REPSE ¿qué documentos debe obtener el contratante y cuándo?

Recibo servicios especializados: ¿qué documentos debo obtener?

La reforma en materia de subcontratación modificó sustancialmente la manera en que las empresas pueden contratar personal mediante terceros. La subcontratación de personal quedó prohibida como regla general, mientras que se permitió la contratación de servicios especializados o ejecución de obras especializadas, sujeta al cumplimiento de requisitos específicos.

Para la empresa contratante, el problema no termina al comprobar que su proveedor cuenta con registro ante el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE). La contratación produce obligaciones documentales en distintos momentos: antes de contratar, al formalizar el servicio, cuando se efectúa el pago y posteriormente, conforme se generan las obligaciones fiscales y de seguridad social del contratista.

No administrar correctamente esa secuencia puede tener consecuencias que van desde responsabilidad solidaria en determinados supuestos hasta la pérdida de efectos fiscales de las erogaciones.

Por lo anterior, más que solicitar documentos aisladamente, las empresas deberían administrar un verdadero expediente de cumplimiento del proveedor especializado.

Primero: determinar si realmente puede contratarse el servicio

El análisis debe comenzar antes de solicitar documentación, el artículo 13 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) permite la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas siempre que éstos no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria y que el contratista cuente con el registro correspondiente ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

Esto significa que el REPSE no subsana una contratación prohibida, si el servicio contratado forma parte del objeto social o de la actividad económica preponderante de la beneficiaria, verificar que el proveedor aparezca registrado no convierte automáticamente la operación en una contratación permitida.

La primera evidencia del expediente debería ser, por tanto, un análisis interno de especialización, en el que se documente la comparación entre el servicio contratado, el objeto social y la actividad económica preponderante del contratante.

Antes de iniciar: verificar el REPSE

Superado el análisis anterior, debe verificarse que el proveedor se encuentre registrado ante la STPS para prestar el servicio especializado correspondiente.

El artículo 15 de la LFT establece la obligación de registro para las personas físicas o morales que proporcionen estos servicios y dispone, además, que dicho registro debe renovarse cada tres años.

No recomendaría limitar el control interno a recibir una copia del registro y archivarla indefinidamente. La empresa debería verificar que el registro se encuentre vigente y que el servicio efectivamente contratado corresponda con las actividades registradas por el proveedor. Además, resulta recomendable conservar evidencia de la consulta efectuada.

Este control debe repetirse periódicamente durante contratos de larga duración, particularmente considerando la temporalidad del registro.

El contrato escrito también es una obligación

El artículo 14 de la LFT exige que la subcontratación de servicios especializados o la ejecución de obras especializadas se formalice mediante contrato por escrito. Ese instrumento debe señalar, cuando menos, el objeto de los servicios u obras y el número aproximado de trabajadores que participarán en su cumplimiento.

Desde una perspectiva de control interno, conviene incorporar también el número y folio REPSE aplicable, vigencia del registro, descripción precisa del servicio, lugar de ejecución y obligaciones documentales periódicas del contratista.

Esto último resulta particularmente importante, el contrato debería obligar expresamente al proveedor a entregar la documentación necesaria para que el contratante pueda satisfacer los requisitos fiscales de deducibilidad y acreditamiento.

La obligación legal del proveedor existe independientemente de la cláusula; sin embargo, incorporarla al contrato facilita su exigibilidad y permite establecer consecuencias contractuales por incumplimiento.

ISR: el expediente no termina con la factura

El artículo 27, fracción V, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) incorpora requisitos específicos para la deducción de pagos correspondientes a servicios especializados u obras especializadas comprendidos en el artículo 15-D del Código Fiscal de la Federación.

Cuando se efectúe el pago de la contraprestación, el contratante debe verificar que el contratista cuente con el registro vigente previsto por el artículo 15 de la LFT, además, debe obtener del contratista copia de:

• los CFDI correspondientes al pago de salarios de los trabajadores mediante los cuales se proporcionó el servicio o ejecutó la obra;

• el recibo de pago expedido por la institución bancaria respecto de la declaración de entero de las retenciones de impuestos efectuadas a esos trabajadores;

• el pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS; y

• el pago de las aportaciones al Infonavit.

El propio artículo obliga al contratista a entregar al contratante estos comprobantes e información. Aquí aparece uno de los principales problemas operativos del régimen.

¿Cuándo debe obtenerse la documentación de ISR?

La LISR establece claramente que al efectuarse el pago de la contraprestación debe verificarse el REPSE. Sin embargo, la mecánica temporal de los demás documentos es distinta.

Resultaría materialmente imposible exigir, el mismo día en que se paga una factura por servicios especializados, comprobantes correspondientes a obligaciones fiscales o de seguridad social cuyo vencimiento todavía no ocurre.

Por ejemplo, el contratante puede pagar la factura el día 5 y las cuotas o retenciones relacionadas con los trabajadores involucrados tener un calendario legal posterior, por lo que es importante contar con una política interna razonable que distinga entre: documentación disponible al momento del pago y documentación de cumplimiento posterior que debe incorporarse al expediente una vez generada y pagada la obligación correspondiente. El error sería interpretar la ausencia de una fecha expresa para toda la documentación como autorización para nunca obtenerla. La empresa necesita establecer un procedimiento de seguimiento.

IVA: aquí sí existe una fecha límite expresa

En materia de impuesto al valor agregado existe mayor precisión temporal, tratándose de servicios especializados u obras especializadas, el artículo 5, fracción II, de la Ley del IVA exige que, al efectuarse el pago, el contratante verifique el registro correspondiente y obtenga copia de la declaración del IVA y del acuse de recibo del pago correspondiente al periodo en que se pagó la contraprestación y el IVA trasladado.

El contratista debe proporcionar esa documentación a más tardar el último día del mes siguiente a aquel en que el contratante haya efectuado el pago de la contraprestación y del IVA trasladado.

Si el contratante no recaba la documentación dentro del plazo legal, debe presentar declaración complementaria disminuyendo los montos que hubiera acreditado por ese concepto, por esto, este control debería automatizarse. Una factura pagada por servicios especializados debería generar inmediatamente una tarea pendiente con fecha de vencimiento documental.

IMSS e Infonavit también aportan evidencia de cumplimiento

El prestador de servicios especializados tiene, además, obligaciones informativas propias ante el IMSS y el Infonavit. El IMSS administra la Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE), mediante la cual los contratistas reportan información de los contratos celebrados y de los trabajadores vinculados con ellos. La obligación es cuatrimestral y se cumple durante los primeros 17 días de mayo, septiembre y enero, según el periodo correspondiente. El Infonavit cuenta, por su parte, con el Sistema de Información de Subcontratación (SISUB) para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 29 Bis de su ley.

Aunque no deben confundirse las obligaciones directas del contratista con los requisitos fiscales documentales que corresponden al contratante, resulta recomendable que el expediente interno incorpore evidencia del cumplimiento periódico del proveedor en estas materias cuando sea pertinente. El IMSS dispone incluso de un Listado Público de contratos reportados mediante ICSOE, lo que proporciona una herramienta adicional de verificación.

La documentación debe corresponder con el servicio

Existe otro aspecto que suele perderse entre archivos y comprobantes: no basta reunir documentos; éstos deben ser congruentes entre sí. Los trabajadores identificados en la documentación deberían guardar relación con quienes efectivamente participaron en el servicio.

El objeto del contrato debe coincidir con la actividad registrada, los periodos de nómina deben ser consistentes con los meses en que se prestaron los servicios.

Los comprobantes de seguridad social deben permitir vincular razonablemente al personal utilizado, la declaración del IVA debe corresponder al periodo en que se efectuó el pago. En otras palabras, el expediente debe permitir reconstruir la operación. Acumular archivos PDF sin realizar esa conciliación produce una falsa sensación de cumplimiento.

¿Qué pasa si falta documentación?

Las consecuencias pueden ser significativas, el artículo 27, fracción V, de la LISR condiciona la deducción de estas erogaciones al cumplimiento de los requisitos documentales correspondientes. Por su parte, la Ley del IVA condiciona el acreditamiento al cumplimiento de sus requisitos específicos.

Además, el artículo 14 de la LFT contempla responsabilidad solidaria del beneficiario respecto de trabajadores utilizados en la contratación cuando el contratista incumpla las obligaciones derivadas de sus relaciones laborales. Por lo que el expediente de servicios especializados no debe entenderse como una formalidad administrativa.

Constituye un mecanismo para proteger simultáneamente la legalidad laboral de la contratación, la deducibilidad del gasto, el acreditamiento del IVA y la posición probatoria de la empresa ante una eventual revisión.

Del expediente físico al control de vencimientos

Las empresas con múltiples proveedores REPSE deberían abandonar el control mediante carpetas aisladas. Un sistema razonable debe permitir identificar, por proveedor y contrato, cuándo vence el REPSE, qué trabajadores están vinculados al servicio, cuáles facturas fueron pagadas, qué documentación fiscal se encuentra pendiente y si existen inconsistencias entre la documentación recibida, la lógica debería ser:

La mejor política no es aquella que simplemente contiene una larga lista de documentos, sino aquella que define quién debe obtenerlos, cuándo, de quién, dónde se conservan y qué ocurre cuando no son entregados.

Para el contratante, esa diferencia puede determinar si una factura representa únicamente un gasto contabilizado o una erogación cuyo tratamiento fiscal puede defenderse documentalmente ante la autoridad.