Viajar por cuenta de la empresa también exige disciplina fiscal

Viáticos: un gasto cotidiano con dos consecuencias fiscales distintas

Pagar un vuelo, hotel, alimentos o transporte para que un trabajador atienda una reunión fuera de su lugar habitual de trabajo parece una operación administrativa ordinaria. Fiscalmente, sin embargo, los viáticos involucran simultáneamente dos problemas: determinar si la empresa puede deducir la erogación y establecer si los recursos entregados al trabajador conservan su carácter exento o deben tratarse como ingreso gravado.

Esa doble dimensión explica por qué no basta con transferir dinero al trabajador, recibir algunas facturas y registrar posteriormente una cuenta de gastos.

El tratamiento correcto exige congruencia entre la comisión encomendada, el lugar al que se trasladó el trabajador, los conceptos consumidos, los comprobantes fiscales obtenidos, los medios de pago utilizados, la contabilidad y el CFDI de nómina.

La falta de coordinación entre estos elementos puede tener consecuencias para ambas partes: rechazo de la deducción para el patrón y acumulación del ingreso para el trabajador.

La primera pregunta: ¿realmente estamos ante un gasto de viaje?

El artículo 28, fracción V, de la Ley del Impuesto sobre la Renta regula la deducibilidad de los gastos de viaje y establece condiciones específicas para su reconocimiento fiscal.

El punto de partida es que la erogación debe encontrarse vinculada con actividades relacionadas con la operación del contribuyente y beneficiar a trabajadores o a personas que le presten servicios profesionales.

Pero existe una cuestión previa que muchas políticas empresariales omiten: el gasto debe estar efectivamente asociado con una comisión o desplazamiento vinculado con las actividades del patrón.

Por ello, la empresa debería ser capaz de responder documentalmente preguntas elementales: ¿quién realizó el viaje?, ¿qué actividad debía desarrollar?, ¿por qué fue necesario trasladarse?, ¿durante qué fechas?, ¿qué clientes, proveedores, instalaciones u operaciones fueron atendidos?, ¿qué resultado produjo la comisión?

Aquí aparece un concepto que cada vez adquiere mayor relevancia durante facultades de comprobación: la materialidad.

Una factura de hotel demuestra, en principio, que existió un servicio documentado. No necesariamente acredita que dicho hospedaje estuviera relacionado con la actividad económica del patrón.

Por ello, una política adecuada de viáticos debería integrar autorización previa, orden de comisión, itinerario, agenda de actividades, evidencia de reuniones, reportes posteriores, comprobantes fiscales y documentación del reintegro de cantidades no utilizadas.

Los límites no son iguales para todos los conceptos

Uno de los errores más frecuentes consiste en administrar todos los viáticos bajo un único límite. La Ley del ISR establece parámetros diferentes dependiendo de la naturaleza de la erogación.

Conforme al artículo 28, fracción V, para alimentación, el material proporcionado señala un límite deducible de hasta $750 diarios por beneficiario cuando el viaje se realiza en territorio nacional y $1,500 diarios cuando ocurre en el extranjero, sujeto al cumplimiento de las condiciones adicionales aplicables.

Tratándose de hospedaje, no se establece en el material un límite específico para territorio nacional, mientras que para viajes al extranjero se señala un máximo de $3,850 diarios. Respecto del uso o goce temporal de automóviles, se refiere un límite de $850 diarios.

La consecuencia práctica es importante: que una empresa autorice internamente determinada cantidad no significa que todo el importe constituirá automáticamente una deducción fiscal.

Las políticas corporativas pueden ser más amplias que los límites fiscales. Cuando ello suceda, contabilidad deberá identificar qué porción cumple los requisitos de deducibilidad y cuál deberá recibir el tratamiento correspondiente como partida no deducible.

El kilometraje también necesita soporte

Cuando el trabajador utiliza un automóvil propio para realizar actividades relacionadas con la empresa, el Reglamento de la Ley del ISR contempla, bajo los requisitos aplicables, la posibilidad de reconocer una cantidad por kilómetros recorridos.

El material proporcionado refiere una deducción de 93 centavos por kilómetro, con un límite de 25,000 kilómetros durante el ejercicio, pero nuevamente surge la necesidad de materialidad.

No debería bastar con que el trabajador entregue una hoja indicando que recorrió determinada cantidad de kilómetros. La empresa debe conservar elementos que permitan vincular el recorrido con la comisión correspondiente: origen, destino, fecha, motivo, kilometraje y documentación de los gastos relacionados cuando corresponda.

En materia fiscal, un control interno elaborado contemporáneamente a los hechos tiene un valor probatorio muy diferente a una reconstrucción preparada meses después frente a una revisión.

Anticipo, tarjeta corporativa o reembolso

No existe una sola forma operativa de entregar viáticos, la empresa puede anticipar recursos mediante transferencia al trabajador; proporcionar una tarjeta corporativa para cubrir los gastos directamente; o reembolsar cantidades que el empleado hubiera pagado inicialmente con sus propios recursos.

Cada modalidad exige controles diferentes, pero todas deben conducir a la misma trazabilidad.

Debe poder determinarse cuánto dinero fue entregado, qué importe fue efectivamente utilizado, cuánto quedó comprobado, qué recursos debieron reintegrarse y cómo quedó registrada finalmente la operación.

Especial atención merecen los anticipos, el hecho de depositar una cantidad al trabajador no significa, por sí mismo, que ese monto constituya inmediatamente una percepción salarial. Sin embargo, si los recursos no se utilizan para la comisión, no se comprueban en los términos aplicables o tampoco son reintegrados, su tratamiento puede cambiar.

¿Cuándo los viáticos están exentos para el trabajador?

El artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISR establece que los viáticos pueden constituir ingresos exentos cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y dicha circunstancia se compruebe mediante los comprobantes fiscales correspondientes.

La expresión “efectivamente erogados en servicio del patrón” es determinante, no estamos frente a una exención derivada simplemente de llamar “viáticos” al depósito efectuado.

Debe existir una relación comprobable entre el recurso recibido y una actividad desarrollada en beneficio de la empresa.

El material proporcionado también contempla una facilidad respecto de cantidades que no cuenten con comprobante fiscal: el trabajador puede no comprobar hasta el 20 % del total de viáticos erogados en cada ocasión, sin que el importe no comprobado exceda de $15,000 durante el ejercicio fiscal, sujeto al cumplimiento de las reglas aplicables.

Cuando se exceden los parámetros permitidos, la parte correspondiente deberá recibir tratamiento de ingreso gravado para el trabajador.

Esta circunstancia obliga a que Recursos Humanos, contabilidad y nóminas compartan información.

Un gasto no comprobado no puede permanecer indefinidamente dentro de una cuenta contable esperando que alguien determine después qué ocurrió con él. Su falta de comprobación puede terminar produciendo efectos en el cálculo del ISR del trabajador.

El CFDI de nómina: informar sin duplicar

La regla 2.7.5.3. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, conforme al material proporcionado, permite cumplir con la obligación de informar los viáticos a través del CFDI de nómina.

Al entregar los recursos, pueden registrarse en el nodo OtrosPagos mediante la clave 003 “Viáticos entregados al trabajador”.

Este registro resulta especialmente importante porque distingue los recursos proporcionados para realizar una comisión de las cantidades que propiamente constituyen una remuneración.

Una vez efectuada la comprobación, el tratamiento se complementa mediante la clave 050 “Viáticos” en percepciones y el ajuste correspondiente con la clave 081 “Ajuste de viáticos entregados al trabajador”, conforme a la mecánica prevista en la guía de llenado aplicable.

El objetivo es evitar que la misma cantidad produzca un efecto duplicado en el comprobante. Si alguna parte de los recursos termina constituyendo un ingreso gravado, deberá identificarse y reflejarse correctamente bajo las reglas aplicables al CFDI de nómina.

Por ello, el cierre mensual de viáticos no debería realizarse exclusivamente desde cuentas por pagar. Nómina necesita conocer oportunamente cuáles cantidades fueron comprobadas, cuáles se reintegraron y cuáles adquirieron un tratamiento fiscal distinto.

El expediente de viaje es la verdadera defensa

Una política empresarial sólida debería permitir reconstruir cada comisión incluso años después. El expediente tendría que mostrar autorización, motivo, destino, fechas, persona comisionada, comprobantes, formas de pago, informe de actividades, reintegros y correspondencia con los registros contables y de nómina.

Esta disciplina es especialmente importante porque tener CFDI no agota necesariamente la demostración de la deducibilidad. Continúa siendo indispensable acreditar la relación del gasto con la actividad del contribuyente y el cumplimiento de los demás requisitos fiscales.

En otras palabras, la empresa necesita demostrar algo más importante que haber gastado dinero: debe demostrar por qué era necesario gastarlo.

La correcta administración de viáticos, por tanto, no debería entenderse como una tarea de recopilación de facturas después del viaje.

Es un procedimiento fiscal que comienza antes de que el trabajador salga de la empresa, continúa durante la comisión y solamente termina cuando los recursos quedan comprobados, reintegrados, contabilizados y correctamente reportados en nómina.

Porque en materia de viáticos, una factura puede acreditar el gasto; pero solamente un expediente completo puede explicar y defender fiscalmente toda la operación.