C.P. Luis Flores Vega
Lic. en Contaduría Pública (ITESO)
Maestría en Administración (Tec de Monterrey)
Diplomado en Sistemas de Información Financiera (Tec de Monterreey)
Diplomado en Impuestos (Instituto de Especialización para Ejecutivos IEE)
Maestría en Impuestos (IEE)
Especialización en Materia Corporativa (Universidad Panamericana)
Maestría en Informática aplicada (ITESO)

La materia de Costos en la universidad y en las empresas es una de las más difíciles de aprender y entender por muchas razones, desde conceptos novedosos que al principio cuesta trabajo identifica como los Gastos Indirectos de Fabricación, hasta términos que realmente son más complejos como los Costos Predeterminados.

Esta propuesta conlleva lo que denomino un recorrido virtual por las operaciones de una empresa. Costos no es un término exclusivo de la empresa industrial, puesto que al agregar valor a un producto o servicio se incurre en dichas erogaciones, luego entonces las empresas de servicios como las constructoras, los despachos de Contadores, de Arquitectos, etc. también elaboran para su cliente sus entregables terminados que resuelven las necesidades por las cuales son contratados. Por ejemplo, en un despacho de Contadores la elaboración de una declaración anual tiene un costo mayormente de Mano de Obra. En el caso de la empresa comercial es más fácil de identificar, el importe pagado al proveedor más los gastos incurridos para tener el producto en el almacén disponible para su venta.

Uno de los mayores dolores de cabeza del empresario es precisamente este concepto y lo enfocan básicamente en dos problemas:

1) El costo que presentan los Contadores en el Estado de Resultados no es real porque no hay la comunicación suficiente y necesaria con el área de ingeniería, por lo tanto no hay soporte y la utilidad o pérdida que muestra el estado financiero es falso, es inventado.

2) No tienen los elementos para analizar cómo se determinaron los costos y qué podrían hacer para tratar de disminuirlos.

El ejemplo que desarrollaré está basado en una empresa industrial que determina sus costos por Órdenes de Producción aplicando Costos Estimados para el caso de los Gastos Indirectos y con la precisión del método de Inventarios Perpetuos. Si la empresa fuera de otro giro sólo hay que hacer ciertas adecuaciones sencillas para el cálculo de los Indirectos.

El documento fuente que sirve de soporte para la determinación del Costo de Producción es la Orden de Producción que la elabora el departamento de Ingeniería. En ella se detallan los tres conceptos que integran el costo de un producto:

  • la materia prima directa utilizada,
  • la mano de obra directa incurrida, y
  • los gastos indirectos de fabricación.

Veamos el siguiente ejemplo:

La primer recomendación para el departamento contable es contar con una copia de la Orden de Producción terminada. Cada requisición al Almacén de Materiales supone un traspaso al Inventario de Producción en Proceso y en tanto no se reciba la Orden concluída, no se puede hacer el cargo al Almacén de Productos Terminados, es el documento soporte. Esta sugerencia evita las erróneas estimaciones que se le solicitan al encargado de producción sobre el supuesto avance del proceso productivo, el cuánto se quedó en proceso y cuánto se terminó.

Otro factor muy importante a observar es la estimación de los Gastos Indirectos. ¿Por qué estimar? Porque si las Órdenes de Producción registraran los gastos reales, lo más probable es que haya meses con erogaciones importantes y otros con cantidades menores lo que haría que los costos unitarios fluctúen de un mes a otro. Para evitar estos picos, se sugiere estandarizar el gasto a un período más largo, usualmente anual por lo que se puede tomar la información del año anterior como se hizo en este ejemplo o se puede estimar con el presupuesto para el año en curso. Esto evitará las enormes fluctuaciones en los costos unitarios. Desde luego que al finalizar el ejercicio se debe comparar el gasto estimado contra el real y llevar la diferencia al costo como una subaplicación o una sobreaplicación de los Gastos Indirectos. La pericia del profesional y del empresario para llevar a cabo estas estimaciones es relevante para procurar que las Órdenes de Producción determinadas con los Indirectos estimados, se acerquen lo más posible al costo unitario real evitando ajustes fuertes a la cuenta de Costos.

Como se puede apreciar en las cuentas T, la cuenta de Gastos Indirectos se carga con los gastos reales y se abona con las estimaciones extraídas de las Órdenes de Producción. La diferencia sería la subaplicación o la sobreaplicación.

Un concepto que muchas veces no se refleja en la contabilidad, son las mermas o desperdicios que lamentablemente en varias ocasiones provienen de robos. El asiento 7 lo considera como un Indirecto real y lo disminuye del Almacén de Producto Terminado pues ese producto en realidad no existe. Si hubiese una cantidad importante de mermas, obviamente los costos unitarios serían mayores pues tienen que absorber el monto de dicha pérdida. Es un concepto muy importante de controlar, las diferencias entre lo que debería haber y lo que hay en los Inventarios.

Una observación aclaratoria. En el ejemplo se consideró que los materiales que se compraron pasaron íntegramente al proceso productivo y también de manera hipotética no se dejó saldo en el Inventario de Producción en Proceso, como si todo se hubiese terminado.

Utilizando las cuentas T que facilitan la explicación, los asientos del recorrido virtual de las operaciones de un año (puede hacerse este ejercicio cada mes), quedarían de la siguiente manera:

El listado de los asientos contables es el siguiente:

(1) Registro de las Compras del año
(2) Traspaso de las Compras del año al Almacén de Materia Prima
(3) Requisición al Almacén de Materia Prima para su producción
(4) Registro del gasto por la nómina
(5) Gastos indirectos reales obtenidos de factura del proveedor
(6) Registro del costo de Maquilas
(7) Gastos Indirectos que disminuyen el Inventario.
(8) Cancelación de la cuenta de gastos por mano de obra para incluirlos en producción
(9) Registro de los gastos indirectos extraídos de las Ordenes de Producción
(10) Registro de las Ordenes de Producción terminadas
(11) Asiento por Ventas
(12) Devolución sobre Ventas
(13) Asiento por la salida del Almacén de Producto Terminado para registrarlo en el Costo.
(14) Gastos de Administración del período
(15) Gastos de Venta del período
(16) Gastos Financieros del período
(17) Productos Financieros del período
(18) Otros Ingresos
(19) Cancelación de Ventas contra Pérdidas y Ganancias
(20) Cancelación de Dev., Reb. y Bonif. sobre Ventas
(21) Cancelación del Costo de Ventas
(22) Cancelación de los Gastos de Administración
(23) Cancelación de los Gastos de Venta
(24) Cancelación de los Gastos Financieros
(25) Cancelación de los Productos Financieros
(26) Cancelación de Otros Ingresos
(27 y 27 A) Reconocimiento y eliminación de la sobre aplicación o la sub-aplicación de los gastos indirectos del período contra el Costo
(28) Traspaso de la variación de los Indirectos a Pérdidas y Ganancias
(29) Cancelación de Pérdidas y Ganancias

 

Por último, el Estado de Resultados que se integra con esta información quedaría de la siguiente manera:

Una vez determinado correctamente el Costo de lo Vendido, el Resultado final será confiable y útil para la toma de decisiones. Te dejo de tarea las partidas de conciliación entre el Costo contable y el fiscal.

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