Efecto fiscal de la gasolina pagada en efectivo

La forma de pago también determina la deducibilidad

La adquisición de gasolina, diésel y otros combustibles plantea una peculiaridad que con frecuencia se pierde entre las reglas generales de comprobación fiscal: para efectos de la deducción no basta con que el gasto sea indispensable, se encuentre contabilizado y esté respaldado por un comprobante fiscal digital por Internet (CFDI).

La manera en que se paga constituye, por sí misma, un requisito sustantivo. El artículo 27, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) dispone, como regla general, que los pagos superiores a $2,000 deben realizarse mediante transferencia electrónica de fondos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o de servicios, o monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Sin embargo, el segundo párrafo de esa misma fracción establece una disciplina más rigurosa para los combustibles: esos medios deben utilizarse con independencia de que la contraprestación exceda o no de $2,000.

La consecuencia jurídica merece enfatizarse porque contradice una práctica empresarial intuitiva. Un gasto ordinario de $1,500 puede, en principio y siempre que se satisfagan los demás requisitos aplicables, ser pagado en efectivo sin quedar afectado por el umbral de medios bancarizados previsto en el primer párrafo de la fracción III. Si esos mismos $1,500 corresponden a combustible para un vehículo terrestre, marítimo o aéreo, la regla cambia: el pago en efectivo impide satisfacer el requisito específico establecido para su deducción, salvo que el contribuyente se ubique en una excepción expresamente reconocida.

La cifra de $2,000 no representa, por tanto, una franquicia general para compras menores de gasolina. La LISR precisamente neutraliza ese umbral cuando la erogación corresponde a combustible y, además, exige que el CFDI incorpore la información del permiso vigente del proveedor expedido en términos de la legislación de hidrocarburos y que dicho permiso no se encuentre suspendido al momento de la expedición.

La razón fiscal de esta diferenciación se encuentra en la trazabilidad. El combustible es un insumo de utilización generalizada, de consumo recurrente y con una cadena comercial particularmente sensible a controles volumétricos, permisos y comprobación. La exigencia de un medio de pago identificable permite enlazar la erogación con el contribuyente que pretende disminuirla de sus ingresos acumulables y con el proveedor que expide el CFDI.

En términos de administración empresarial, ello significa que una política de caja chica diseñada exclusivamente con base en el límite general de $2,000 puede ser técnicamente incorrecta cuando incluye cargas de combustible. El control interno debe distinguir la naturaleza del gasto antes de autorizar su forma de pago; de lo contrario, una erogación real, necesaria y debidamente facturada puede perder eficacia fiscal por una decisión operativa aparentemente menor.

La excepción no es una sola: depende del contribuyente

La propia LISR contempla una primera válvula de flexibilidad. El tercer párrafo de la fracción III del artículo 27 faculta a las autoridades fiscales para liberar de la obligación de utilizar los medios previstos por la ley cuando las erogaciones se efectúen en poblaciones o zonas rurales sin servicios financieros. No se trata de una autorización automática para cualquier contribuyente que alegue dificultades bancarias ni de una regla que permita sustituir discrecionalmente la tarjeta por efectivo.

Su utilización exige encontrarse efectivamente dentro del supuesto normativo y atender las condiciones mediante las cuales la autoridad instrumente esa liberación. Por ello, antes de clasificar un pago como deducible, la empresa debe conservar evidencia suficiente de que la operación se realizó bajo la excepción correspondiente y no limitarse a documentar que en la práctica resultaba más conveniente pagar en efectivo.

Un segundo tratamiento especial subsiste para determinadas personas físicas que permanecen válidamente en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF). El régimen fue derogado para nuevos contribuyentes a partir de 2022; sin embargo, la fracción IX de las disposiciones transitorias de la reforma publicada el 12 de noviembre de 2021 permitió que quienes tributaban en él al 31 de agosto de 2021 optaran por continuar durante el plazo de permanencia que les correspondiera, siempre que cumplieran las condiciones transitorias, incluida la presentación oportuna del aviso respectivo.

La misma disposición ordenó considerar las normas vigentes antes de la entrada en vigor de la reforma. Por ello, todavía en 2026 pueden existir contribuyentes que legítimamente continúan en RIF, pero no cualquier persona física puede invocar hoy ese régimen ni incorporarse nuevamente a él.

Dentro de ese marco transitorio, la regla 3.13.2 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2021 (RMF 2021) contemplaba la opción de deducir erogaciones pagadas en efectivo por la adquisición de combustible para vehículos utilizados en la actividad, siempre que cada adquisición fuera igual o inferior a $2,000 y se encontrara amparada por el CFDI correspondiente. Esta facilidad debe leerse junto con el régimen transitorio y no como una excepción general vigente para todas las personas físicas.

Su aplicación en 2026 exige, primero, demostrar que el contribuyente tiene derecho a continuar tributando en RIF y que no ha agotado su periodo de permanencia; sólo entonces resulta jurídicamente pertinente analizar la regla histórica aplicable a su tratamiento fiscal. El propio SAT mantiene herramientas de declaración que contemplan ejercicios posteriores a 2021 para contribuyentes que permanecen bajo ese esquema transitorio.

El 15% sectorial: una facilidad con límites cuantitativos y documentales

La excepción de mayor relevancia operativa durante 2026 se encuentra en la Resolución de facilidades administrativas para los contribuyentes de los sectores que en la misma se señalan para 2026 (RFA 2026), publicada el 17 de febrero de ese año. Su regla 1.9 permite a los contribuyentes dedicados exclusivamente a actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o pesqueras que cumplan sus obligaciones en los términos señalados por los artículos 74 y 113-E de la LISR considerar satisfecho el requisito del artículo 27, fracción III, segundo párrafo, cuando una parte de sus pagos por consumo de combustible se realice mediante medios distintos de cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico autorizado, siempre que esa porción no exceda del 15% del total de los pagos de combustible destinados a su actividad. La regla mantiene, además, la exigencia relativa a la información del permiso vigente del proveedor en el CFDI.

El porcentaje debe interpretarse como un límite respecto del total de pagos por combustible y no como una deducción automática equivalente al 15% del gasto. Si una empresa del sector primario adquiere durante el ejercicio $100,000 de combustible y paga $20,000 mediante medios distintos de los exigidos ordinariamente, la facilidad sólo protege hasta $15,000; los $5,000 excedentes no satisfacen el requisito especial de forma de pago.

Si, por el contrario, sólo $10,000 fueron pagados en efectivo y el resto mediante transferencia, tarjeta, cheque nominativo o monedero autorizado, la totalidad de los $100,000 podría superar este requisito específico, siempre que también se cumplan los demás presupuestos de deducibilidad. La operación del porcentaje exige, en consecuencia, controles acumulativos durante el ejercicio: no basta revisar cada ticket aisladamente, porque el límite se determina contra el universo de pagos de combustible destinado a la actividad.

Una facilidad equivalente se extiende a determinados sectores de autotransporte. La regla 2.9 de la RFA 2026 comprende a personas físicas o morales dedicadas exclusivamente al autotransporte terrestre de carga federal que tributen en los regímenes que la propia disposición identifica. La regla 3.12 hace lo correspondiente para personas físicas, morales o coordinados dedicados exclusivamente al autotransporte terrestre foráneo de pasaje y turismo, mientras que la regla 4.5 alcanza al autotransporte terrestre de carga de materiales y al transporte terrestre de pasajeros urbano y suburbano.

En todos estos casos, la lógica central coincide: los pagos realizados por medios distintos de los previstos ordinariamente pueden representar hasta el 15% del total pagado por combustible para desarrollar la actividad, sujeto a los requisitos fiscales y de permiso del proveedor.

Esta precisión resulta importante porque la facilidad no pertenece genéricamente a “los transportistas”. La actividad efectiva, el régimen bajo el cual se cumplen las obligaciones y, cuando la regla lo exige, la condición de dedicación exclusiva constituyen elementos jurídicos de acceso. Una sociedad que utiliza flotillas para distribuir sus propios productos no se convierte, por ese solo hecho, en contribuyente del sector de autotransporte comprendido por estas reglas. Del mismo modo, la existencia de un gasto elevado de diésel no genera el derecho a utilizar la facilidad. Antes de programar pagos en efectivo, el área fiscal debe identificar la disposición concreta que habilita al contribuyente, verificar que la actividad declarada y efectivamente realizada corresponda con el supuesto y documentar el cálculo del límite aplicable.

Control corporativo: el riesgo está en la suma, no solamente en el recibo

Desde la perspectiva de gobierno y control interno, el error más frecuente consiste en tratar la excepción como una política de caja y no como una facilidad fiscal cuantificada. En una organización con numerosas unidades, operadores o centros de costo, cada responsable puede considerar insignificante pagar en efectivo pequeñas cantidades de combustible; sin embargo, la acumulación de esos pagos puede superar el 15% permitido.

Por ello, tesorería, contabilidad y operación deben compartir una base de información que clasifique la forma de pago de cada adquisición, identifique el CFDI correspondiente, valide los datos del proveedor y permita monitorear el porcentaje acumulado. El límite debería administrarse preventivamente y no reconstruirse al preparar la declaración anual, cuando ya no existe posibilidad de corregir la forma en que fue pagada la erogación.

También debe evitarse confundir el cumplimiento de la forma de pago con la deducibilidad integral. Pagar el combustible mediante tarjeta no convierte automáticamente el gasto en deducible, como tampoco encontrarse dentro del 15% autoriza a prescindir del CFDI o de los demás requisitos aplicables. La erogación debe corresponder a la actividad, reunir las exigencias de comprobación, registrarse adecuadamente y satisfacer las condiciones particulares establecidas por la legislación y por la facilidad utilizada.

La fiscalización puede examinar de manera conjunta la identidad del proveedor, el permiso incorporado al comprobante, la relación del combustible con los vehículos y actividades del contribuyente, su registro contable y la trazabilidad financiera. Una política empresarial técnicamente adecuada debe integrar esas variables en lugar de limitarse a preguntar si “se puede pagar en efectivo”.

Reflexión final

La regla general para 2026 es inequívoca: quien pretende deducir combustible debe pagarlo mediante los medios identificables previstos en el artículo 27, fracción III, de la LISR, aun cuando cada adquisición sea inferior a $2,000. El efectivo sobrevive sólo en supuestos jurídicamente delimitados: determinados contribuyentes que continúan válidamente en RIF bajo el régimen transitorio; contribuyentes de los sectores primario y de autotransporte expresamente comprendidos por la RFA 2026, dentro del límite del 15%; y aquellos casos en que proceda la liberación relativa a poblaciones o zonas rurales sin servicios financieros. La excepción no debe convertirse en regla interna de tesorería.

Para la empresa, el problema esencial no consiste en determinar después del cierre cuánto combustible pagado en efectivo puede salvarse fiscalmente, sino en diseñar controles que impidan rebasar las condiciones de la facilidad antes de efectuar el pago. Si el sistema contable no puede conocer en tiempo real qué porcentaje del combustible se ha pagado por medios distintos de los ordinarios, ¿cómo podría sostenerse, ante una revisión, que la deducción fue aplicada dentro de un límite que la propia empresa nunca controló?