Adrián Alfonso Paredes Santana
Licenciado en Contaduría Pública y
en Derecho por la Universidad de Guadalajara; Maestro en Impuestos; Diplomado en Estudios Avanzados
en Derecho Administrativo por la
Universidad San Pablo CEU Madrid y catedrático de la Universidad Panamericana y del Centro de Estudios del Derecho de la Empresa «CEDE»
Twitter: @RCEmx

A manera de contexto, es importante recordar que la convocatoria de las reuniones del Consejo de Administración es responsabilidad del Presidente, mientras que, el establecimiento y desahogo  del orden del día compete al Secretario. De éste último hablaremos en esta oportunidad, pues los temas abordados siempre son de relevancia, y determinante en el rumbo de la organización; pero, esto no quiere decir que deben ser complejas y prolongadas.

Además, para finalizar este breve contexto, tenemos dos tipos de asambleas, las ordinarias y las urgentes, las primeras es recomendable dejar establecido que se llevarán a cabo con una convocatoria cuando menos 5 días, y los urgentes se recomiendan que sea realizadas en un lapso máximo de 24 horas.

De acuerdo con el “código de principios y mejores prácticas corporativas” se contempla un mínimo de 4 reuniones durante el año, y la anual, esto es, cada trimestre. La mayoría de los Códigos de Buen Gobierno de las empresas contemplan periodos de reuniones más constantes, sin embargo, esto corresponde a cada tipo de actividad y de conformidad a los acuerdos que el propio consejo de administración considere y establezca. No importa el número de veces que se reúnan, siempre que se cumpla el objetivo de que todos los miembros del Consejo sepan con exactitud el estado de la entidad que administran; y por otro lado, los consejeros deben ser conscientes de la responsabilidad de organizarse para asistir.

En cualquier convocatoria se deberá incluir el orden del día y el objetivo de cada uno, para que sus integrantes conozcan el tema o temas a tratar para mayor eficiencia, dejando a un lado cualquiera que sea “asuntos varios”. Lo anterior, no será aplicable tratándose de asuntos que requieran confidencialidad, en este caso se deberán establecer los mecanismos necesarios para que los consejeros puedan evaluar adecuadamente y con oportunidad las propuestas respectivas. En suma, para una mayor eficiencia debe existir entrega con una buena anticipación, a toda la información necesaria para su análisis, participación y adecuada toma de decisiones.

Es importante, y sobre todo recomendable, que se empleen también los medios electrónicos para llevar a cabo la convocatoria, algunos códigos recomiendan correos electrónicos, llamadas, o lo que se considere mejor. Es recomendable se defina este protocolo en los Códigos de Buen Gobierno, para que todo marche bien. Recordemos que sus reuniones no necesariamente deben de ser en el domicilio social de la entidad.

Para mejor eficiencia en el desarrollo de la reunión tener establecidos los mecanismos de tiempo por punto de la “orden del día”, así como la mecánica y duración en su desarrollo individual. En segundo lugar, es tener un modelo de acta detallada que, paso a paso, lleva a cada la resolución o tomas de decisión. Es lo primero trabajar en el mecanismo a partir del cual se establecerá el acta.

La comunicación entre la Presidencia y la Secretaría es importante, pero más su coordinación es fundamental, pues es medio para asegurarse de que el orden del día refleje los puntos acordados y para que el desarrollo de la reunión no se salga de este en ningún momento de su rumbo, haciendo más sencillo el levantamiento del acta. En la medida de las posibilidades del consejo, y sobre todo con personas de confianza, para tener una especie de subsecretarios encargados de revisar que todo esté en orden, con la finalidad de evitar errores y estar seguros de que todo marcha en orden, para así cerrar la reunión de manera eficiente y rápida.

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