Porque necesitamos marco regulatorio de los canales de denuncia

El 16 de febrero de 2023 en la legislación española se aprueba la Ley de Protección de Informantes, una transposición de la Directiva Whistleblowing de la Unión Europea (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, del día 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. Este nuevo marco legal en el país ibérico, que entró en vigor el 13 de marzo de 2023, impone a las empresas, especialmente a aquellas con 250 empleados o más, la obligación de implementar un canal de denuncias antes del 1 de junio de 2023, extendiéndose el plazo hasta el 1 de diciembre de 2023 para aquellas con 50 empleados o más.

Aquí, podríamos preguntarnos para que es necesario, si tenemos normas internacionales como la ISO 37002:2021 Sistemas de gestión de la denuncia de irregularidades — Directrices que, dentro de su contenido encontramos en lo general la orientación a las organizaciones para establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la denuncia de irregularidades. El propósito de esta ley es triple: proteger a los informantes de represalias, preservar la reputación de las empresas y evitar pérdidas económicas significativas ante su inobservancia.

Lo que la norma ISO mencionada una guía de recomendaciones, y por las repercusiones que pueden ser dadas conocer, se pone en riesgo desde datos personales sensibles, hasta la seguridad de los denunciantes, aprovechando el momento en lo personal, la tendencia nos lleva a deberíamos de llamarlos informantes, no denunciantes.

A manera de recordatorio, tomemos en cuenta la importancia de los canales de denuncia de irregularidades:

·       Previene comportamientos inapropiados.

·       Proteger la reputación de la entidad y sus marcas.

·       Evitar responsabilidades legales por parte de la organización ante la comisión de alguna irregularidad sancionable.

·       Demuestra el compromiso con la ética y la legalidad.

·       Aumentar la confianza de las partes interesadas en la organización.

Por lo tanto, para tener estos beneficios, disponer de un sistema interno de información efectivo que proteja a los denunciantes puede ser un factor importante en el éxito a largo plazo de una empresa.

Tanto en la ISO 37002 como en esta Ley Española, se contempla una característica de los canales que es estar abiertos a un amplio espectro de usuarios, incluidos trabajadores, accionistas, directivos, y extiende su alcance a extrabajadores y familiares de los informantes. Esta amplia elegibilidad subraya la importancia de una gestión ágil de las comunicaciones reportadas a través del canal, garantizando que todas las partes interesadas puedan participar en la vigilancia de la integridad empresarial; pero, conlleva una gran responsabilidad respecto a la información que se obtiene, lo que sin una debida regulación legal puede afectar derechos humanos de las víctimas, datos personales de los informantes, entre otros.

También recordemos que en nuestro país, muchos aspectos objetivos y subjetivos del entorno del Compliance no están definidos por la ley, ni medianamente, no es de extrañar que el canal de denuncia sólo sea mencionado dentro del artículo 25 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, sin más detalle y, como estamos observando todas esa información debe ser tratada adecuadamente, sin extenderme a la protección de datos, me refiero a la finalidad de investigación interna de las irregularidades bajo un proceso seguro, y su caso, eficiente para llevar las actuaciones a las autoridades correspondientes, o si estas lo solicitan tenerlo a su disposición bajo una adecuada protección y con acceso restringido.

La aprobación y gestión del Sistema Interno de Comunicación (SIC) recae sobre el órgano de gobierno de cada entidad, el cual es responsable de designar a un directivo como encargado del sistema, entonces, teniendo una legislación que establezca las bases y alcance de la responsabilidad de estos entes orgánicos se llevaría con mayor cuidado su cumplimiento.

Ahora, también reconociendo que no todas las entidades tienen la capacidad técnica o tecnología para establecer plataformas adecuadas para cumplir con las exigencias de un canal de denuncia y, para cumplir con las demandas de seguridad se recurre a terceros especializados, entonces toma de nueva cuenta la importancia de que se regule como esta función puede ser compartida con terceros especializados.

Enfatizó que, la Ley en análisis señala que los sistemas implementados deben asegurar la confidencialidad de la identidad del informante y de terceros mencionados, además de prohibir cualquier forma de represalia. Esta capacidad para manejar comunicaciones anónimas es vital para garantizar que los informantes se sientan seguros al reportar irregularidades y, este tipo de protecciones deben estar reguladas por un ordenamiento y tener un agente regulador que forme parte del gobierno.

Así como en España, en México sería importante en un breve plazo legislar sobre los canales de denuncias de irregularidades, pues tienen el potencial de transformar la cultura empresarial sin lugar a duda, al fomentar un entorno donde la transparencia y la integridad sean valores fundamentales, como parte de un sistema de gestión de compliance. La promoción de la protección de los informantes puede cambiar la forma en que las personas físicas y jurídicas operan y se relacionan entre ellas a fin de fomentar una cultura de integridad y responsabilidad.