Cómo acreditar su origen de depósitos bancarios en una devolución de IVA

Cuando una devolución de IVA abre la contabilidad al escrutinio

Solicitar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) la devolución de un saldo a favor del impuesto al valor agregado suele percibirse como el ejercicio relativamente sencillo de un derecho reconocido por la legislación fiscal. En la práctica, puede convertirse en un procedimiento probatorio considerablemente más complejo.

El artículo 22 del Código Fiscal de la Federación (CFF) reconoce la devolución de cantidades pagadas indebidamente y de aquellas que procedan conforme a las leyes fiscales; pero también faculta a la autoridad para requerir información y documentación relacionada con la solicitud y, en determinadas circunstancias, ejercer facultades de comprobación para verificar su procedencia.

El problema aparece cuando, al revisar estados de cuenta, registros contables y operaciones del periodo, el SAT identifica depósitos bancarios cuyo origen no resulta inmediatamente explicable. A partir de ese momento, la discusión deja de concentrarse exclusivamente en el IVA acreditable.

La pregunta pasa a ser: ¿qué representa ese dinero depositado en la cuenta del contribuyente?

La presunción del artículo 59, fracción III, del CFF

La preocupación no es menor debido al artículo 59, fracción III, del CFF, dentro del ejercicio de facultades de comprobación, esa disposición permite presumir, bajo determinados supuestos, que los depósitos efectuados en cuentas bancarias del contribuyente que no correspondan a registros de su contabilidad constituyen ingresos y valor de actos o actividades por los que deben pagarse contribuciones.

La existencia del depósito es un hecho financiero, su clasificación como venta, préstamo, aportación, traspaso entre cuentas, devolución, anticipo u otra operación constituye una cuestión jurídica y contable distinta. Precisamente por ello, la defensa no consiste en negar que el depósito existe, sino en demostrar qué representa.

El caso llevado ante el TFJA

Esta problemática aparece en el juicio 0098-2024-02-C-19-04-02-03-L, conocido por la Cuarta Sala Regional del Noreste del Tribunal Federal de Justicia Administrativa. De acuerdo con la información disponible del asunto, una contribuyente controvirtió la negativa del SAT a devolver un saldo a favor de IVA correspondiente a mayo de 2021 por $21,397.00.

Entre los aspectos relevantes estuvieron el procedimiento del artículo 22 del CFF, la presunción contemplada en el artículo 59, fracción III, la documentación relacionada con los registros contables y la utilización de la prueba pericial contable para explicar movimientos bancarios.

El expediente resulta ilustrativo de un problema recurrente: un depósito inexplicado puede convertirse en una diferencia fiscal precisamente porque el contribuyente no construyó suficientemente el puente documental entre banco, contabilidad y operación jurídica.

¿Qué debe acreditarse?

No existe un documento universal que, aisladamente, demuestre el origen de cualquier depósito, la prueba depende de la naturaleza que se atribuya al movimiento. Si se sostiene que fue un préstamo, deberían existir elementos que permitan demostrar la relación crediticia, entrega de recursos, registro del pasivo y, eventualmente, amortizaciones. Si corresponde a una aportación de capital, deberán revisarse los actos corporativos, registros contables y transferencias relacionadas. Si constituye un traspaso entre cuentas propias, deben poder seguirse simultáneamente la salida de una cuenta y la entrada en la otra. Si deriva de una venta, tendrá que conciliarse con CFDI, contrato, ingreso contable y tratamiento del IVA. Si representa una devolución de recursos previamente entregados, será necesario reconstruir ambos movimientos. En consecuencia, la prueba debe formar una cadena:

Cuando alguno de esos eslabones desaparece, aumenta el espacio para que la autoridad cuestione la naturaleza del depósito.

El estado de cuenta demuestra movimiento, no necesariamente origen

Éste es uno de los errores más frecuentes, un estado de cuenta acredita que determinado importe ingresó a una cuenta en cierta fecha. Puede identificar incluso al ordenante de una transferencia; pero, no necesariamente demuestra la causa jurídica del pago.

Si una sociedad recibe $500,000 de un accionista, el estado de cuenta puede acreditar la transferencia. No resuelve, por sí mismo, si se trata de una aportación de capital, préstamo, pago de una factura, anticipo o cualquier otra figura. Por ello, el soporte contractual y corporativo adquiere especial importancia.

La contabilidad, además, debe ser congruente con esa explicación, no resulta conveniente sostener durante una devolución que determinado depósito corresponde a un préstamo si los registros contables originales lo trataron como ingreso operativo.

La contabilidad debe permitir identificar depósitos y retiros

La normativa contable fiscal exige un grado considerable de trazabilidad, los registros deben permitir identificar depósitos y retiros de las cuentas abiertas a nombre del contribuyente y conciliarlos con las operaciones realizadas y con su documentación soporte.

Esta exigencia explica por qué una conciliación bancaria fiscal puede convertirse en una herramienta preventiva particularmente valiosa. No debería limitarse a comprobar que el saldo contable coincide matemáticamente con el bancario. Conviene clasificar cada entrada relevante:

El objetivo consiste en poder responder, antes de que pregunte el SAT, qué representa cada depósito materialmente significativo.

La prueba pericial contable puede ser decisiva

Cuando el conflicto llega al juicio contencioso administrativo, la prueba pericial contable puede adquirir especial relevancia. Su función no debería consistir simplemente en afirmar que “el depósito está registrado”. Un dictamen eficaz debe reconstruir la trazabilidad.

El perito puede relacionar estados de cuenta, pólizas, auxiliares, balanza de comprobación, CFDI, contratos, declaraciones y demás soportes para explicar el recorrido contable de cada operación controvertida. La diferencia es fundamental, una póliza aislada acredita un asiento, y una pericial adecuadamente construida puede explicar por qué se efectuó el asiento, qué documento lo sustenta, dónde aparece el dinero y cuál fue su efecto fiscal.

Pero existen límites a lo que puede revisarse en una devolución

Tampoco debe asumirse que una solicitud de devolución concede a la autoridad facultades ilimitadas. Existe un antecedente jurisdiccional relevante compilado por la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente: el Criterio Jurisdiccional 7/2018, derivado de una sentencia del TFJA, consideró que la autoridad había excedido las facultades vinculadas al procedimiento de devolución al pretender revisar el origen de determinados depósitos para calificarlos como ingresos, señalando que, si pretendía profundizar en esa cuestión, debía utilizar los mecanismos legalmente procedentes.

Esto introduce una distinción fundamental, una cosa es que el SAT requiera documentación necesaria para verificar si existe efectivamente el saldo cuya devolución se solicita. Otra es convertir ese procedimiento, sin respetar las reglas correspondientes, en una revisión general de la situación fiscal del contribuyente. El alcance concreto dependerá de las circunstancias y de las facultades formalmente ejercidas.

¿Qué debería integrar el expediente preventivo?

Una empresa que solicita recurrentemente devoluciones de IVA debería mantener, por cada periodo, un expediente que permita conciliar IVA, bancos y contabilidad, incluyendo al menos:

• estados de cuenta completos;

• conciliaciones bancarias;

• pólizas y auxiliares;

• CFDI relacionados;

• contratos que expliquen movimientos extraordinarios;

• documentación corporativa de aportaciones;

• contratos y evidencia de préstamos;

• identificación de traspasos entre cuentas propias;

• documentación de devoluciones y reembolsos;

• papeles de trabajo del IVA;

• declaraciones y pagos relacionados.

Pero almacenar documentos no es suficiente.

La empresa debe poder relacionarlos entre sí.

Una matriz de depósitos puede anticipar el problema

Antes de presentar una devolución importante, resulta recomendable elaborar un papel de trabajo específico:

Esta sencilla matriz cambia sustancialmente la posición probatoria del contribuyente, en lugar de reaccionar ante un requerimiento, la empresa ya conoce qué depósitos requieren explicaciones adicionales.

La prueba se construye antes de solicitar la devolución

El aprendizaje práctico es especialmente relevante para directores financieros, contadores y abogados de empresa. La defensa de una devolución de IVA no comienza cuando llega el primer requerimiento del SAT. Comienza cuando se recibe el dinero, cada depósito extraordinario debería poder responder cuatro preguntas: ¿quién lo realizó?, ¿por qué lo realizó?, ¿qué documento acredita esa causa? y ¿cómo fue registrado fiscal y contablemente? Si esas respuestas pueden reconstruirse de manera coherente, el depósito deja de ser simplemente una cifra bancaria y se convierte en una operación jurídicamente explicada.

Y ésa es, precisamente, la diferencia entre tener contabilidad y tener evidencia. Cuando se solicita una devolución, esa diferencia puede determinar si el saldo a favor termina en la cuenta bancaria del contribuyente o en un expediente contencioso.