Mario Rizo Rivas Contador Público Certificado y Maestro en Impuestos. Socio Director de Salles, Sainz–Grant Thornton, S.C., oficina de Guadalajara y Presidente del Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara, A.C. Twitter: @mariorizofiscal

Si bien es cierto que tener un negocio, implica perseguir un sueño y construir un objetivo, también es cierto que los empresarios, sobre todo los jóvenes emprendedores, deben de tener en mente que un negocio no es negocio si no es rentable. Para ello debemos de saber tratar con números, indicadores financieros, estados de resultados y balances.

Fundador de la empresa ¿eres de los que dejan a otros los números de tu empresa? Te parecen aburridos y sin sentido, te invito a continuar leyendo te quiero compartir mi experiencia con los números en todo tipo de empresas en especial de las familiares, ya que yo con un poco de análisis he descubierto que los números hablan y nos dicen a gritos la enfermedad que tiene la empresa familiar para que al ser curada continúe con un crecimiento rentable.

Me aburren los números, tengo problemas con ellos ¿Qué hago?

En el transcurso de las asesorías he podido constatar que la mayoría de los dueños de empresas familiares NO le dan mucha importancia a tener un registro detallado del movimiento de su empresa expresado en números, ya sea en la rentabilidad del capital invertido, utilidad marginal, de operación y utilidad neta, movimiento de bancos, rotación de clientes e inventarios, presupuestos, etc. Y, en general,  esto es así porque no lo consideran importante, con saber que el negocio va caminando le resulta suficiente, o dejan los números a un contador.

Sin embargo, me he encontrado con casos en los que mis clientes me contratan para ayudarlos porque sus empresas no avanzan, sienten que algo no está bien, nunca tienen el dinero suficiente para cubrir sus gastos, a pesar de tener años en su negocio, e incluso que continuamente recurren a sus recursos personales o a préstamos de terceros para cubrir gastos de su negocio; en otros me he encontrado que tienen sospechas de que los están robando o que no están operando eficientemente, sin embargo no tienen los elementos para comprobarlo.

¿Cómo los números nos pueden servir de control?

Para empezar, les sugerí que es importante diseñar controles a través de los números de acuerdo a las propias necesidades de cada empresa familiar y con el giro de la misma, y así empezaron a llenar la información. Déjenme decirles que en todos los casos parecía un rompecabezas, porque la información se encontraba dispersa en varios controles o registros, o no se generaba, incluso en algunos, si se tenía pero ésta no se integraba y por lo tanto no se analizaba y menos se monitoreaba como un elemento importante de salud financiera y operativa. Al ir armando su rompecabezas, casi siempre encontramos “algo”, ya sean huecos de información, e incluso en algunos faltantes de bienes o de plano de bienes de activo fijo, inventarios, cuentas por cobrar inclusive de efectivo, en suma la cosas no iban bien por la falta de control y monitoreo de los indicadores.

La falta de controles, es una forma fácil para que las personas deshonestas inclusive que en principio no lo eran como bien dice en dicho “La ocasión hace al ladrón” encuentren camino para hacer de las suyas y llevar agua a su molino. En las empresas revisadas hemos encontrado desfalcos por el robo hormiga, que sólo fue el tiempo, quien genero las sospechas, y así con los controles fue que se tuvo la certeza de existencias de fugas de efectivo, faltantes en inventario o malversación de activos.

Evidentemente, entre mayor información histórica se vaya registrando, es posible que los números nos vayan dando mayor información para el análisis, y en consecuencia poder descubrir lo que verdaderamente está pasando, es como si estuviésemos haciendo una radiografía al negocio, los números te hablan y te ayudan a detectar de manera oportuna desviaciones con las cifras esperadas.

¿Qué indicadores usar?

Los empresarios no siempre dejan de lado las métricas de control para una mejor gestión de la empresa, sino que existen dos extremos que no son saludables para el negocio: el primero se trata de la pérdida de enfoque en las medidas pertinentes para la empresa. Es decir, que miden el fracaso y el éxito del negocio con demasiados indicadores de rendimiento que pueden arrojar un sinnúmero de resultados que  lejos de ayudar al empresario a diagnosticar su empresa, pueden confundirlo. El segundo extremo es cuando no se mide el rendimiento de la empresa. Para nada.

A continuación te comparto un poco sobre las acciones que debes de tomar sobre  los números críticos de las empresas.

Escoge unos cuantos “números retrovisores”

¿Qué es eso que mueve a tu empresa? Puedes escoger quizás cuatro categorías en las que puedas obtener la mayor información posible con ciertas métricas. Por ejemplo, si quisieras saber qué tan rentable es tu negocio, puedes enfocarte en el ROE (rendimiento sobre capital) o en el margen neto, bruto y de operación por mencionar algunos. Si tu objetivo es que tu negocio genere valor quizás quieras enfocarte más en la Inversión Operativa Neta (ION) o en la Rentabilidad sobre la misma (RION) para posteriormente calcular el Valor Económico Agregado (EVA) y más específicamente a operaciones la Generación Económicamente Operativa (GEO).

 Educa a tu equipo al respecto

Una vez que hayas entendido completamente los indicadores más importantes para tu organización y para la industria, es responsabilidad tuya enseñarle a tu equipo y a tu organización en cómo esos indicadores afectan a la empresa, pero sobre todo a ellos y a sus actividades. Los stakeholders de las empresas, particularmente los colaboradores deben de saber cómo genera riqueza la empresa y cómo encajan ellos en esa ecuación.

Hazlos públicos

Propaga esta información para que todos tengan la oportunidad de verla.

Piensa en ello como el marcador de tu empresa, si te gusta el futbol ¿Cuántos goles han metido?. Puedes usar muchas herramientas, desde un básico semáforo en Excel, hasta paneles de control en línea. Hazlo mucho más visual para que todo el mundo pueda ver los puntos críticos.

¿Qué beneficios se pueden obtener con los controles?

El resultado ha sido, en general que las cosas empiezan a caminar por donde deberían, se ha parado la fuga de recursos y lo más importante se han identificado a empleados o familiares que han abusado de la empresa y de sus recursos para beneficio personal. Aquellos que estaban a punto de cerrar su empresa familiar en un corto plazo, porque no tenían ya recursos o fuentes de financiamiento para seguir metiendo dinero al negocio, hoy han retomado su rumbo y están creciendo con una rentabilidad y liquidez mayor al promedio de su industria.

Lamentablemente algunas empresas terminaron cerrando porque ya era muy tarde para levantar el vuelo y otras siguen padeciendo por la falta de interés o inclusive desconocimiento de la importancia de los controles y del monitoreo de los números de sus dueños, hay que tener presente el también dicho popular “Al ojo del amo engorda el caballo”.

Conclusión: Es indispensable para cualquier empresa familiar o no el establecer con el apoyo de un asesor de manera conjunta con el fundador o su director los indicadores clave de desempeño financiero y operativo del negocio para estar monitoreando sus resultados y desempeño de su negocio.  Es así que con estos resultados aquellos a quienes les resulta aburrido y complicado hacer los registros o controles de los números de sus negocios, comprenden la importancia de tener el control, ya que los números te van indicando lo que está pasando, son la brújula que te indica hacia dónde ir o cuando modificar el rumbo e inclusive cuando parar el barco.

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