Innovando la celebración de asambleas electrónicas y remotas

El pasado 20 de octubre de 2023 marco un punto de inflexión en la historia legal contemporánea del derecho societario. La publicación en el Diario Oficial de la Federación del Decreto que reforma diversas disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) no es más que un reflejo de la adaptación del derecho al constante avance tecnológico y su inevitable intersección con el ámbito societarias y otras materias.

A través de este decreto, se han formalizado importantes cambios en relación con la celebración de asambleas electrónicas y remotas. A primera vista, podría parecer un simple ajuste técnico, pero en realidad, nos encontramos ante un cambio determinante en la manera en que las sociedades mercantiles pueden llevar a cabo sus asambleas. Esta reforma brinda flexibilidad y adaptabilidad en tiempos donde la presencialidad no siempre es viable ni eficiente; pero, además, aprovechar esa tecnología de comunicación en la celebración de estas sesiones.

Las resoluciones de gerentes también se suman a estos cambios en la Ley, permitiendo su emisión a través de medios electrónicos, siempre que así lo establezcan los estatutos de acuerdo con la adición al artículo 75 de la LGSM. Adicionalmente, en un intento por preservar las tradiciones, pero adaptándolas al contexto actual, se ha precisado que el uso de tecnología no implica automáticamente que una asamblea se realice fuera del domicilio social.

De acuerdo con la reforma en el artículo 80 de la LGSM, el empleo de medios electrónicos, ópticos o de otra índole tecnológica no implica, por sí solo, que una asamblea se haya celebrado fuera de su domicilio social. No obstante, los socios tienen la libertad de convocar asambleas en ubicaciones distintas al domicilio social, siempre que cuenten con el consenso unánime de todos los socios y la posibilidad de recurrir a herramientas tecnológicas mencionadas. En tales circunstancias, es esencial indicar en el acta correspondiente el lugar específico donde se efectuó dicha asamblea.

Una de las transformaciones más notables radica en la posibilidad de que las asambleas de socios o accionistas y órganos de administración puedan optar entre la forma presencial o la modalidad electrónica, utilizando cualquier tipo de tecnología. Este cambio representa una adaptación a la era digital, considerando la rapidez con la que avanza la tecnología y la creciente demanda de soluciones jurídicas más flexibles y dinámicas para evitar que su rezago ante sea mayor.

Para implementar estas reformas de celebrar las asambleas generales mediante uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se tiene que establecer en los estatutos. En términos del artículo 82 de la LGSM, y para efectos de que las sesiones del Consejo de Administración se puedan también llevarse bajo esta modalidad digital, bien sea que participen parte o todos los socios, accionistas o consejeros presencialmente o por estos medios, es menester estar contemplado en los estatutos de acuerdo con del artículo 143 de la misma LGSM.

Además, se adiciona que en las actas de las asambleas de accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas ya sea con firma autógrafa o electrónica, por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran, lo anterior de acuerdo con el artículo 194 de LGSM.  Con lo anterior, la reforma sella su compromiso con la digitalización, facilitando aún más los procedimientos y garantizando su validez legal.

Se ha introducido una modificación significativa, las convocatorias se efectuarán a través de un aviso en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía (SE), conforme a lo determinado en el Artículo 50-Bis del Código de Comercio. Dichas convocatorias deben detallar la agenda a seguir y llevar la firma del emisor, y se han de publicar con la antelación estipulada en los estatutos o, de no especificarse, al menos 8 días previos a la asamblea. Esta nueva disposición será aplicable a partir del 20 de abril de 2024, este plazo esta establecido en el artículo tercero transitorio de Decreto en estudio.

Asimismo, es necesario publicar el aviso en el sistema electrónico de la SE para las convocatorias de asambleas generales, conforme al artículo 186 de la LGSM. El plazo de antelación será el que dicten los estatutos, o en ausencia de este, 15 días previos al encuentro. Es imperativo que el informe esté al alcance de los accionistas, ya sea en las instalaciones de la sociedad o mediante herramientas electrónicas o cualquier otro medio tecnológico señalado en los estatutos.

En cuanto a las convocatorias como se aprecia en los párrafos que anteceden, el cambio es igualmente revolucionario. La SE jugará un papel determinante al centralizar los avisos en su sistema electrónico, garantizando una mayor transparencia y accesibilidad para todos los interesados.

No obstante, como era de esperar, esta modernización trae consigo ciertos retos, en particular, la necesidad de asegurar la identidad de los asistentes y la validez de sus votos. Por ello, se ha instaurado la obligación de acreditar la identidad, garantizando así la integridad y transparencia de estas asambleas.

Sin embargo, estas adaptaciones no serán automáticas. Las sociedades deberán reflejar en sus estatutos la posibilidad de usar medios electrónicos para las asambleas. Aquellas constituidas previamente al decreto podrán, si así lo desean, incorporar estas nuevas modalidades a sus estatutos. Recordando que estos cambios entran en vigor el 21 de octubre de 2023, con excepción de lol referente a las convocatorias como antes se explicó.

En conclusión, esta reforma no solo moderniza la LGSM sino que también refleja el compromiso del sistema legal con los avances tecnológicos. Al permitir la optimización de tiempos, la reducción de costos y una mayor transparencia en los procedimientos, la nueva normativa se alinea perfectamente con las necesidades de una sociedad en constante evolución. La era digital y el derecho, ahora más que nunca, van de la mano.