Socio Líder de Seguridad Social y
Servicios Fiscales en Remuneraciones
de «KPMG en México», con más de
20 años de experiencia dando
consultoría a empresas en contribuciones
locales y federales relacionadas con la
nómina, entre ellas, impuestos estatales,
IMSS, Infonavit e ISR sobre sueldos.

En una economía más competitiva, el outsourcing o tercerización de servicios es un esquema que ofrece beneficios a las empresas al volverlas más eficientes y permitirles alcanzar un mejor posicionamiento en el mercado. Al respecto, en los últimos años la regulación fiscal ha tenido modificaciones sustanciales, incorporando a partir de 2017 más requisitos que deben cumplir los proveedores y beneficiarios del servicio. Estas regulaciones representan una carga administrativa considerable, y su incumplimiento provocaría que el contratante adquiera costosas responsabilidades que no están contempladas en su perfil de riesgos.

¿Qué implica el outsourcing?

El outsourcing de personal es un modelo de negocio y una figura legal que ha brindado beneficios a las empresas porque permite tercerizar, a través de un contratista, la realización de actividades operativas y administrativas que requieren cierto grado de especialización, pero que no están alineadas al core del negocio ni agregan valor al producto final.

Así como se delegan a terceros tareas como la vigilancia, los transportes, el mantenimiento de instalaciones o la gestión de comedores industriales, se puede incorporar la administración y soporte de la plataforma informática y de sistemas, los llamados call centers, funciones de recursos humanos y contabilidad, entre otras.

Al subcontratar trabajos que no están pensados para agregar valor al negocio, la empresa se centra en los temas críticos o en la innovación, y en mejorar la rentabilidad, los costos y la sostenibilidad a largo plazo. El outsourcing permite que el contratante o beneficiario solicite los servicios de un tercero para que realice ciertas tareas con su propio personal en beneficio del primero, quien tiene el derecho de definirlas y supervisarlas. Para que esto se cumpla, la ley laboral impone tres consideraciones básicas sobre el servicio:

  • No debe comprender la totalidad de las personas del negocio.
  • No puede incluir la totalidad de las actividades iguales o similares.
  • Debe demostrarse el carácter especializado del trabajo realizado.

Tercerización:  beneficios y retos

La tercerización de servicios debe centrarse sobre todo en operaciones no prioritarias que eviten poner en riesgo la sostenibilidad del negocio. Una de sus principales ventajas consiste en un ahorro en el costo de los procesos, porque se libera al cliente de la capacitación y entrenamiento del personal subcontratado, que corren por cuenta del proveedor, quien puede ofrecerlo a varios beneficiarios al mismo tiempo. Es posible contratar el outsourcing por el tiempo y los volúmenes necesarios, incluso por temporadas, lo que evita que el contratante tenga personal subutilizado. Gracias a ello, el cliente recibe y paga un servicio especializado a la medida de sus necesidades, con personal capacitado y remunerado por un tercero que tiene la condición de patrón.

Con respecto a las desventajas, se ha observado que, después de algún tiempo, el contratante corre el riesgo de volverse dependiente de su proveedor, por lo que podría carecer de personal propio suficiente para asumir las responsabilidades del negocio. En un caso como este, sería muy costoso reconstituir el área que se consignó en tercerización. Asimismo, el personal responde sobre todo a su patrón, quien puede sustituirlo o remunerarlo según su criterio, y que no necesariamente comparte la cultura de la empresa a la que brinda su apoyo.

En cuanto a los riesgos que enfrenta una organización con respecto a este esquema de contratación destaca el hecho de que el precio pagado quede sin ser deducido del impuesto sobre la renta (ISR), o que los impuestos que deben pagarse por el prestador del servicio no lleguen a la autoridad. Por ello, quienes utilizan y ofrecen el outsourcing de personal deben comprender de manera integral la legislación aplicable, y esforzarse para darle fiel cumplimiento manteniendo un costo que evite perjudicar sus ventajas.

Tendencias y percepciones del outsourcing

México es uno de los países de América Latina en los que más se recurre al outsourcing, aunque en Estados Unidos y otros países desarrollados esta práctica está masificada, particularmente en áreas como Tecnologías de la Información (TI), servicios administrativos, centros de servicios compartidos, telemarketing y ventas, reclutamiento de personal, entre otras. Países como India e Irlanda han construido importantes ofertas del servicio en beneficio de empresas de otros países, en especial de Estados Unidos. Con respecto a la operación, el éxito de una tercerización depende en gran medida de las buenas relaciones entre cliente y proveedor, quienes deben establecer especificaciones claras y definidas sobre las tareas que deberán realizarse, la calidad del servicio, los entregables, las responsabilidades que ambos asumen entre sí, así como la cordialidad en la solución de conflictos o diferencias de los empleados involucrados.

Debe entenderse que se trata de una figura legal destinada a beneficiar a ambas partes, no es una estrategia para reducir artificialmente el número de trabajadores contratados, simular contratos ficticios o evadir el pago de impuestos y contribuciones sociales que benefician al personal. Desde el punto de vista de las autoridades fiscales y laborales, se ha promovido esta figura contractual procurando que sea conducida de manera ética y legal; de hecho, se han realizado labores de fiscalización para evitar que se utilice para evadir impuestos y cuotas sociales.

A partir de la reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT) de 2012, ha habido una mejor definición de los requisitos para que se verifiquen este tipo de contratos. Asimismo, se han incorporado otros que, en caso de no cumplirse, podrían impedir al contratante tomar la deducción del gasto para el ISR, el acreditamiento del impuesto al valor agregado (IVA) pagado, tener que cubrir por sí mismo el impuesto estatal sobre la nómina, y en casos más extremos, asumir la responsabilidad del patrón con respecto a los trabajadores contratados.

Aspectos fiscales a tomar en cuenta

Después de la reforma, la práctica de outsourcing se ha profundizado de manera constante y se ha extendido a empresas de todo el país. A pesar de ello, buscando evitar desviaciones que podrían perjudicar a los trabajadores y al fisco, se ha perfeccionado la fiscalización con un esquema en el que participan de manera coordinada la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) por medio del Servicio de Administración Tributaria (SAT), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit), los gobiernos de los estados y la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Dado el número de reguladores involucrados, es necesario que los contratantes realicen una evaluación detallada de cumplimiento sobre las obligaciones de sus contratistas, lo que significa una carga administrativa relevante en la operación del negocio.

Entre otras disposiciones, la miscelánea fiscal de septiembre de 2016 establece como requisito para los contratistas -a partir de enero de 2017, con algunas prórrogas- que los recibos de nómina (actualmente, comprobantes fiscales digitales por internet o CFDI de nómina) deben contener el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del contratante, un desglose del tiempo que el trabajador dedicó a los beneficiarios de sus servicios, el lugar en que fue prestado el servicio; además, se exige que una copia de estos CFDI de nómina sea adjuntada a la factura que el contratista presenta al beneficiario para el cobro de sus servicios. Además del artículo 15A de la Ley del IMSS, que se modificó en 2009, el régimen aplicable incluye otras disposiciones establecidas en la Ley del Infonavit, en la LFT, en las leyes del ISR y del IVA, así como en la llamada «Ley Antilavado» y la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Este complejo paquete regulatorio exige que mucha de la información sea almacenada y gestionada de manera segura durante, por lo menos, cinco años.

La legislación mencionada es una construcción jurídica detallada y exigente para los prestadores y para los beneficiarios, que ha modificado el perfil de riesgos de los negocios. Además, la firma de convenios entre las diferentes autoridades y los gobiernos estatales les permite intercambiar información y actuar de manera conjunta cuando se detecta una violación a cualquiera de los preceptos citados. De ahí se deriva la necesidad de obtener una consultoría especializada para analizar la situación fiscal y laboral del negocio; sobre todo, para identificar si en términos laborales el prestador de servicios está alineado al artículo 15A de la LFT.

En cuanto a la evaluación de proveedores desde el punto de vista fiscal, en enero de 2017 entraron en vigor algunas disposiciones, entre las que se incluye la obligación, por parte del beneficiario, de obtener constancias y evidencias de su contraparte como contratista del pago del ISR retenido y del pago de las contribuciones sociales de los trabajadores que brindaron el servicio, así como el IVA que cobró del beneficiario. Lo anterior es una condición para poder deducir el importe de la factura por los servicios contratados para efectos del ISR y poder efectuar el acreditamiento de lo correspondiente al IVA pagado, aparte de los CFDI de nómina de todos los trabajadores que forman parte del servicio.

Recomendaciones

En resumen, es de suma importancia asesorarse con equipos especializados que de forma integral puedan asesorarlos en la evaluación de los esquemas de subcontratación.  Recuerde:

  1. Antes de contratar un servicio tercerizado, evaluar si es estrictamente indispensable.
  2. Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales y laborales del proveedor de servicios para evitar caer en una defraudación fiscal.
  3. No todos los servicios contratados caen en los supuestos de la Ley Federal de Trabajo, por lo que se debe estar en constante comunicación con el proveedor de servicios de la información que reporta ante las autoridades.
  4. Establecer los sistemas de control y almacenamiento necesarios para que, en caso de una revisión, se puedan aportar los documentos recabados de los proveedores de bienes o servicios.
  5. Finalmente, realizar una revisión oportuna en conjunto con sus asesores para mitigar los riesgos y tomar decisiones acertadas.

Conclusiones

En años recientes, el régimen de tercerización de servicios de personal ha sido modificado para cumplir con nuevas disposiciones que involucran responsabilidades fiscales, laborales y de control, generando una carga administrativa adicional. La implementación adecuada de los esquemas de outsourcing, apoyada en la correcta interpretación de la ley, permite que contratistas y contratantes confirmen que se ubican en los supuestos definidos como de servicios de personal, y que los proveedores están en condiciones de entregar a sus clientes los documentos y la información necesaria para dar cumplimiento a sus obligaciones mutuas.

Para asegurarse de que todos los contratos entran en el nuevo esquema, se requiere un análisis integral de toda la legislación, incluyendo la participación de consultores y proveedores actuales. De esta forma, los contratantes seguirán aprovechando las ventajas competitivas del outsourcing, revalorando los beneficios de trabajar con alguno o con todos sus proveedores, y asumir al menor costo posible el manejo de grandes volúmenes de datos.

Print Friendly

Dejar respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here