Tamara Dubois Cruz
Estudiante de Derecho en Tecnológico de Monterrey, campus Guadalajara; asociada en el área corporativa de la firma «Degalcorp Abogados»
Twitter: @DEGALCORP

A partir de la década de los 90s, el Protocolo de familia se ha convertido en una de las más útiles y populares herramientas para la gestión y continuidad de los negocios familiares ya que establece un marco de actuación. El protocolo familiar es un documento que recoge los acuerdos de una familia empresaria, tanto sus valores empresariales como familiares, la historia de la familia y empresa. Su objetivo principal es definir las bases, normas y reglamentos que regulan todos aquellos aspectos en donde se relacionan la familia y la empresa.

Toda empresa necesita un clima relativamente tranquilo para su funcionamiento y desarrollo, por lo que el propósito del protocolo es evitar futuros conflictos entre los participantes de la empresa familiar, a través de la creación de una guía de conducta y funcionamiento, logrando un bienestar a largo plazo. Entre otros problemas, una empresa familiar ha de superar las dificultades que conllevan las relaciones entre la familia y el negocio, y en este sentido el protocolo es una eficaz herramienta para establecer unas normas claras que faciliten la convivencia presente y futura.

Un estudio presentado por Family Business Summit identificó los principales puntos de fracaso en las empresas familiares. En un estudio realizado a 1,000 patrimonios familiares de más de 25 millones de dólares, en sus procesos de transición inter generacional, 900 de ellos fracasaron por las siguientes razones:

a) 60 por ciento fracasaron por el rompimiento de comunicaciones y pérdida de la confianza.
b) 25 por ciento por la inadecuada preparación de sus sucesores y/o herederos.
c)16 por ciento por razones técnicas o coyunturales.

Por lo anterior, se establece que la forma de prevenir el fracaso tomando en cuenta los ejemplos expuestos y muchos más, es la creación de un Protocolo de familia.

Empresa familiar

Se considera como empresa familiar cuando una parte esencial de su propiedad está en manos de una o varias familias, cuyos miembros intervienen de forma decisiva en la administración y dirección del negocio.

Las empresas familiares constituyen entre el 70 y el 90 por ciento de todos los negocios de las economías libres del mundo, generan entre el 40 y el 65 por ciento de la producción económica, crean empleos para un 40 y 60 por ciento de la población y generan más den 49 por ciento del PIB e los EE.UU. y más del 75 por ciento del PIB en México y América Latina. La actividad de las empresas familiares ha generado un considerable impacto económico y, con su actividad, contribuyen a la creación de cadenas de valor para productos y servicios que representan la mayor parte de la demanda del mercado a nivel mundial.

La contribución de la empresa familiar a la estabilidad del empleo es una de sus principales características, ya que las relaciones laborales adquieren matices privilegiados de continuidad, afecto y confianza, independientemente del tamaño de la empresa.

Es importante tener en cuenta que la constitución y dirección de una empresa familiar siempre será distinta a una empresa que no comparta esta característica, principalmente por los rasgos diferenciadores de la empresa familiar, los cuales son:

1.- La propiedad de la empresa se encuentra concentrada en un grupo familiar. A medida que se produce un mayor tránsito generacional, la propiedad se divide en más ramas o grupos de parentesco.
2.- El grupo familiar participa en el gobierno y gestión de la empresa.
3.- Existe una vocación de continuidad, de transmisión de los valores empresariales propios de la familia.

Las  interacciones entre la familia y la empresa ha sido materia de estudio por varios años, debido a que su funcionamiento representa un complejo entramado de situaciones. Kelin E Gersick,  John A. Davis, Marion M. Hampton e Ivan Lansberg en su libro titulado  Generation to Generation: Life cycles of the family business, plasmaron en un diagrama las interacciones entre familia y empresa, el cual se muestra a continuación.

En razón de lo anterior, las ventajas competitivas de la empresa familiar derivan precisamente de la interrelación existente entre familia y empresa, dentro de las cuales destacan:

i) Mayor grado de compromiso y dedicación en el negocio.
ii) Mayor grado de autofinanciación y reinversión de beneficios.
iii) Mejor orientación al mercado.
iv) Mayor vinculación con los clientes.
v) Comportamiento más entusiasta de los trabajadores.
vi) Mayor afán de superación.
vii) Flexibilidad competitiva.

En México, es usual encontrar que este tipo de empresas no se tienen identificadas ni formalizadas las interacciones que hay entre el negocio y la familia, es decir, no hay una división cara entre el hogar y la empresa, generando que los problemas de familia se los llevan al negocio y viceversa. Este tipo de problemas surgen a raíz de la carencia de reglas formales; lo familiar en casa y loe negocios en la empresa. Por consiguiente, la institucionalización de la empresa familiar permitirá lograr la continuidad, crecimiento y permanencia del negocio.

Protocolo y beneficios

El Protocolo de familia se muestra como el instrumento más adecuado para regulas los acuerdos, expansiones, conductas y discrepancias que puedan surgir, es un acuerdo inter pares, que se rige por el principio de la autonomía de la voluntad, que regula:

  • Las relaciones económicas y profesionales entre los miembros de la familia que ostenta la condición de socios y la propia empresa.
  • La gestión y organización de la empresa.

Los principales beneficios que trae consigo un Protocolo de familia son:

  1. Mantener la unidad familiar.
  2. Enseña a sus miembros la historia familiar.
  3. Minimizar, controlar y resolver los conflictos presentes y futuros.
  4. Fortalecer la empresa familiar.
  5. Mejora el control de la propiedad.
  6. General sentido de pertenencia, confianza y unidad.
  7. Genera confianza entre la familia y frente a terceros.
  8. Difunde claridad para las generaciones venideras en cuanto a los roles y futuro como propietarios.
  9. Define los mecanismos de sucesión del poder.
  10. Promueve el cambio y nuevas estructuras, comportamientos y roles.

Para garantizar la eficacia del Protocolo es fundamental que éste cuente con el consenso de todos los familiares, que sea adoptado en un momento pacífico, desde el punto de vista familiar como del empresarial. El Protocolo resulta un instrumento eficaz para la prevención de conflictos, por lo que es fundamental anticiparlo a los posibles problemas que puedan surgir.

El proceso de elaboración del Protocolo exige la colaboración de todos los miembros implicado y que, entre ellos, se realicen todos los debates necesarios sobre los temas a incluir en el mismo, ya que este proceso de discusión y posterior consenso hasta llegar al acuerdo final, es clave para el eficaz funcionamiento del mismo.

El Protocolo debe ser una herramienta dinámica, es decir, es conveniente revisarlo periódicamente con el fin de adaptarlo a los cambios tanto familiares como empresariales que se vayan produciendo a lo largo de los años y así, mantener su vigencia. En concreto, el Protocolo es un instrumento vivo, que servirá para guiar las actuaciones familiares y su procedimiento de creación es de suma importancia.

El Protocolo regulará los aspectos íntimos y privados de la familia empresaria, tales como:

  • Valores, normas de conducta y ética.
  • Objetos individuales de los miembros de la familia.
  • Capital, seguros, apoyo en conflictos.
  • Declaración de incapacidad de sus miembros.
  • Mecanismos de solución de conflictos.

Es importante tener en consideración, que cada protocolo familiar es distinto. Ningún proceso de creación es igual a otro, debido a los factores que inciden en su desarrollo, tales como:

1.- Historia de la familia.
2.- Cultura.
3.- Tradiciones familiares
4.- Ley aplicable.
5.- Voluntad del fundador.

Existe una gran variedad de esquemas del procedimiento de creación de los Protocolos, sin embargo, todos tienen etapas similares que van desde la identificación del líder de familia, evaluar quinees participan, establecer mecanismos para la toma de decisiones, realizar encuestas, programar reuniones, determinar tendencias, detectar conflictos recurrentes, consenso entre participantes, aprobación, plasmar documento, firma, puesta en marcha del Protocolo, seguimiento y evaluaciones periódicas. A continuación se presentan esquemas de desarrollo:

En cuanto al tema del contenido, un Protocolo podrá contener:

  1. Preámbulo.
  2. Valores y creencias de la familia.
  3. Órganos de gobierno familiar.
  4. Órganos de gobierno de la empresa familiar.
  5. Regulación de la conducta de los miembros de la familia en relación con la empresa.
  6. Regulación de la propiedad accionaria.
  7. Derechos de los miembros de la familia.
  8. Obligaciones de los miembros de la familia.
  9. Apoyo de la familia para los mismos.
  10. Filantropía
  11. Solución de Conflictos.

A continuación se muestra una tabla con el contenido de un protocolo familiar:

El Protocolo es una planeación a largo plazo, y tal como lo dijo el abogado y filósofo austriaco Peter F. Drucker, “La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras sino del futuro con las decisiones actuales”; Peter F. Drucker, “La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras sino del futuro con las decisiones actuales”; el protocolo de familia es sencillamente eso, pensar en el futuro de las decisiones presentes.

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