Adrián Sachiel Paredes Cruz Estudiante de Derecho, en el Centro Universitario Tonalá, de la Universidad de Guadalajara. Pasante del área corporativa del la firma «Degalcorp Abogados» adrian.paredes@degalcorp.com

Dentro de las obligaciones patronales esta la debida integración de los expedientes de sus trabajadores, pero también es de su interés

En materia laboral el patrón tiene la carga de la prueba ante la existencia de algún conflicto, bien sea para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones frente a las autoridades del trabajo, como durante el desahogo de cualquier conflicto ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje.

Lo anterior tiene su fundamento en el artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), al eximir expresamente al trabajador de probar los siguientes puntos; mientras, el artículo 804 le establece al patrón el deber de exhibir los documentos probatorios de:

  • Contrato laboral;
  • Aviso de privacidad respecto a la información personal recibida;
  • Condiciones laborales;
  • Fecha de ingreso del trabajador;
  • Constancia de antigüedad;
  • Faltas de asistencia;
  • Cualquier elemento que pruebe la causal causas de rescisión de la relación laboral;
  • Convenio de terminación de la relación laboral;
  • Constancia de aviso por escrito al trabajador de fecha y causa de su despido;
  • El pago de la PTU; y
  • Inscripción en ante el IMSS.

Esto con el fin de contar con un expediente de cada trabajador armado de manera diligente, así como para estar preparados para una visita de inspección. Adicionalmente, debido a la práctica, se recomiendan más documentos para su integración: 

  • Aviso de privacidad con la firma del trabajador respecto a sus datos personales;
  • Acta de nacimiento; y matrimonio en su caso;
  • Identificación oficial;
  • Clave ante el Registro Federal de Contribuyentes;
  • Carta de manifestación de contar con otros ingresos, en caso de que proceda;
  • Clave Única de Registro de Población (CURP);
  • Certificados de estudios;
  • Cartilla militar, en el caso de los hombres;
  • Aviso de retención de descuentos por crédito habitacional con el Infonavit;
  • Certificados de incapacidad médicas, sea por enfermedad general o bien, por riesgos de trabajo;
  • Tarjetas de asistencia firmadas o controles digitales ;
  • Actas administrativas por conductas indebidas realizadas por los; subordinados de acuerdo con el Reglamento Interior de Trabajo; y
  • Sanciones impuestas acorde con el Reglamento Interior de Trabajo.

Al final, cuando se concluya la relación laboral, se debe contar con carta renuncia firmada por el trabajador, o el aviso de rescisión del vínculo laboral, o en su defecto, el convenio de terminación ratificado ante autoridades laborales. 

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