Mario Rizo Rivas
Contador Público Certificado y Maestro en Impuestos. Socio Director de Salles, Sainz–Grant
Thornton, S.C., oficina de Guadalajara y Presidente
del Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara, A.C. 
Twitter: @mariorizofiscal

Como líder, entiendes lo importante que es tener una visión del futuro. La mejor manera de lograr esa visión es establecer metas. Necesitarás objetivos a corto y largo plazo, siendo las metas a corto plazo bloques sobre los que construir para llegar a los objetivos a largo plazo.

Los objetivos deben ser medibles en el tiempo para poder determinar con precisión su cumplimiento. Es una de las condiciones básicas que deben cumplir para ser realmente efectivos.

Esto no presenta mayores complicaciones cuando se trata de objetivos cuantificables, como ser, por ejemplo, alcanzar un nivel de producción, establecer metas de ventas o fijar un objetivo de accidentes de trabajo.

En estos casos, siempre que se cuente con información oportuna y confiable, se pueden determinar indicadores que, apoyados en esa información, midan su grado de cumplimiento a través del tiempo de manera objetiva.

Las personas están muy influidas por los plazos. Los plazos para iniciar un proyecto, cumplir una meta intermedia y finalizar el proyecto, suelen ayudar a asegurar que los resultados deseados se logren, Los plazos guían y a menudo producen un comportamiento motivado, especialmente cuando las consecuencias están ligadas al cumplimiento o incumplimiento de estos. Dado un plazo, la gente de gran empeño trabajará contra reloj para cumplir su cometido. En muchas personas, los plazos crean una sensación de urgencia de finalizar su tarea a tiempo.

“Una orden sin plazo no es una orden” Masao Nemoto.

Esta norma se utiliza para asegurar que los directivos establezcan siempre un plazo para las tareas o proyectos asignados. Se instruye a los empleados para que omitan exigencias que no estén sujetas a un plazo. Nemoto considera que sin plazo es menos probable que se cumplan las tareas. Los plazos sirven también para que los colaboradores establezcan prioridades en su trabajo. Saber cuáles son los plazos para el cumplimiento de las tareas, facilita la planeación de las actividades laborales y hace más eficiente la utilización de su tiempo.

Los plazos son fáciles de establecer y representan una medida importante que tanto los directivos como los empleados pueden utilizar para evaluar el desempeño. Es bastante fácil determinar si se ha cumplido una misión, objetivo, meta o tarea en el tiempo. Un experto consultor empresarial afirma: “Los directivos que no establecen plazos ni miden el desempeño, que sólo le dicen a sus colaboradores “haga lo mejor que pueda”, rara vez logran los resultados deseados”.

Frecuentemente, el cumplimiento o incumplimiento de los plazos constituye para el directivo y los colaboradores una retroalimentación clara y concreta. Sin embargo, a veces es posible caer en el exceso. Observar únicamente el cumplimiento a tiempo de las tareas puede conducir a que se pasen por alto las medidas de calidad y a que se castigue al empleado por circunstancias que escapan a su control. En ciertos casos es preferible tener las cosas tarde pero bien hechas, y en otros, no muy perfectas, pero a tiempo. Los plazos deben ser sencillos y directos: por ejemplo:

  • Tengan hechas todas las evaluaciones de desempeño para el 1 de diciembre.
  • Comiencen las entrevistas el 1 de agosto. Termínenlas el 16 de agosto.
  • Terminen las pruebas de control de calidad de 10 productos el día 10 de septiembre.
  • Presenten el presupuesto del año 2021 el 1 de noviembre a las 9:00 A.M.

El directivo puede establecer los plazos unilateral o  de manera conjunta con el colaborador, o sencillamente el empleado mismo puede hacerlo. Estos métodos deben utilizarse diferencialmente, dependiendo de la tarea y del nivel de madurez del empleado. Los empleados más eficientes y motivados suelen fijar sus propios plazos. Si el mismo colaborador establece sus plazos, es más probable que los cumpla.

Una advertencia: el empleado se frustrará y se pondrá enojará si trabaja arduamente para cumplir un plazo supuestamente crítico, tan solo para encontrar luego que su memorando, la propuesta de presupuesto o un reporte de primordial importancia, permanece por semanas sobre el escritorio del jefe. “Trabajé muy duro para nada”, puede ser su comentario. Así se pierde la credibilidad de futuros plazos.

Por lo general, los directivos efectivos actúan sobre las tareas terminadas en el lapso de unos pocos días, y si no pueden tomar una determinación durante semanas, informan a la persona o al grupo del porqué de la demora.

MEDIDA, SEGUIMIENTO, CONTROL

Los mejores directivos nunca aceptan un “sí, yo lo haré”, sin preguntar: “¿Cuándo y a qué hora obtendré el resultado?”. Los plazos hacen claridad en el sentido de cuándo se va a empezar a terminar un trabajo para lograr un objetivo. Muchas tareas quedarían simplemente en el aire si no tuvieran tiempo límite. Los plazos establecidos también ayudan al colaborador a establecer prioridades de trabajo y son una forma de medir el desempeño.

“Cuando es obvio que las metas no se pueden conseguir, no ajustes las metas; ajusta los pasos para conseguirlas”. -Confucio

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