados a terceros, precios extraordinarios, entregables inconsistentes o facturación desproporcionada respecto de la capacidad conocida del proveedor.

La debida diligencia proporcional al riesgo

No todos los proveedores requieren el mismo expediente. Una política eficiente debe clasificar las contrataciones según su monto, naturaleza, exposición regulatoria y posibilidad de generar contingencias relevantes.

Los servicios intangibles, la intermediación ante autoridades, las operaciones con partes relacionadas y la contratación de personal especializado pueden justificar verificaciones reforzadas. En cambio, las compras ordinarias de bajo riesgo pueden sujetarse a procedimientos simplificados.

Esta clasificación permite concentrar recursos donde verdaderamente se necesitan. La finalidad no es acumular documentos indiscriminadamente, sino obtener evidencia útil para tomar decisiones y demostrar que los controles fueron razonables.

Qué hacer cuando aparece una alerta

Cuando un proveedor presenta irregularidades, la empresa debe identificar primero su naturaleza y alcance. No tiene las mismas consecuencias una opinión de cumplimiento negativa que la publicación definitiva prevista en el artículo 69-B del CFF.

Debe revisarse el expediente, conservar la evidencia existente y determinar si procede suspender nuevas contrataciones, requerir aclaraciones, ejercer derechos contractuales o corregir obligaciones fiscales. Las decisiones deben documentarse y sustentarse en hechos verificables.

Si la alerta involucra operaciones presuntamente inexistentes, resulta indispensable atender los plazos legales y evaluar oportunamente las alternativas de acreditación o corrección. Cuando existan indicios de conductas delictivas, la revisión deberá incorporar asesoría penal especializada.

Conclusión

La debida diligencia de proveedores constituye una herramienta de prevención jurídica que conecta el cumplimiento fiscal, laboral, corporativo y penal. Su utilidad no depende de reunir expedientes voluminosos, sino de establecer controles verificables y proporcionales a los riesgos.

Conocer al proveedor significa identificar quién es, qué capacidad posee, cómo cumple sus obligaciones y qué evidencia demuestra la ejecución de sus operaciones. También exige reaccionar oportunamente cuando surgen circunstancias que modifican la evaluación inicial. Una empresa no puede garantizar que todos sus proveedores cumplirán siempre la ley; sí puede demostrar que adoptó decisiones razonables, documentó sus operaciones y actuó con diligencia frente a los riesgos que conocía.

En este contexto, la revisión de proveedores ya no puede depender de archivos dispersos ni de verificaciones ocasionales. Para facilitar ese control, en Tu inspector ponemos a disposición de las empresas una herramienta diseñada para documentar, ordenar y dar seguimiento a la debida diligencia de terceros. Conoce nuestra aplicación en https://coem.mx/auditoria-express y convierte el alta de proveedores en un proceso verificable, trazable y alineado con los riesgos fiscales, laborales y de cumplimiento que hoy enfrenta toda organización.