ISO 22301: El camino a la continuidad ante emergencias

Dentro de las Normas ISO (International Organization for Standardization) con número de nomenclatura 22301:2019 es para Sistemas de Gestión de la Continuidad del Negocio (SGCN), de creación en el año de 2007, como respuesta a la demanda de (su antecesor) el estándar británico BS 25999-2. Tiene como finalidad proporcionar un marco de actuación para evitar en la medida de lo posible o mitigar daños en una entidad ante situaciones de extraordinarias emergencia o de cambios abruptos en la economía. 

El ejemplo más reciente fue la interrupción de la actividad económica mundial derivada de la pandemia, y quienes tenían implementada esta política de continuidad, pudieron en mejor medida que la mayoría en planeta prevenir, responder y operar de nuevo más rápidamente, e incluso, durante la inmovilidad tomar cambios para recuperarse en parte. Como la mayoría de estas directrices aplica a cualquier tipo de organización, pública o privada, con o sin fines de lucro, independientemente de sector donde se desarrolle o su tamaño. 

A diferencia de su predecesora inglesa la BS 25999-2, ésta trata de aborda con mayor análisis y detalles sobre el nivel de responsabilidad de la alta dirección frente a imprevistos, siendo quien recae la responsabilidad de asegurarse de la continuidad de la actividad frente a interrupciones por las eventualidades extraordinarias que puedan suceder. Es importante para la correcta planificación de los recursos y preparación para hacer frente a riesgos extraordinarios que impidan la actividad del negocio abruptamente y de manera temporal.

Un SGCN se encuentra diseñado para identificar los efectos que puede tener una interrupción intempestiva de la actividad, y a la vez establecer los criterios actuación en caso de que ocurra, tomando en consideración todos los diferentes factores y agentes que se accionarán ante una situación de riesgo. Algo muy importante es que, debe estar totalmente alineado con la política corporativa, pues de lo contrario no cumplirá su función correctamente de mantener la continuidad del negocio.

Para una implementación de forma correcta durante una emergencia, es necesario entender cómo funciona para establecer las prioridades, siendo en este momento cuando la alta dirección tomará ésta responsabilidad de clasificación para comenzar los planes de acción para recuperar su actividad lo más pronto posible; no se debe olvidar todos los actores que existen en la organización: colaboradores, infraestructura, tecnología, bases de datos, entre otros. En mi consideración, algunas de las características claves cuenta para un plan de recuperación operativo efectivo encontramos:

• Comprensión de todos los planes de recuperación frente a un desastre, para lo cual es importante tener una capacitación y formación de las alternativas ante eventualidad acontecidas en otras empresas.

• Crear un presupuesto estimado para poder desarrollar los planes de continuidad y recuperara la operación lo más rápido posible.

• Elaboración de procedimientos sencillos, como son los planes de evacuación en caso de incendio o terremoto.

• Practicar constantemente simulacros regulares para asegurarse que todo funciona, y que dejará en caso de eventualidad, para establecer los cambios temporales para recuperar la operación.

Existen muchos beneficios den su implementación:

• Contar con la capacidad de resistir los efectos de un incidente, y en su caso, prevenir los posibles escenarios originados por una situación de crisis que impidan la pronta recuperación en la operación del negocio.

• Gestionar la interrupción de sus actividades minimizando las consecuencias económicas.

• Permite que la organización sea más tolerante ante la interrupción de sus actividades, y reaccione lo más pronto posible a sus actividades.

• Reducir los costos asociados a la interrupción de la operación, como son incumplimientos, penalidades contractuales o responsabilidades civiles o mercantiles.

• Establece una metodología estructurada para reanudar sus operaciones lo más rápido posible.

• Aumenta su prestigio ante cualquier tercero interesado, pues no existe nada más importante que contar con una organización de rápida recuperación, lo que posiciona en mejor lugar frente a sus competidores.

Finalmente, esta norma ISO 22301:2019, también en su versión UNE-EN ISO 22301:2020, es de suma importancia, pues desde cómo enfrentar o, en su caso, prevenir situaciones que permitirá la operación normal de un negocios, y en caso de ser inevitable, establecer los requisitos para un SGCN, que ayude a comprender a la organización bajo circunstancias extraordinarias y exógenas para contar con una estrategia de continuidad del negocio.