¿Cómo opera un canal de denuncia?

Un canal de denuncia en el compliance es la herramienta que permite a cualquier persona denunciar actos de la entidad o sus integrantes que presuntamente entrañan irregularidades o incumplimiento de ordenamiento legales o de los códigos internos de la organización, así como de sus políticas. Por lo general, en la actualidad se utiliza como medio de acceso desde una aplicación web, una línea telefónica, correo electrónico, un formulario web o un sistema interno de denuncias. El objetivo principal que tiene es ofrecer de forma segura y confidencial la posibilidad de dar a conocer situaciones infractoras. Además, busca que cualquier tipo de abuso sea reportado sin que medie el miedo y siempre debe colmarse los extremos de seguridad al hacerlo, mediante el anonimato. Esto también permite actuar en consecuencia para remediar cualquier incumplimiento y evitar futuras infracciones, que afecten a más terceros interesados o a la reputación corporativa.

Los canales de denuncia tienen una función importante, permiten conocer de posibles actos de corrupción, infracciones a la normativa, conflictos de intereses, conductas contrarías a los códigos de ética o conducta de la organización, entre otros. Así, estos pueden ser atendidos de forma temprana actuando en consecuencia de inmediato, siendo posible de acuerdo a su inmediatez, incluso hasta prevenirlos. También, ayudan a mantener un ambiente laboral seguro y transparente, principalmente sin miedo, y por otro lado, la organización podrá enterarse de situaciones irregulares que no están dentro de alcance de visión, gracias a que terceros pueden dar aviso a través de este medio. Además, fomenta la transparencia y la responsabilidad, componentes necesarios para el éxito de las empresas en el mercado actual. Sus principales características encontramos entre ellas: 

• Confidencialidad y anonimato: Deben mantener la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes;

• Accesibilidad: Son fácilmente accesibles a todos los empleados y otros interesados;

• Información: Ofrecen información adecuada a todos los interesados para acceder;

• Formación previa: Se debe socializar en la organización para que los integrantes sepan cómo funciona el sistema y cómo usarlo;

• Cumplimiento de las normativas legales e interna: Se debe tener cuidado que los propios canales de denuncia cumplan con todas las leyes locales y nacionales, así con los valores y la ética de la organización; y

• Privacidad y seguridad: SE tiene que contar con controles en el anonimato, así como el uso de la información obtenida, misma que debe conservarse de manera segura.

Cuando los empleados o las partes externas observan un mal comportamiento dentro de una empresa, pueden utilizar el proceso de denuncia de irregularidades para informar de sus hallazgos. Es implementado para garantizar el cumplimiento y las prácticas éticas. La denuncia de irregularidades se produce cuando alguien observa un comportamiento indebido en una empresa o alguno de sus integrantes que es irregular, desde aquellas que pueden tratarse de fraude, abuso de autoridad, violación de leyes o reglamentos, o hasta cualquier otro tipo de comportamiento contrario a la ética corporativa. 

El denunciante puede entonces comunicar sus hallazgos por cualquiera de los medio mencionados al Compliace Officer como figura clave de la función del canal de denuncia, recibiéndola, garantizará la confidencialidad durante todo el proceso. A continuación, se notificará al Director General o al Comité de Cumplimiento, en función de quién haya cometido la infracción, para iniciar una investigación con el fin de recabar pruebas.

Así, el establecer un canal de denuncia es clave para las organizaciones de todos los tamaños, ya que fomenta la transparencia y la responsabilidad, al tiempo que protege a los denunciantes de posibles represalias, sea por parte de sus superiores o compañeros. Las políticas de denuncia de irregularidades ayudan a promover el comportamiento ético, garantizando el cumplimiento al tiempo que crean confianza dentro y fuera de la entidad. En última instancia, es la herramienta esencial para quienes quieren seguir siendo competitivas y respetadas en el mercado actual.