La reforma que convierte el expediente antilavado en una memoria de largo plazo

El expediente antilavado duplicó su vida útil

Durante años, uno de los parámetros más conocidos por quienes realizan Actividades Vulnerables fue la obligación de conservar durante cinco años la información y documentación relacionada con sus clientes y operaciones.

Ese parámetro cambió. La reforma publicada el 16 de julio de 2025 modificó, entre otras disposiciones, el artículo 18, fracción IV, de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI) y duplicó de cinco a diez años el periodo mínimo de conservación documental. El Decreto entró en vigor el 17 de julio de 2025.  

Pero reducir la reforma a la frase “ahora hay que guardar todo diez años” sería insuficiente. El cambio es más profundo por tres razones: se amplió el tipo de información que debe conservarse; se estableció una regla especial cuando existen recursos o juicios; y la legislación exige que el archivo permita reconstruir individualmente las operaciones realizadas.

En otras palabras, la conservación documental dejó de ser una obligación predominantemente archivística para convertirse en una verdadera obligación probatoria.

Antes eran cinco años

Previo a la reforma, el artículo 18, fracción IV, de la LFPIORPI obligaba a custodiar, proteger, resguardar y evitar la destrucción u ocultamiento de la información y documentación soporte de la Actividad Vulnerable, así como aquella destinada a identificar clientes o usuarios.

La documentación debía conservarse física o electrónicamente durante cinco años contados desde la realización de la Actividad Vulnerable. La legislación anterior contemplaba, además, la salvedad de los plazos diferentes previstos por las leyes de las entidades federativas. Ese modelo fue sustituido por uno considerablemente más exigente.

Actualmente, la información debe conservarse, física o electrónicamente, por al menos diez años contados a partir de la fecha de realización de la Actividad Vulnerable, sin perjuicio de lo dispuesto por otros ordenamientos aplicables. La expresión “por al menos” merece atención.

No estamos necesariamente ante un plazo máximo de archivo. Se trata de un mínimo legal que deberá coordinarse con otras obligaciones mercantiles, fiscales, contractuales, procesales o regulatorias que pudieran justificar una conservación todavía mayor.

La regla aplica a operaciones realizadas desde el 17 de julio de 2025

Una cuestión relevante consistía en determinar qué ocurriría con los expedientes anteriores a la entrada en vigor de la reforma.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ya fijó un criterio orientativo sobre este punto: el plazo de diez años previsto en el artículo 18, fracción IV, debe considerarse respecto de los actos u operaciones realizados a partir del 17 de julio de 2025. Esta precisión es particularmente útil para diseñar las políticas de archivo, no debería aplicarse indiscriminadamente una misma fecha de destrucción a todos los expedientes históricos. Las organizaciones necesitan diferenciar, cuando menos, aquellos correspondientes a operaciones anteriores al 17 de julio de 2025 y aquellos generados a partir de esa fecha, sin desconocer que otros ordenamientos pueden exigir su conservación durante periodos diferentes.

La política documental, por tanto, debería operar mediante reglas de retención y no mediante eliminaciones masivas basadas exclusivamente en la antigüedad del archivo.

Ya no basta con conservar identificación y comprobantes

Éste es posiblemente el cambio cualitativo más relevante, el nuevo artículo 18, fracción IV, exige custodiar la documentación soporte de la Actividad Vulnerable, pero expresamente incorpora los registros de las operaciones realizadas que permitan reconstruirlas individualmente, la correspondencia comercial intercambiada por las partes para llevarlas a cabo y los resultados de los análisis previos efectuados, además de la información identificativa de clientes o usuarios. La obligación ya no se satisface necesariamente conservando una identificación oficial, un contrato y el comprobante de pago.

El expediente debe permitir que, varios años después, pueda responderse quién intervino, cuál fue el origen de la relación comercial, qué se contrató, qué cantidades participaron, de qué manera se pagó, quién era el beneficiario controlador cuando correspondiera, qué comunicaciones sustentaron la operación y qué análisis se efectuaron antes de autorizarla.

Esta nueva concepción debería modificar la manera en que las empresas administran correos, cotizaciones, instrucciones comerciales, expedientes de conocimiento del cliente, análisis de riesgo y demás evidencia directamente relacionada con la operación. Guardar archivos desordenados durante diez años no equivale a cumplir correctamente.

Una palabra particularmente importante: “reconstrucción”

La exigencia legal de que los registros permitan la “reconstrucción de operaciones en lo individual” cambia el estándar de cumplimiento. Una autoridad que practique una visita de verificación varios años después no debería encontrarse únicamente con documentos aislados.

El expediente tendría que permitir relacionar cronológicamente al cliente, la operación, los instrumentos contractuales, los pagos, los avisos presentados, los análisis realizados y cualquier modificación posterior.

Esto obliga a abandonar estructuras documentales fragmentadas entre contabilidad, jurídico, ventas, cumplimiento y sistemas. La empresa puede conservar absolutamente todos los documentos y, aun así, tener un problema si resulta incapaz de relacionarlos y reconstruir razonablemente la transacción examinada.

¿Físico o electrónico?

Existe, por fortuna, una flexibilidad operativa importante, la propia LFPIORPI permite conservar la documentación de manera física o electrónica, y el SAT ha confirmado que corresponde a quien realiza la Actividad Vulnerable determinar el medio de conservación. No existe, por esa sola disposición, obligación de guardar simultáneamente ambas versiones. Esto favorece la migración hacia expedientes digitales, pero digitalizar no significa simplemente escanear.

Un sistema de conservación por diez años exige controles de integridad, disponibilidad, respaldo, acceso, recuperación y trazabilidad. También debe prever cambios de plataforma, pérdida de compatibilidad tecnológica, migraciones de servidores y sustitución del personal responsable. Diez años es un periodo considerablemente largo en términos tecnológicos.

Si existe un juicio, el plazo puede crecer

Otra modificación que merece especial cuidado consiste en la regla aplicable cuando la documentación se relaciona con conceptos respecto de los cuales se promueva algún recurso o juicio. La LFPIORPI dispone que el plazo “se interrumpirá” desde la presentación del medio de defensa y “se reiniciará” cuando la resolución definitiva quede firme.

Esta terminología no debería confundirse con una simple suspensión. Desde una perspectiva técnica, la ley no señala que el tiempo únicamente deje de correr para continuar posteriormente donde se había quedado; utiliza expresamente los conceptos de interrupción y reinicio.

Por ello, una política de destrucción documental automatizada debería bloquear inmediatamente cualquier expediente sometido a litigio o recurso y excluirlo del ciclo ordinario de eliminación hasta determinar jurídicamente su nueva fecha de conservación. En determinados casos, el expediente puede permanecer bajo custodia durante mucho más de diez años.

Una precisión respecto del comercio exterior

También conviene matizar una interpretación que comienza a aparecer en algunos comentarios sobre la reforma. El artículo 18 menciona una excepción relacionada con la fracción XIV del artículo 17, correspondiente a determinadas actividades de comercio exterior. Sin embargo, la ubicación de esa excepción en el texto se vincula con la conservación en el domicilio registrado ante la Secretaría, por lo que no resultaría seguro concluir que estos sujetos se encuentran simplemente excluidos del plazo decenal.

De hecho, el propio SAT señala actualmente que quienes realizan la Actividad Vulnerable de despacho aduanal deben custodiar la documentación soporte, los registros necesarios para reconstruir operaciones, la correspondencia comercial y los análisis previos, incluyendo la información generada mediante los sistemas utilizados para transmitir pedimentos. Por ello, no recomendaría afirmar que para la fracción XIV el plazo de diez años desaparece automáticamente.

Incumplir también tiene consecuencias sancionadoras

La conservación documental no constituye una recomendación de mejores prácticas, el artículo 53, fracción II, de la LFPIORPI considera infracción incumplir cualquiera de las obligaciones establecidas en el artículo 18. Para ese supuesto, el artículo 54, fracción I, contempla multas de doscientas a dos mil veces el valor diario de la Unidad de Medida y Actualización.  

Destruir anticipadamente un expediente, perder sus soportes electrónicos o conservar información insuficiente puede transformarse, por tanto, en una contingencia administrativa concreta. Y existe una dificultad adicional: cuando la deficiencia se descubre años después, reconstruir retrospectivamente el expediente puede resultar imposible.

Consideración final

La ampliación de cinco a diez años es probablemente el aspecto más visible de la reforma, pero no necesariamente el más importante. El verdadero cambio está en qué debe poder demostrar el archivo. La LFPIORPI pretende que las operaciones sean reconstruibles individualmente, que sobreviva la correspondencia relevante y que puedan conocerse incluso los análisis efectuados antes de celebrarlas.

Para las empresas, ello exige revisar políticas de retención, sistemas informáticos, contratos con proveedores de almacenamiento, procesos de respaldo, controles de acceso y, especialmente, mecanismos de suspensión de destrucción cuando aparezca un recurso o juicio. Además, desde el 17 de julio de 2025 debería existir una separación clara de cohortes documentales, pues el propio SAT ha precisado que las operaciones realizadas desde esa fecha quedan comprendidas en el nuevo plazo decenal.

La reforma, en suma, no obliga solamente a guardar durante más tiempo. Obliga a guardar mejor, porque dentro de diez años la pregunta de la autoridad posiblemente no será si existe una carpeta con documentos. Será si esa carpeta permite explicar y demostrar, de principio a fin, qué ocurrió en cada operación.