Adrián Alfonso Paredes Santana
Licenciado en Contaduría Pública y
en Derecho por la Universidad de Guadalajara;
Maestro en Impuestos por el Instituto de Especialización para Ejecutivos, S.C.; Diplomado en Estudios Avanzados y Doctorando en Derecho Administrativo por la Universidad San Pablo CEU Madrid y catedrático de la Universidad Panamericana y del Instituto de Especialización para Ejecutivos, S.C. Twitter: @RCEmx

Es una serie de documentos internos, que están para implementar dentro de la organización una obediencia al cumplimiento de la normatividad vigente dentro de sus actividades; así como prevenir y detectar infracciones a las normas que se puede producir dentro de las instalaciones, o bien, al momento del desarrollo de sus operaciones cotidianas.

Se conforma por diversos protocolos diseñados para prevenir, evitar y reaccionar; pero sobretodo, inhibir las posibles conductas delictivas por parte de  los integrantes, desde los más altos funcionarios hasta aquellos miembros que se encargan de la ejecución de las actividades de la empresa. Recordemos que el Gobierno busca cada vez más involucrar a los entes jurídicos a la auto vigilancia, puesto que a nivel mundial es un gran problema,  esto es, nos está haciendo auto reguladores en  el debido cumplimiento mediante la responsabilidad penal de la personas jurídicas.

Labor que no puede ser llevada cabo, como tradicionalmente se hace mediante el abogado de la empresa o el área jurídica interna, pues estos están para el cumplimiento, vigilancia y protección. En cambio, dentro de un programa de complimiento –compliance- se designa a un oficial de cumplimiento, que es el sujeto ideal para lograr tal finalidad por una sencilla razón, su imparcialidad, pues su implementación implica buscar la protección tanto de la propia organización en su integridad y reputación, hasta tener mucha atención a los agentes externos con los que se relaciona, cuidando su relación con otras organizaciones, por ejemplo con proveedores o bancos, así como con la sociedad en general y el medio ambiente. Para alcanzarlo se necesita un elemento primordial a parte de las políticas y la gestión, es la existencia de un canal de comunicación anónimo de denuncias, para que este oficial de cumplimiento pueda recibir la comunicación de posibles irregularidades, y al ver su contenido determinar su la acción a llevar a cabo y comenzar con sus indagatorias e integrar las pruebas iniciales necesarias, haciendo las veces de investigador, con el fin de comenzar la denuncia ante las autoridades correspondientes, pasando en un segundo plano un informe al consejo de administración al respecto.

Cabe apuntar que dentro de las regulaciones se establece el concepto de “organización” y no de personas moral o jurídica, por una razón, cada negocio puede estar conformado por distintos vehículos societarios o contratos para su operación.

La implementación de un programa consiste en la adopción de medidas para asegurar la prevención de infracciones a las normas, desde administrativas, civiles, mercantiles, y recientemente las penales, que puedan surgir como resultado de la realización de las actividades que realiza la organización, en suma, debemos agregar la complejidad que implica una estructura organizacional como lo apunte en el párrafo antecedente.

Algo muy importante para el cambio hacia este nuevo pensamiento de que las sociedades no pueden ser penalmente responsables fue el surgimiento del Código Nacional de Procedimientos Penales, en específico con la concepción de la responsabilidad penal de las personas jurídicas, contenida inicialmente en los artículos 410 y 421; en el cual se especifica que son responsables cuando no se tenga la debida diligencia organizacional, lo que conforma parte de uno de los elementos del tipo penal, entonces, es aquí donde una verdadera implementación y seguimiento de un programa de cumplimiento dentro de la empresa, puede excluirla del tipo penal o en su defecto, alcanzar una atenuación de la sanción; preciso en este momento que no soy especialista en material penal, pero la mayoría de autores al respecto concluyen en una reflexión muy similar.

En lo personal me lo que más me agrada,  es que la exigencia que tiene un oficial de cumplimiento en su capacidad, tanto aprendizaje como de ejecución, esto es, como estamos buscando que la dentro de la actividad empresarial del organización no sólo se evite que se comprometan delitos, sino por el contrario, debe ser tan preciso para poder  tener el cumplimiento de todas las obligaciones contenidas en los diversos dispositivos legales de forma anticipada antes de cualquier irregularidad, para así poder cuidar la reputación con una debida y diligente gestión de riesgos de la vulneración de cualquier norma, sea cual sea su materia. Las etapas de implementación de un programa de cumplimiento podrían ser las siguientes:

  • Formulación. Es el diseño del sistema de autorregulación donde se evalúan con los riesgos ordinarios, residuales y extraordinarios, que la misma actividad de la empresa la expone. Lo que hace que se preparen las primeras reglas de cuidado en base a estos riesgos inherentes.
  • Implementación.  No sólo basta con emitir políticas y gestiones por cada departamento, así como la designación de sus responsables; lo más importante es permear la cultura corporativa del cumplimiento en conjunto con estos documentos hacia toda la organización, a cada uno de los involucrados mediante la concientización y capacitación respectiva. Pues de nada sirve solamente tener documentos que nadie sabe el alcance y relevancia que pueden tener. Veamos, dentro de un proceso penal, la sola exhibición de documentos no acredita la debida vigilancia del cumplimiento, lo que lo va hacer valer es que los integrantes demuestren que fueron preparados e instruidos para prevenir riesgos específicos.
  • Confirmación de implementación. Una vez que se capacita cada una de las áreas, con cursos de actividades para transmitir su conocimiento, la empresa debe de tener dos canales de comunicación: (i) uno que provenga de abajo hacia arriba, de los ejecutivos hacia los directivos para que estos sea sensibilizados por aquellos; y (ii) el otro opuesto, de arriba hacia abajo, es de los directivos a los operativos buscando transmitir la importancia de la integridad y seguridad que brinda el cumplimiento de la norma. Esto se trata de un control integral mediante la involucración de todos, como si se trata de un cuerpo, donde cada célula debe saber su papel dentro del compliance, para poder tener mayor información, y lo única manera para lograr es la existencia de un canal de denuncia anónima. Así todos velaran por el bien ser de la organización.
  • Conclusión y mejora continúa.  Sólo se puede hablar que hemos terminado la primera parte de implementación cuando se ha consolidado este conocimiento y generado los canales de confianza para presentación de denuncias para el conocimiento del oficial de cumplimiento; esto no significa que con eso se acabó todo, por el contrario, no se logrará sino se consigue dar una constante revisión para detectar posibles deficiencias o el surgimiento de nuevos riesgos, a los que hay que establecer políticas y una adecuada gestión.

Cómo lo podemos ver, es la tendencia que, hoy por hoy, los empresarios deben de seguir, y nosotros los profesionistas dedicados al derecho empresarial debemos promover, en palabras del Doctor Miguel Carbonell dentro de la presentación del libro «Responsabilidad penal de las empresas en México» de Rubén Quintino Zepeda en el Senado de la República, el pasado 28 de febrero: “… debemos cambiar el modelo reactivo de abogacía a una preventivo de abogacía…”, así  tanto consultores como empresarios debemos entender que lo más importante es prevenir cualquier situación de riesgo.

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