“La eficacia apunta directamente al “qué” queremos conseguir. La eficiencia se encuentra vinculada al cómo. La eficiencia dispone y aprovecha adecuadamente los recursos y reduce el costo necesario, para conseguir el objetivo deseado”.-Guillermo Ballenato

Mario Rizo Rivas Contador Público Certificado y Maestro en Impuestos. Socio Director de Salles, Sainz–Grant Thornton, S.C., oficina de Guadalajara y Presidente del Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara, A.C. Twitter: @mariorizofiscal

Las empresas de hoy tienen que estar al tanto de los cambios constantes en el Mercado global debido a los avances tecnológicos, pero también debido a las exigencias de los consumidores como los son la calidad, precios razonables, mejores servicios y atención personalizada. Es por esto, que constantemente éstas están buscando estrategias y métodos más efectivos para producir los mejores productos o para ofrecer los mejores servicios.

El inventario es parte medular de las operaciones de las empresas. Si no se gestiona de forma adecuada, puede traer consecuencias negativas como la pérdida de ventas, estancamiento en la producción, retrasos y pérdidas financieras.

Un sistema de control de inventario es el mecanismo dentro de una empresa que se utiliza para la gestión eficiente de la circulación y almacenamiento de las mercancías y del flujo de información relacionado.

Toma nota de los siguientes consejos para llevar un buen control de tu inventario.

“La manera de empezar es dejar de hablar y comenzar a hacer”. –Walt Disney

Elabora un pronóstico de la demanda

Evita tener un desabasto o exceso de mercancía, haciendo un pronóstico de la demanda esperada. Para lograrlo de forma acertada, es vital que lleves un buen registro de la rotación de los productos que ofreces. En caso de que las distintas temporadas del año influyan en el giro de tu negocio, también ten en cuenta está información para que tu pronóstico sea certero.

Define una política de manejo de inventarios

Para poder llevar un control estricto de tu inventario es fundamental que tengas una política bien definida. En ella puedes establecer el nivel de producto terminado que siempre debes de tener en almacén, la clasificación de cada tipo de mercancía y su rotación, los tiempos para realizar pedidos, fechas en las cuáles se deben realizar auditorías y revisiones periódicas, etc. El contar con esta guía ayudará a tu empresa a lograr una mejor comunicación entre las áreas involucradas y a tener claros los lineamientos a seguir para generar una mejora continua en el manejo del inventario.

Indispensable que se automaticen los procesos

¡Aprovecha la tecnología! En el mercado puedes encontrar diversos sistemas administrativos exclusivamente dedicados a llevar el control del inventario. Con ellos puedes registrar entradas y salidas de mercancía de tus almacenes, utilizar el método de costeo que más se adecúe a las necesidades de tu empresa, asignar claves o códigos a tus artículos, etc.

Haz alianzas estratégicas con tus principales proveedores

Analiza tu cadena de proveedores y detecta cuáles son los que más impactan en tu inventario y en las operaciones de tu empresa, para que de esta manera puedas negociar con ellos y planificar las acciones en tiempos normales y en situaciones extraordinarias.

Maximizar los márgenes de utilidad

Un control de inventario bien gestionado es a menudo la clave para alcanzar los objetivos del margen de beneficio. El margen bruto es la diferencia entre los ingresos obtenidos de las ventas y los costos de los bienes vendidos. Quita los costos fijos como edificios, servicios y mano de obra y se obtiene el margen operativo. Invertir lo menos posible en el control de inventario, mientras se cumplen los demás objetivos es fundamental en la obtención de ganancias y el crecimiento de tu negocio.

Revisa, Monitorea y haz los cambios necesarios

Por muy buenos controles y procesos que tengas, siempre debes de monitorear los niveles de inventario, para que cuando se presente una situación que lo afecte, se detecte y solucione rápidamente.

Pon en práctica estos sencillos pasos y recuerda que lo que no se mide, no se puede controlar.

Es importante definir que la eficiencia en el inventario se entiende como la capacidad de recibir y almacenar rápidamente los productos que entran y recuperar y enviar cuando salen. Cada segundo extra gastado en estos procesos se suma a los costos de manejo del inventario. Además, la distribución eficiente es un asunto de satisfacción de los clientes para los vendedores de los canales comerciales y los minoristas. Los minoristas esperan que los proveedores cumplan con los horarios establecidos de entrega y los clientes esperan que los pedidos personalizados y productos lleguen a tiempo.

En conclusión, el manejo del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo tanto de las grandes empresas como de los pequeños negocios. Si este no es llevado a cabo correctamente puede repercutir en tener problemas para el cumplimiento de la demanda y pueden aumentar los costos o proveer servicios ineficientes. Es por esto que los expertos en esta materia recomiendan que se revisen continuamente los procesos de la empresa siempre buscando nuevos métodos que contribuyan a la eficiencia de la compañía y a tono con la globalización ya que solo de este modo se puede continuar siendo competitivo. Siempre hay que recordar que el objetivo de la gerencia de inventario es suministrar los materiales necesarios y de esta manera abaratar costo. Por ende, si el inventario no se maneja con efectividad, no se tendrán los materiales suficientes para obtener los productos finales, no se producirán las ventas suficientes y se pueden perder clientes muy importantes por la inconformidad de éstos con la empresa.

“Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible.”  San Francisco de Asis


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