Aida I. Girscher La Verne
Licenciatura y Posgrado en
Psicología Educativa en el
ITESO, Maestría en
Administración en el ITESM y
Diplomado en Círculos de Calidad.

El trabajo al diseñar un Plan y Programa de Capacitación para la Empresa, implica que se realice sobre bases claras y reales y no sobre supuestos acerca de lo que se debe hacer. Por ello es fundamental que antes de iniciar cualquier acción en función de la capacitación, se realice una adecuada detección de necesidades. Dicho diagnóstico permite detectar aquellas áreas donde se necesite mejorar y es una forma de mantener motivados a los trabajadores, ya que se mantienen actualizados en sus funciones, en su percepción de la empresa y finalmente en el mercado laboral. También es importante considerar que la capacitación se debe dar por lo menos una vez al año como lo menciona la Ley Federal del Trabajo, ya que no llevarla a cabo puede repercutir en sanciones por parte de las autoridades.

La capacitación es una inversión que la empresa realiza en el recurso humano.  Si la empresa invierte en los recursos materiales, ¿por qué no hacerlo en los humanos? Consideremos que sin el factor humano ninguna empresa podría llevar a cabo sus labores. Habrá pues que relacionar las necesidades individuales de los colaboradores con las de las áreas de trabajo y con las prioridades institucionales.

La finalidad de conocer las necesidades de capacitación y adiestramiento de parte del propio personal, es dar satisfacción a ellas, conjuntamente con las necesidades y objetivos de la organización y así fortalecer su cultura y filosofía. Por tanto, el objetivo del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) será identificar las necesidades de capacitación, adiestramiento y desarrollo de los colaboradores por áreas de trabajo y niveles  organizacionales, para cumplir con su misión y para el desempeño de sus funciones, o para el desarrollo de proyectos en los cuales participa. La detección de necesidades de capacitación se realiza a través de la aplicación al personal de una encuesta diseñada para tal efecto, y que permitirá conocer su percepción acerca de las necesidades que tiene tanto de capacitación formativa como de adiestramiento o técnica, para la realización de sus funciones o para su desarrollo y crecimiento dentro de la empresa. Como consecuencia de todo ello, se elaborará un concentrado de la información que permitirá establecer un plan de acción para atender a las necesidades mostradas. Se deberán tomar en cuenta los aspectos básicos para realizar el diagnóstico con estos fines:

  1. Realidad de la empresa: Lo principal es ubicar a la organización en cuanto a su giro, tamaño, categoría, estilo de dirección, cultura organizacional y filosofía, recursos materiales y económicos, etcétera.
  2. Propósitos de la capacitación en la organización: El propósito general de todo proceso de capacitación en las empresas es el del mejoramiento de la efectividad organizacional, y ese propósito general lo podemos determinar con base en los propósitos particulares de la organización que pueden ser, entre otros:
  • Logro de los objetivos y metas.
  • Aumento de la productividad.
  • Mejoramiento de la calidad de los productos y/o servicios.
  • Mejor planeación de los recursos humanos.
  • Mayor compensación indirecta.
  • Mayor seguridad y bienestar.
  • Mayor prevención de obsolescencia.
  • Crecimiento y desarrollo del personal.
  1. Aspectos a evaluar: En este apartado habrá que determinar según lo definido en los propósitos, hacia dónde vamos a dirigir nuestra investigación y si lo que deseamos es hacer un diagnóstico integral deberemos considerar entonces:
  • Operativos.
  • Administrativos.
  • Por áreas de especialidad.
  • Procesos de calidad.
  • Generales.
  • Motivacionales.
  • Comunicación.
  • De desarrollo de habilidades de supervisión, gerenciales y directivas.
  • Programa de cultura y filosofía de la organización.
  • Sensibilización hacia la calidad total.
  • De especialización:
  • De acuerdo al área o especialidad.
  • De adiestramiento:
  1. Fase de diagnóstico:

Reunión con los responsables del proyecto para afinar detalles específicos de la detección, incluyendo fechas y horarios. Será responsabilidad de las áreas de recursos humanos y/o de gestión de talento la planeación, organización y ejecución del DNC, ya sea de manera interna o a través de un consultor externo. Posteriormente, se recomienda que los participantes sean el 100% del personal de todas las unidades del negocio y corporativo del grupo cuando es éste el caso, o a la totalidad del personal de la empresa cuando es única. Si se necesita que sea sólo una parte del personal el que participe por razones de tiempo o de la operación misma, la muestra no debe ser menor del 35% del personal de todas las áreas para que los resultados sean válidos estadísticamente.

Se deberán diseñar instrumentos, que serán los específicos a utilizar en el trabajo, tanto para funcionarios de mandos medios y superiores como para el resto del personal. No olvidar la necesidad de llevar a cabo entrevistas personales con los mandos medios y superiores acerca de sus propias necesidades y las de su personal, siguiendo el esquema del cuestionario diseñado para este efecto; ésto permite a quien realiza el diagnóstico, validar la información que su personal otorgue a través de la encuesta. Finaliza con la detección, con el resto del personal, con la aplicación en forma grupal de una encuesta escrita.

  1. Fase de tabulación y presentación de resultados:

Tabular los resultados. Una vez que se han realizado las entrevistas y aplicado las encuestas, se procederá a realizar el vaciado de la información obtenida, clasificándola por tipos de capacitación y por niveles de puestos, por áreas y departamentos, además, se podría incluir una clasificación de colaboradores sindicalizados y no sindicalizados si así se considera pertinente; todo ello con el fin de especificar los comentarios y necesidades para las acciones de capacitación pertinentes. En seguida, la presentación del reporte de resultados clasificados como se menciona en el punto anterior, haciendo una presentación al líder formal de la organización y a su grupo de colaboradores directos.

  1. Fase de planeación y programación de los programas de capacitación, adiestramiento y desarrollo:

Como resultado de lo anterior, la empresa determinará sus planes y programas de capacitación anual o bianual, clasificándolos con base en los resultados mostrados en la DNC para su corporativo, para cada una de sus unidades de operación y para cada área de trabajo, estableciendo las bases de inversión para ser presupuestados, respetando las políticas de la organización y los lineamientos de la  Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Los planes y programas de capacitación pueden contener, por tanto:

  • Programas de efectividad y cultura organizacional.
  • Capacitación para mandos superiores, medios y supervisión.
  • Capacitación para niveles operativos.
  • Programas formativos.

Ésto se logra mediante la estructuración e instauración de programas, entre los que encontramos los siguientes:

  1. De Capacitación Institucionales: Con base en el modelo de cultura organizacional y serán aplicables a todas las unidades de negocio de la organización, de carácter obligatorio.
  2. De Capacitación Específica: En los resultados del diagnóstico realizado, se identificarán los temas de interés específico de los colaboradores de cada una de las empresas del grupo. En éstos se deberá definir cuáles serán realizados por instructores internos y cuales por externos, lo cual es parte también del presupuesto de capacitación.
  1. De Desarrollo: En los resultados del DNC también se obtiene información acerca de qué colaboradores tienen interés en desarrollar algún programa de capacitación y de entrenamiento, para seguir con su crecimiento dentro de la empresa; dicha información es importante para el área de desarrollo organizacional y con ello fortalecer el Programa de Reemplazos de la Organización.

No olvidemos, la capacitación del personal de una empresa tiene suma importancia para la mejora continua, independientemente que se trata del cumplimiento de un mandato de la Ley Federal del Trabajo. Si cualquiera que sea el tipo de capacitación  a otorgar, logra un aumento en el crecimiento intelectual o conductual de sus equipos de trabajo, ¿qué hará cuando ésta sea la adecuada?, razón de la necesidad de llevar acabo estos diagnósticos en las empresas, desde las áreas operativas hasta la de dirección.

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