Aspectos fiscales a considerar sobre la contabilidad

De acuerdo con el artículo 33 del Código de Comercio (Ccom) el cual nos establece, que los comerciantes tendrán que llevar y mantener un sistema de  contabilidad adecuada, la cual se puede llevar mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro ajustándose a las características en particular de cada negocio, en todo caso siempre tendrán que cubrir los requisitos mínimos:

1. Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.

2. Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;

3. Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;

4. Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales; y

5. Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la de las cifras resultantes.

En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final. Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad.

Además se tendrá que resguardar de forma obligatoria, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante diez años, a partir del último asiento realizado en los libros. Esta obligación se mantiene en los casos de que el empresario haya cesado su actividad, en su fallecimiento donde la obligación recaerá sobre sus herederos y en el caso de disolución de sociedades, donde serán sus liquidadores los obligados a cumplir la norma.

Los comprobantes originales de sus operaciones, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios, se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años.

En la materia societaria, tomada del Ccom, podemos concluir que los documentaos que conforman la contabilidad son los únicos que se deben conservar por el periodo de diez años, computados desde el asiento registrado en sus libros sociales, respecto de la siguiente documentación: 

• Libros oficiales de contabilidad

• Libros sociales y asambleas formalizadas ante fedatario público

• Contratos a largo plazo

• Copias de seguridad informática de registros contables

Esta norma indica que los comprobantes originales de las operaciones que realicen los comerciantes, los libros, registros y documentos del negocio, deben conservarse por un plazo mínimo de diez años, sin cáusales o excepciones especiales, incluso, se trasmite a las personas que llegasen a fungir como liquidadores de sociedades.

Esto es en materia mercantil, regulación especial de las actividades ordinarias que realiza una persona física comerciante o una sociedad mercantil, desde el sistema de contabilidad adecuado, hasta la manera en que se tendrán que realizar los registros de las cuentas. La importancia de la contabilidad de un comerciante o una sociedad mercantil es para los efectos de requerimientos de terceros, o para la atención de alguna acción del ámbito mercantil o civil.

En la normativa fiscal, el Código Fiscal de la Federación (CFF) en su artículo 28, fracción I, menciona que la contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventaros y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros,  además  de la documentación comprobatoria de los respectivos registros, así como toda la documentación  e información relacionada con el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formarán parte de la contabilidad del contribuyente.

Los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria, los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.

II. Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.

III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

De igual forma se resumen de la siguiente manera los elementos que la integran; a saber:

• Libros sociales;

• Registros y asientos sociales;

• Sistemas y asientos contables;

• Papeles de trabajo de determinación de impuestos;

• Estados Financieros, así como cuentas especiales;

• Control de inventarios;

• Equipos o sistemas electrónicos de registro contable y fiscal;

• Documentación comprobatoria de los registros contables; y

• En general, toda la documentación e información sobre el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

Respecto al último punto, cabe destacar que es donde se refiere el CFF respecto a los avisos y declaraciones fiscales presentadas ante las autoridades. Cuidar este punto le permite a todo contribuyente dar veracidad a sus registros contables, y allegarse de las pruebas documentales que pudieran utilizar para desvirtuar inconsistencias detectadas  en revisiones directas o en un caso extremo un procedimiento de operaciones inexistentes. Por otro lado, respecto a los plazos de conservación analizaremos en específico el artículo 30 del CFF, transcrito a continuación de manera expresa en su parte que nos ocupa:

Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Como se puede apreciar del anterior precepto se desprende que los plazos para la guarda de documentación, el plazo para la guarda de la documentación de la contabilidad es de 5 años contado a partir desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ella relacionadas, por ejemplo: la documentación de las facturas de los gastos, notas de venta, facturas de los ingresos, estados de cuenta, conciliaciones bancarias, papeles de trabajo de cálculo de impuestos, entre otros. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.

Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

La documentación que hemos de conservar ha de ser siempre original, no pueden guardarse copias escaneadas ni fotocopias. Ha de conservarse adecuadamente en papel o en medios electrónicos siempre y cuando pueda garantizarse su autenticidad, contenido, legibilidad y legalidad. Para no se más extenso el tema, no abordamos los artículos 33 y 34 del Reglamento del CFF, dónde a mayor detalle se abunda en el contenido del concepto de contabilidad.

La obligación de conservar la contabilidad durante el plazo establecido por las disposiciones fiscales está íntimamente relacionado con la facultad que tiene la autoridad fiscal para comprobar el correcto cumplimiento de las obligaciones del contribuyente y determinar, en su caso, las contribuciones o aprovechamientos omitidos, sus accesorios e imponer las sanciones que correspondan, facultad que se extinguen en cinco años contados a partir del día siguiente a aquél en que:

Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo. Cuando se presenten declaraciones complementarias el plazo comenzará a computarse a partir del día siguiente a aquél en que se presenten, por lo que hace a los conceptos modificados en relación con la última declaración de esa misma contribución del ejercicio.

Se presente o debió haberse presentado declaración o aviso, en el caso de contribuciones que no se calculen por ejercicio o a partir de que se causaron las contribuciones, cuando no exista la obligación de pagarlas mediante declaración.

Para el cierre del presente apartado, únicamente para efectos de atención con la autoridad fiscal y respecto al cumplimiento de obligaciones de esta índole aplican estas disposiciones, así como aquellas relacionadas como contenida en el artículo 67 del CFF respecto a la caducidad de facultades; esto es, no aplica para efectos ajenos de requerimiento o cálculos fiscales.

No huelga señalar algunos casos particulares, si se trata de pérdidas fiscales que sean amortizadas, tendremos un plazo de hasta 10 años, por lo cual debemos conservar las declaraciones anuales (no toda la documentación) que originaron las pérdidas fiscales por el plazo que corresponda a los ejercicios donde se amortizarán. Si se trata de comprobantes de pago de impuestos e inversiones en activos fijos es preferible guardarlo por más tiempo por futuros trámites o devoluciones. Documentos del SAT, IMSS, INFONAVIT, lo mejor es guardarlos de por vida, ya sean requerimientos, aclaraciones, exhortos, créditos, oficios, actas, y tener perfectamente identificado el lugar donde permanecen, hacer un expediente por dependencia o tipo de documento o ejercicio. 

En materia laboral, en este caso, todo lo que sea acciones laborales tienen un plazo de prescripción de 1 año. No obstante documentos como nóminas y recibos de vacaciones o pago de aguinaldo que deben conservarse 5 años por ser deducciones fiscales. En materia comercial: según explica el artículo 49 del Código de Comercio, aquellos considerados comerciantes deben conservar durante 10 años sus documentos. 

A manera de corolario, el CCom en artículo 46 establece que los comerciantes están obligados a conservar libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años, y los comerciantes están obligados de conformidad con el 49 de Ccom a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones. Mientras que, el tercer párrafo del artículo 30 del CFF, para efectos de solicitud de las autoridades fiscales dispone que tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de las actas en las que se haga constar el aumento o disminución del capital social, la fusión o escisión de sociedades, debe conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad. Y en el caso de una disolución liquidación de la sociedad, la Ley General de Sociedades Mercantiles obliga a los liquidadores a mantener en depósito los libros y papeles de la sociedad, durante 10 años después de la fecha en que se concluya la liquidación.