Conservar para acreditar en temas laborales

Plazos para la conservación de documentación laboral

La administración de documentos laborales no debe concebirse como una actividad meramente archivística. Se trata de una función de cumplimiento normativo que incide directamente en la capacidad del patrón para acreditar condiciones de trabajo, pagos, prestaciones, jornadas, aportaciones de seguridad social y efectos fiscales derivados de la contratación de personal.

Esta consideración adquiere mayor relevancia en el contexto de la regulación de los servicios especializados. La legislación vigente prohíbe la subcontratación de personal, pero permite contratar servicios u obras especializadas bajo determinadas condiciones, entre ellas la formalización escrita, el registro del contratista ante la autoridad laboral y la eventual responsabilidad solidaria de quien recibe los servicios. Por ello, la documentación laboral de trabajadores propios y la relativa a proveedores especializados debe conservarse mediante criterios homogéneos, verificables y jurídicamente defendibles. 

El plazo mínimo previsto por la legislación laboral

El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) impone al patrón la obligación de conservar y exhibir en juicio determinados documentos. La norma no regula únicamente su almacenamiento: les reconoce una función probatoria específica dentro del procedimiento laboral. De acuerdo con su texto, los periodos mínimos de conservación son los siguientes:

Estos plazos constituyen el umbral laboral expresamente exigible, pero no necesariamente el periodo máximo o más conveniente para una empresa. El propio artículo 804 remite, en su fracción V, a otros ordenamientos; en consecuencia, un documento puede quedar sujeto simultáneamente a obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social. 

La omisión tiene consecuencias procesales relevantes. Conforme al artículo 805 de la misma ley, el incumplimiento de la obligación de conservar y exhibir la documentación puede generar la presunción de que son ciertos los hechos expresados por el trabajador en su demanda, salvo prueba en contrario. La pérdida o destrucción anticipada de un expediente, por tanto, puede alterar la distribución práctica de la carga probatoria y debilitar de manera sustancial la defensa patronal. 

Prescripción laboral y conservación documental

El artículo 516 de la LFT establece, como regla general, que las acciones de trabajo prescriben en un año, contado desde el día siguiente a aquel en que la obligación resulte exigible. Sin embargo, la propia ley contempla excepciones: determinadas acciones prescriben en uno o dos meses, mientras que otras, como algunas relacionadas con riesgos de trabajo, muerte del trabajador o ejecución de resoluciones, pueden prescribir en dos años. 

En consecuencia, no resulta técnicamente correcto sostener que toda documentación laboral puede destruirse al cumplirse un año desde la terminación de la relación. El artículo 804 determina un deber mínimo de conservación para ciertos documentos, pero la exposición jurídica puede subsistir cuando exista una controversia, una conciliación pendiente, una reclamación vinculada con riesgos de trabajo, una inspección o alguna obligación derivada de otro ordenamiento.

La regla de cinco años en materia de seguridad social

La Ley del Seguro Social (LSS) incorpora un plazo diferente. Su artículo 15, fracción II, obliga a las personas empleadoras a llevar registros —como nóminas y listas de raya— en los que consten los días trabajados y los salarios percibidos. Asimismo, ordena conservar esos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha. 

Esta disposición no depende de la fecha de terminación de la relación laboral. El cómputo se inicia a partir de la fecha del registro correspondiente. Así, una nómina emitida en enero deberá conservarse durante los cinco años siguientes, aunque el trabajador continúe activo o aunque la relación haya terminado antes de concluir dicho periodo.

En el ámbito de los servicios especializados, la necesidad documental se amplía. El artículo 15-A de la LSS contempla obligaciones informativas cuatrimestrales y responsabilidad solidaria en determinadas contrataciones. Por ello, además de expedientes individuales y nóminas, deben resguardarse contratos, relaciones de trabajadores, datos de afiliación, comprobantes de cumplimiento y constancias vinculadas con el registro del prestador especializado. 

La documentación laboral como parte de la contabilidad

En materia fiscal, el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación  (CFF) dispone que la contabilidad comprende los registros, papeles de trabajo y documentación relacionada con el cumplimiento de obligaciones fiscales, con los ingresos y deducciones y con aquella información exigida por otras leyes. 

El artículo 33, apartado A, fracción VI, del Reglamento del CFF precisa que forma parte de la contabilidad la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción, avisos de seguridad social y aportaciones. Contratos, nóminas, recibos, altas, bajas, modificaciones salariales y comprobantes de cuotas trascienden, por tanto, el ámbito estrictamente laboral. 

Conviene corregir una referencia frecuente: el plazo general de conservación fiscal no se encuentra en el artículo 28, sino en el artículo 30 del Código. Esta disposición establece un periodo de cinco años, contado desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas con la contabilidad y la documentación de que se trate. Cuando los efectos fiscales de un acto se prolonguen, el cómputo comienza a partir de la declaración del último ejercicio en que dichos efectos se produzcan. Si existe recurso o juicio, la documentación vinculada deberá conservarse hasta que la resolución quede firme. 

¿Uno, cinco o diez años?

No existe una contradicción normativa, sino distintos puntos de partida y finalidades jurídicas. En materia laboral, el plazo se relaciona principalmente con la vigencia o terminación del vínculo; en seguridad social, con la fecha del registro; y en materia fiscal, con la presentación de la declaración correspondiente.

Tampoco debe afirmarse que toda documentación se conserva automáticamente durante diez años. El artículo 67 del CFF regula la caducidad de las facultades de la autoridad y amplía el plazo a diez años únicamente en supuestos específicos, como no llevar contabilidad, no conservarla durante el plazo legal, omitir determinadas declaraciones o incumplir ciertas obligaciones registrales. No constituye una regla general de archivo aplicable indiscriminadamente a todos los contribuyentes. 

Un criterio corporativo integral

La política empresarial de conservación debe atender la fecha más tardía que resulte de comparar todos los ordenamientos aplicables. Para cada documento conviene registrar su fecha de emisión, trabajador relacionado, periodo de nómina, declaración fiscal vinculada, plazo laboral, plazo de seguridad social y existencia de auditorías, litigios o procedimientos pendientes.

En términos ordinarios, la regla de cinco años suele superar el mínimo laboral; no obstante, ningún documento debería destruirse cuando continúe produciendo efectos fiscales, exista una revisión de autoridad, permanezca abierta una controversia o sea necesario acreditar obligaciones derivadas de servicios especializados.

La conservación documental eficaz exige, en suma, algo más que guardar archivos. Requiere clasificación, integridad, disponibilidad, trazabilidad y una fecha de disposición determinada mediante el análisis conjunto de las legislaciones laboral, fiscal y de seguridad social. Solo así el expediente se transforma en una verdadera herramienta de prevención, cumplimiento y defensa corporativa.