Recomendaciones prácticas al elaborar tus asambleas ordinarias anuales

La Ley General de Sociedades Mercantiles establece la obligación para las Sociedades Anónimas de llevar a cabo una Asamblea General Ordinaria de Accionistas (AGOA) , como se le conoce comúnmente, dentro de los primeros cuatro meses siguientes a la clausura del ejercicio social, y dado que por ley coincide con el año calendario natural , entonces durante los meses de enero a abril corresponde llevarla a cabo. En estos términos, la asamblea debe incluir en su orden del día lo siguiente:

• El discutir, aprobar o modificar el informe anual de los administradores, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y por ende, tomar las medidas que juzgue oportunas;

• En su caso, nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios; y

• El determinar las retribuciones correspondientes a los Administradores y Comisarios.

Además de los asuntos antes señalados, podrán establecerse otros para que sean desahogados por los accionistas en este mismo acto, pues no existe restricción para que dicha asamblea revise cualquier otro tema.

Es muy frecuente el escuchar que dicha Asamblea es una obligación legal de las que pueden omitirse, ya que se trata de una norma imperfecta, esto es, por que no se contempla sanción alguna y, por ende, si incumplimos no se tienen consecuencias; sin embargo, existen tres razones prácticas por los que las Asambleas Generales Ordinarias de Accionistas (AGOA) deben celebrarse dentro del plazo señalado:

1. Revisar el capital social

Es frecuente que al revisar el capital social no sea idéntico el registrado en la contabilidad con el establecido en la escritura constitutiva y los posteriores aumentos y/o disminuciones, para lo cual resulta conveniente realizarla como una forma de control de que su contenido sea idéntico en ambos registros.

Para contar con un desglose total de los movimientos registrados en la contabilidad, se sugiere revisar la cuenta de capital contable con todos los asientos individuales registrados, a través de un reporte que se le denomina como “auxiliar de cuenta”, en donde aparecen las fechas y aplicaciones de pago de cada uno de los accionistas por cada una de sus aportaciones, estas operaciones son las que debemos verificar su correcta aplicación, incluso desde el capital fundacional, ya que el mismo debe ser debidamente pagado y registrado como tal.

Vale la pena mencionar que para que una asamblea ordinaria pueda llevar a cabo incrementos y reducciones en su capital variable, los estatutos deben de preverlo en forma expresa, es decir, deben de contener literal la posibilidad celebrarlos en este tipo de asambleas, de no contenerlo de la forma anterior, entonces no podremos realizar los movimientos más que por una Asamblea General Extraordinaria de Accionistas .

2.- Aprobación de la gestión del órgano de administración, gerentes y apoderados.

El informe que debe de presentar el órgano de administración debe contener por lo menos:

A. Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.

B. Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.

C. Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.

D. Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.

E. Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.

F. Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.

G. Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.

Asimismo, debemos de acompañar el informe que corresponda a los comisarios como órgano de vigilancia de la administración. La ventaja de llevar a cabo la presentación del informe anterior es que en la propia asamblea se puede aprobar, en consecuencia, ratificar los actos que el órgano de administración, así como los gerentes y apoderados hayan llevado a cabo durante el periodo, liberándolos así de la responsabilidad que por el ejercicio de su encargo hubieren incurrido. Esto es de vital importancia, pues en caso de que surgiere algún conflicto entre las partes involucradas, se cuenta con un documento que aprueba su gestión lo que es determinante en cualquier litigio. De igual manera, viene relacionada con el contenido del informe que deberá de anexarse al expediente del acta, pues si bien es cierto que cada sociedad cuenta con sus registros contables históricos, también lo es que todos los accionistas pueden contar para sus propios registros personales con toda la información de la empresa.

3.- Revisión sobre la conveniencia de otorgar, revocar, modificar o limitar facultades del órgano de administración, gerentes y apoderados.

Como tercera ventaja práctica de la realización de la AGOA, se sugiere se revise la conveniencia de otorgar, revocar, modificar o limitar las facultades del órgano de administración, gerentes y apoderados. Es muy común que para el logro de un objetivo las sociedades emitan facultades, mismas que posteriormente se olvidan y al no existir un control de estas, entonces podemos contar con facultades a favor de alguien que simplemente no debiera tenerlas, o que debemos limitarlas.

Lo anterior, resulta evidente cuando analizamos el crecimiento de las empresas, inicialmente se trata de una que comienza operaciones y requiere de un tamaño y de ciertos apoderados que le ayuden los cuales los tiene perfectamente identificados, sin embargo, al pasar de los años va creciendo y el día a día impide revisar en forma periódica y con diligencia la conveniencia de mantener ciertas facultades otorgadas incluso hace varios años, por ello en la celebración de la AGOA es una buena y sana práctica de mantener solamente las facultades que realmente sean necesarias para los objetivos de la empresa y, las que no, revocarlas.

Si bien es cierto que los poderes otorgados en el Estado de Jalisco a manera de ejemplo, tienen una duración para su ejercicio de cinco años, también lo es que en su propio Código Civil se establece que los mismos no se entenderán que han dejado de surtir sus efectos transcurrido dicho tiempo si se ha iniciado su ejercicio en algún asunto, supuesto donde será hasta la terminación, aunque sea después de su expiración, de ahí la importancia de mantener un control, pues los plazos bajo ese tenor pueden extenderse por años.

Por último, no debemos de olvidar los requisitos que deben de contener las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias de Accionistas de conformidad con el Código Fiscal de la Federación (CFF) y su Reglamento que se señalan a continuación:

El CFF establece que deberán de solicitar su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes y su certificado de firma electrónica avanzada.

Además, establece dicho precepto que las personas morales cuyos socios o accionistas deban inscribirse conforme al párrafo anterior, anotarán en el libro de socios y accionistas la clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de cada uno y, en cada acta de asamblea, la clave de todos los que concurran a la misma. Para ello, la persona moral se cerciorará de que el registro proporcionado con el que aparece en la cédula respectiva.

También resulta obligación de los fedatarios públicos, el asentar en las escrituras públicas en que hagan constar actas constitutivas y demás actas de asamblea, la clave correspondiente a cada socio o accionista o, en su caso, verificar que dicha clave aparezca en los documentos señalados. Para ello, se cerciorará de que dicha clave concuerde con la cédula respectiva.

El artículo 79 de Código Fiscal de la Federación establece una infracción por no asentar o asentar incorrectamente en las actas de asamblea o libros de socios o accionistas, la clave en el RFC de cada socio o accionista.

Esta obligación es trascendente para la vida armoniosa y legal en una sociedad, su celebración puntual, año con año, garantiza una certeza para los accionistas, pues se rinden los informes de la administración y de los órganos de vigilancia con lo que se cumple con las disposiciones legales, además es un elemento que deslinda a los sujetos relacionados con la empresa de responsabilidades fiscales o sociales según sea el caso, para esto debemos observar cada una de las exigencias de los preceptos de la LGSM y del CFF a efectos de tener una asamblea legalmente celebrada. Por lo que recomendamos al realizarse, siempre contar con la asesoría de algún experto, pues existen situaciones que requieren de especial atención, que de no hacerla adecuadamente existe el riesgo de que algún interesado la impugne.