Fernando Rafael Ramos Gallardo
Licenciado en Derecho por la Universidad Enrique Díaz de León y Maestría en Impuestos por Instituto de Especialización para Ejecutivos, S.C.; abogado litigante de la Firma Gallardo Flores y Asociados, S.C.
Un aspecto importante para los empresarios es saber el tiempo que tienen la obligación de conservar su contabilidad y la documentación comprobatoria de sus operaciones, tanto para efectos fiscales como mercantiles. No hacerlo de manera correcta puede tener implicaciones desde simples sanciones económicas hasta supuestos de determinaciones de créditos por presunción fiscal o responsabilidades mercantiles con terceros. Comenzar este tema debe ser sin lugar dudas a partir del concepto de la contabilidad que el artículo 33 del Código de Comercio (CCOM) nos define:

El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos:

  1. Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.
  2. Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa;
  3. Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio;
  4. Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales;
  5. Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la de las cifras resultantes.

En los subsecuentes artículos se establece reglas especiales para sus sistemas, libros, registro e incluso su idioma. Relativo al tema en estudio el 38 es el que contempla el plazo de conservación de la contabilidad, que a continuación se transcribe:

“El comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años”.

Como se aprecia, esta norma indica que los comprobantes originales de las operaciones que realicen los comerciantes, los libros, registros y documentos del negocio, deben conservarse por un plazo mínimo de diez años, sin cáusales o excepciones especiales, incluso, se trasmite a las personas que llegasen a fungir como liquidadores de sociedades. Esto es en materia mercantil, regulación especial de las actividades ordinarias que realiza una persona física comerciante o una sociedad mercantil, desde el sistema de contabilidad adecuado, hasta la manera en que se tendrán que realizar los registros de las cuentas. El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) indica que la contabilidad se integra por los sistemas y registros contables, que señala su reglamento, por los papeles de trabajo, asientos, cuentas especiales, libros y registros sociales, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevarla, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.

La omisión más común surge cuando por su mayor difusión se le da primero, en orden de importancia, al contenido en el CFF, donde contempla un plazo de conservación de contabilidad estrechamente relacionado con las facultades de comprobación del fisco, las cuales se extinguen en un plazo de cinco años, sin embargo, bajo determinadas circunstancias se puede extender a diez años. El tiempo señalado CFF en su artículo 30, tercer párrafo, es de cinco años contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas:

“…

La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

…”

Esto no significa que esos cinco años son exactamente los que se debe conservar cualquier documentación o información, pues como se señala, también tratándose de aquella correspondiente a actos cuya afectación fiscal se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos, como podría ser las pérdidas, caso en el que, se tendrá que conservar la información con la que se compruebe su origen, por todos los años en que sea aplicable contra las utilidades generadas, y una vez que la misma se haya aplicado o hubiera precluido el derecho de amortizarlas, comenzará a computarse el plazo de cinco años. Para los efectos fiscales se entiende que la Contabilidad se integra por:

  • Sistemas.
  • Registros contables y sociales.
  • Papeles de trabajo.
  • Cuentas especiales.
  • Libros contables y sociales.
  • Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y su contenido.
  • Máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros.
  • Documentación comprobatoria.

Por lo anterior, aun cuando para los conceptos de contabilidad en las disposiciones fiscales y mercantiles difieren muy poco, su conservación es bajo diferentes plazos, para las primeras, únicamente por cinco años la regla general, mientras que para las segundas, atendiendo a lo establecido en su legislación deben ser conservados por un plazo de diez años. El tema es delicado, por lo que señalamos con antelación, respecto a la relación que guarda para efectos tributarios esta situación frente a la caducidad de facultades de comprobación para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones y determinar, en su caso, las contribuciones o aprovechamientos omitidos, sus accesorios e imponer las sanciones que correspondan, facultad que se extingue por regla general en cinco años contados a partir de que:

  • Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo, respecto a declaraciones complementarias comenzará a computarse a partir del día siguiente al que se presenten:

Ejercicio Fiscal

Plazo de conservación, hasta:

2013

2019

2012

2018

2011

2017

2010

2016

2009

2015

2008

2014

2007

2013

Por lo que hace a los conceptos modificados en relación con la última declaración de esa misma contribución del ejercicio.

  • Se presente o debió haberse presentado declaración o aviso, en el caso de contribuciones que no se calculen por ejercicio o a partir de que se causaron las contribuciones, cuando no exista la obligación de pagarlas mediante declaración.
  • Se cometiera la infracción a las disposiciones; pero si fuera continuada, será a partir del día siguiente a aquél en que cesen sus efectos o se hubiese realizado la conducta o hecho, respectivamente.
  • Se levante el acta de incumplimiento de la obligación garantizada, en un plazo que no excederá de 4 meses, contados a partir del día siguiente al de su exigibilidad sobre las fianzas constituidas, la cual será notificada a la afianzadora.

El legislador contempla una ampliación hasta diez años para que el fisco goce del ejercicio de sus facultades, bajo los siguientes casos:

  • Cuando el contribuyente no hubiera solicitado su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes;
  • No lleve contabilidad o no la conserve por el plazo establecido en el propio Código Fiscal de la Federación;
  • Por los ejercicios en que no se presente alguna declaración, cuando se esté obligado;
  • Cuándo no se presente en la declaración del Impuesto Sobre la Renta la información respecto del Impuesto al Valor Agregado, así como de Especial sobre Productos y Servicios que se solicite en dicha declaración.

El CFF establece que el plazo que tiene la autoridad para ejercer sus facultades de comprobación tiene causales para que se suspenda, esto para preservar el tiempo suficiente para ejercerlas pero sólo en los siguientes supuestos:

  • Se ejerzan las facultades de comprobación;
  • Se interponga un recurso administrativo o juicio;
  • Cuando el contribuyente cambie su domicilio fiscal sin haber presentado el aviso o cuando lo hubiera señalado en forma incorrecta y la autoridad no pueda iniciar por ello sus facultades de comprobación. En este caso, el cómputo del plazo de caducidad reiniciará cuando se localice nuevamente.
  • En los casos de huelga, hasta en tanto termine.
  • En el caso de fallecimiento del contribuyente, en tanto se designe al representante legal de la sucesión.
  • Tratándose de empresas que consoliden para efectos fiscales, el plazo se suspenderá respecto de la controladora, cuando las autoridades ejerzan sus facultares respecto de alguna de las controladas de dicha sociedad controladora.

En todo caso, el plazo de caducidad adicionado con el tiempo por el que no se suspende no podrá exceder en ningún caso de diez años. Cabe señalar como apunte final que los documentos que cuenten con la firma electrónica avanzada, así como los de sello digital deberán de conservar en los mismos términos que los demás documentos mencionados, según sea el caso. Es importante que cuando se reemplacen dichas firmas, sea por motivo de revocación o de simple renovación, no se eliminen los archivos de las firmas inhabilitadas o vencidas, ya que de lo contrario se estará incumpliendo con estas disposiciones. En conclusión, el plazo por el que debe conservarse la documentación relativa a la contabilidad, especialmente aquellos casos en los que se hayan utilizado pérdidas fiscales o los casos especiales descritos, pues su tiempo se prolonga hasta que agote sus efectos impositivos. Es importante mantener la documentación que soporte las operaciones que se realicen y no debemos pasar por alto que el CCOM es preciso, siendo por un tiempo de diez años que el comerciante debe conservar la documentación.

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1 Comentario

  1. Lo que no me queda claro en cuanto la conservación, es si se refiera a conservación física o electrónica. Pues actualmente la contabilidad que se lleva es electrónica. Por lo que yo entiendo todos estos libros y registros guardados deben de ser electrónicos

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